Назначение, состав и особенности интегрированного пакета MS Office

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ

 

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

 

 

ВСЕРОССЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ВЗФЭИ)

 

 

КАФЕДРА ПРИКЛАДНОЙ ИНФОРМАТИКИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Информатика»

На  тему «Назначение, состав и особенности интегрированного

пакета MS Office »

 

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: Ястребова  Елена Александровна

                                                                       специальность: бакалавр экономики

группа: ФБ-ЭФ107

Номер зачетной книжки: 11ФЛД 40150

Руководитель: Коняшина Галина Борисовна

 

 

Москва, 2012

 

Содержание

Список  использованной литературы……………………………………………...24 
Введение

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft Office – автор Windows и Microsoft Office – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в Microsoft Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в Microsoft Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.  
            Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной 
коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать 
мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. 
         Пакет Office актуален тем, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

Для раскрытия данной темы необходимо описать все составляющие Microsoft Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS FrontPage, MS Picture Manager, MS Publisher и др.

Практическая часть данной курсовой работы представляет собой решение задачи, с помощью программы MS Excel. В данной задаче требуется рассчитать сумму начислений за пользование услугой Интернет.

 

Теоретическая часть

1. Microsoft Office

Семейство Microsoft Office в целом представляет собой совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. В семейство входит множество приложений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных.¹ В то же время, все эти приложения в совокупности образуют единое целое. Можно выделить три отличительных признака приложений семейства Microsoft Office:

1. унифицированный интерфейс;
2. совместимость по данным;
3. единые средства программирования.

Часть приложений семейства Microsoft Office составляют так называемый пакет Microsoft Office. Состав Microsoft Office включает в себя основные программные компоненты, представленные в таблице 1.²

Таблица 1. Основные компоненты Microsoft Office

 

1.1 Microsoft Word

Microsoft Word является издательской системой, предоставляющей возможность создания, чтения, редактирования и совместного использования документов.

Microsoft Word – это мощный интеллектуальный текстовый процессор, удобный и простой в использовании инструмент для создания профессионально оформленных документов. Реализованные в Word средства позволяют более эффективно обмениваться информацией, упрощают коллективную обработку документов, повышают продуктивность и обеспечивают более качественные результаты.

Microsoft Word входит в состав интегрированного пакета прикладных программ Microsoft Office.³

После загрузки Word на экране появляется окно, основными элементами которого являются: панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки и строка состояния. Word позволяет автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя. При открытии меню отображаются наиболее часто используемые команды.

Панели инструментов обеспечивают возможность быстрого доступа к наиболее часто используемым командам. Как правило, на экране присутствуют две панели инструментов: стандартная и форматирование.

Панели задач облегчают выполнение ряда операций текстового редактора.

В рабочей области  экрана Word вверху располагается горизонтальная линейка, слева – вертикальная линейка. С помощью линеек можно изменять поля страниц, абзацные отступы и метки табуляции. Белые части линеек соответствуют полосе набора текста, серые части – нерабочим областям страницы: полям, промежуткам между колонками текста и между ячейками таблицы.

Строка состояния содержит информацию о текущем состоянии программы и режимах работы с документом.

Ввод текста рекомендуется  выполнять в обычном режиме просмотра  документа. При этом текстовый курсор, имеющий вид вертикальной мерцающей  линии, определяет точку ввода символов.

Для быстрой вставки  текста, рисунков, таблиц и других элементов  в пустую область документа удобно использовать возможности свободного ввода. Двойной щелчок в пустой области  документа вызывает форматирование этой области для свободного ввода, при котором дальнейшая вставка элементов будет осуществляться, начиная с позиции двойного щелчка.

Свободный ввод недоступен в следующих областях: несколько  колонок, маркированные и нумерованные списки, слева и справа от рисунков с обтеканием по верхнему и нижнему краям, а также слева и справа от  отступов. Кроме того, свободный ввод недоступен в следующих режимах: обычный режим, режим структуры и предварительный просмотр.⁴

Операция автозамена предназначена для автоматического исправления в процессе ввода текста некоторых типичных ошибок или опечаток.

Операция автозамены позволяет выполнить ряд полезных функций:

• исправление двух прописных букв на одну в начале слова;
• преобразование строчной буквы в прописную в начале предложения;
• устранение последствия случайного нажатия Caps Lock;
• исправление раскладки клавиатуры.

Инструмент автотекст позволяет упростить ввод в документ часто используемых фрагментов текста и графических объектов.

 

1.2 Microsoft Excel

Microsoft Excel – приложение, предназначенное для работы с электронными таблицами. Excel – это простой, удобный и эффективный инструмент, позволяющий проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя электронную почту или Интернет.

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени и т.д. Кроме того, в Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.

Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним  базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач.⁵

В Excel реализован целый ряд принципиально новых средств, позволяющих повысить продуктивность работы, а также упростить получение информации из внешних источников и расширить возможности анализа данных.

Одной из самых распространенных рутинных операций в Excel является заполнение рабочей книги данными. При помощи автозаполнения пользователи могут автоматически продолжить ряд ячеек, значения которого должны изменяться по определенному закону. Автозаполнение работает не только со значениями ячеек, но и с формулами.

Возможности использования  диаграмм включают в себя новые     средства форматирования диаграмм (метки данных, многоуровневые  оси     категорий, настраиваемая цена деления оси), а также работу со сводными диаграммами – графическими аналогами сводных таблиц.

Файл в Excel представляет собой рабочую книгу, состоящую из нескольких листов. На каждом листе рабочей книги может располагаться несколько таблиц и графиков. Каждый лист состоит из набора строк и столбцов. Строки и столбцы идентифицируются. Области, находящиеся на пересечении строк и столбцов, называют ячейками.

Под полосой меню находятся панели инструментов. Чуть ниже – строка формул, предназначенная для ввода данных в ячейки таблицы.

В Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями. Функции используются для простых или сложных вычислений. Встроенные функции Excel делятся на следующие категории: математические, логические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инженерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок.

Программа поиск решения является инструментом оптимизации, с ее помощью можно найти оптимальное или заданное значение некоторой ячейки путем подбора значений нескольких ячеек, удовлетворив нескольким граничным условиям.

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение команд.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источника макросов.

 

1.3 Microsoft Access

Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных. Это не случайно, поскольку в Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных, а также значительно снижают трудоемкость разработки приложений.

Microsoft Access представляет средства, необходимые для управления любыми данными и принятия оптимальных решений. Эта СУБД «умеет» сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц, а также предлагает весь необходимый инструментарий для построения готового уникального решения для конкретного предприятия или бизнеса.

В левой части окна базы данных размещена панель в стиле Outlook, обеспечивающая быстрый доступ к объектам базы данных. На этой панели можно создавать собственные группы элементов, в которые можно помещать ярлыки к объектам базы данных. Это упрощает доступ к различным объектам базы данных. При создании проекта Microsoft Access в окне базы данных отображаются вкладки для таблиц, хранимых процедур и диаграмм базы данных (аналогом последнего объекта является схема базы данных Access).⁶

В режиме таблицы имеется возможность  просматривать содержимое связанных  записей в другой таблице. При  этом информация отображается в удобной  для восприятия иерархической форме. Раскрытие одного уровня иерархии приводит к отображению рядом с записью главной таблицы связанных записей из подчиненной таблицы. Для записи подчиненной таблицы также можно отобразить связанные записи и т.д.

Основой базы данных является таблица, столбец которой называется полем, а строка записью.

Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи базы данных.

Запросы предназначены для поиска и получения информации из базы данных по различным критериям.

Макрос – последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic. Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

Страницы показывают все ярлыки страниц доступа к данным в Internet или Intranet. Дают возможность ввода, редактирования, просмотра и манипулирования данными из сети.