Моделирование системы

• Название компании
• Номер счета
• Сумма счета
• Дата выставления счета
• Сумма оплаты
• Дата оплаты
• Сумма отгрузки
• Дата отгрузки
• Тип активности
• Количество активностей
• Дата активности
• ФИО менеджера
• Телефон менеджера

3.3.2. Вторая нормальная форма

Отношение находится во второй нормальной форме, если:

1. Отношение находится в первой нормальной форме;
2. Любое неключевое поле однозначно идентифицируется ключевыми полями.

Для перевода во вторую нормальную форму используется операция проекция, т.е. разложение отношения на несколько отношений. Во второй нормальной форме исключена явная избыточность.

Первое условие уже выполнено. Чтобы обеспечить уникальность записей, введём в таблицу несколько полей  ключей, которые будут однозначно определять каждую запись таблицы. Выделяем отдельные таблицы и создаем в каждой из них ключевые поле с уникальными значениями (идентификаторы).

Таблица 3.1.

Ключевые поля таблиц

Ключевое поле	Таблица
id_менеджера	Менеджеры
id_компании	Компании
id_счета	Счета
id_оплаты	Оплаты
id_прихода	Приходы
id_активности	Активности
id_тип_активности	Типы активностей

3.3.3. Третья нормальная форма

Отношение находится в третьей  нормальной форме, если:

1. Отношение находится во второй нормальной форме;
2. Ни одного из не ключевых полей не должно однозначно идентифицироваться значением другого не ключевого поля (каждый не ключевой атрибут не транзитивно зависит от первичного ключа).

В результате получена логическая структура БД представленная на рисунке 3.6.

 

Рис. 3.6. Логическая модель БД

3.4. Описание таблиц базы данных

Таблицы – это основной объект реляционной БД, в котором хранятся все данные, имеющиеся в БД, а также структура БД - поля, их типы, свойства. В процессе нормализации и создания логической структуры БД были определены все сущности, атрибуты и домены реализуемой автоматизированной системы.

Таблица «Менеджеры» содержит список менеджеров с их контактной информацией.

Таблица 3.2.

Таблица «Менеджеры»

Название поля	Тип данных	Описание
id_manager*	Счетчик	Идентификатор менеджера (первичный ключ)
m_fio	Текстовый (50)	ФИО
m_tel	Числовой	Телефон
m_email	Текстовый (20)	Электронный адрес

 

Таблица «Компании» содержит список компаний, каждая компания имеет ответственного менеджера.

Таблица 3.3.

Таблица «Компании»

Название поля	Тип данных	Описание
id_company*	Счетчик	Идентификатор компании (первичный ключ)
c_nazv	Текстовый (30)	Название компании
c_manager	Числовой	Ответственный менеджер (внешний ключ)

 

Таблица «Счета» содержит информацию обо всех выставленных счетах – сумма, дата, а также состояние по оплате и отгрузке счета.

Таблица 3.4.

Таблица «Счета»

Название поля	Тип данных	Описание
id_invoice*	Числовой	Номер счета (первичный ключ)
i_company	Числовой	Компания
i_date	Дата	Дата выставления счета
i_sum	Числовой	Сумма счета
i_pay	Текстовый	Состояние по оплате
i_pay_sum	Числовой	Сумма оплаты
i_ship	Текстовый	Состояние по отгрузке
i_ship_sum	Числовой	Сумма по отгрузке

 

Таблица «Оплаты» содержит список оплат, по выставленным счетам. При занесении записи в таблицу оплат, у одного из счетов меняется состояние по оплате и сумма оплаты.

Таблица 3.5.

Таблица «Оплаты»

Название поля	Тип данных	Описание
id_pay*	Счетчик	Идентификатор оплаты (первичный ключ)
p_date	Дата	Дата оплаты
p_sum	Числовой	Сумма оплаты
p_invoice	Числовой	Номер счета (внешний ключ)

 

Таблица «Отгрузки» содержит список отгрузок, по выставленным счетам. При занесении записи в таблицу отгрузок, у одного из счетов меняется состояние по отгрузке и сумма отгрузки.

Таблица 3.6.

Таблица «Отгрузки»

Название поля	Тип данных	Описание
id_ship*	Счетчик	Идентификатор отгрузки (первичный ключ)
s_date	Дата	Дата отгрузки
s_sum	Числовой	Сумма отгрузки
s_invoice	Числовой	Номер счета (внешний ключ)

 

Таблица «Активности» содержит информацию о активностях менеджеров – тип активности, менеджер, количество, месяц и год выполнения.

Таблица 3.7.

Таблица «Активности»

Название поля	Тип данных	Описание
id_active*	Счетчик	Идентификатор активности (первичный ключ)
a_manager	Числовой	Менеджер (внешний ключ)
a_month	Числовой	Месяц
a_year	Числовой	Год
a_type_active	Числовой	Тип активности (внешний ключ)
a_kol	Числовой	Количество активностей

 

Таблица «Типы активностей» - справочная таблица которая содержит список типов активностей с описанием.

Таблица 3.8.

Таблица «Типы активностей»

Название поля	Тип данных	Описание
id_active_type*	Счетчик	Идентификатор типа активности (первичный ключ)
at_nazv	Текстовый (15)	Название активности
at_description	Текстовый (80)	Описание активности

 

4.  Реализация системы

4.1. Реализация интерфейса

4.1.2 Главное меню

После запуска программы открывается  основное окно программы. Общий вид  главного окна представлен на рисунке 4.1. Из главного меню программы доступны основные функции и разделы:

• Импорт данных
• Редактор отчетов
• План продаж
• Просмотр базы данных
• Выход

Рис. 4.1. Главное меню программы

4.1.2. Импорт данных

Импорт данных – раздел из которого будут добавляться данные в БД по выставленным счетам, отгрузкам, приходам и активностям менеджерам. Данные добавляются из файлов с расширением XLS. Данные файлы являются выгрузками из базы данных 1С и программы FreshOffice. При загрузке необходимо указать месторасположение файла с данными и нажать кнопку «Добавить».

Рис. 4.2. Окно добавления данных в БД

4.1.3 Планы продаж

Раздел «Планы продаж» - используется для занесения руководителем  суммы планов продаж по каждому менеджеру  на будущие месяцы. Планы выставляются в зависимости от данных о продажах на текущий период и от планов предыдущих лет на конкретный месяц.

Рис. 4.3. Окно редактирования планов продаж

4.1.4 Просмотр базы данных

Просмотр базы данных – раздел в котором доступна вся информация по счетам, отгрузкам, оплатам, информация о менеджерах и их активностях. Для удобства информация разбита по разделам, есть возможность поиска и фильтрации необходимых нам данных.

Рис. 4.4. Окно просмотра информации о выставленных счетах

 

Рис. 4.5. Окно просмотра информации о приходах по счетам

 

Рис. 4.6. Окно просмотра информации по отгрузкам

 

Рис. 4.7. Окно просмотра информации об активностях менеджеров

 

Рис. 4.8. Окно просмотра информации о менеджерах

 

Выход из системы осуществляется по кнопке «Выход». Перед выходом необходимо подтвердить действительно ли вы хотите выйти.

 

Рис. 4.9. Окно запроса на выход из программы

4.2. Отчеты

Раздел «Редактор отчетов» является основным для работы руководителя компании, так как именно здесь можно  получить необходимую нам информацию по продажам за конкретный период и по конкретному менеджеру. Ниже приведен вид окна формирования отчетов.

 

Рис. 4.10. Окно формирования отчетов

 

Ниже приведен пример отчета по продажам на примере одного менеджера.

Рис. 4.11. Отчет по продажам менеджера

 

Заключение

В результате работы над курсовым проектом была спроектирована автоматизированная система ведения статистики продаж и активностей менеджеров.

При проектировании автоматизированной системы в курсовом проекте были реализованы следующие задачи:

• Проведен анализ предметной области;
• Определены основные требования функциям системы;
• Определены требования к информационному обеспечению;
• Спроектированы и реализованы основные формы программы, а также формы отчетов;
• Построена функциональная модель, отображающая все этапы процесса формирования отчетов;
• Спроектирована БД, которая прошла три этапа нормализации, были определены основные сущности, их атрибуты и типы данных;
• Выбраны средства разработки БД - Microsoft Access 2007 и СУБД Microsoft Excel 2007.

В дальнейшем планируется реализация и внедрение данной автоматизированной системы в работу. Также планируется добавление следующих функций:

• Загрузка отчетов на сайт компании sonniger.ru с помощью системы по управлению сайтами Joomla, c возможностью дальнейшего он-лайн доступа менеджерам;
• Добавление в БД информации о коммерческих предложениях.

 

Список литературы

1.  Кауфельд Д. Microsoft Office Access 2003 - М. : Диалектика, 2008;
2. Маклаков С.В. BPwin и ERwin: CASE-средства для разработки информационных систем. М:Диалог-МИФИ, 2001;
3. Хоменко А.Д. и др. Базы данных. М:Наука, 1998;
4. http://smtsoft.ru/ - сайт разрабочика программы Fresh Office;
5. Гетц К. Программирование на Visual Basic 6 и VBA. Руководство разработчика. BHV, 2001.