Назначение, состав и особенности интегрированного пакета MS Office

 

 

 

Курсовая  работа

по дисциплине «Информатика»

на тему «Назначение, состав и особенности интегрированного пакета MS Office »

 

 

 

                                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….....3 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Понятие MS Office………………………………………………………...4

1.2 Назначение, состав MS Office…………………………………………….6

1.3 Особенности интегрированного пакета MS Office……………………..10

2. Практическая часть 

2.1. Постановка задачи

2.1.1. Цель решения задачи…………………………………………………..12 

2.1.2. Условие задачи………………………………………………………....12

2.2. Компьютерная модель решения задачи 

2.2.1. Аналитическая модель решения задачи……………………………...13 

2.2.2. Технология решения задачи…………………………………………..13 

2.3.  Результаты компьютерного эксперимента и их анализ 

2.3.1. Анализ полученных результатов……………………………………..17 

Заключение………………………………………………………………18 

Список  использованной литературы………………………….19 

Приложения………………………………………………………………20 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

\

Введение

 

Информационные технологии характеризуют уровень развития общества, его динамику, возможность интеграции в мировое сообщество, способность специалистов выдерживать темпы научно-технического прогресса. Именно этим определяется актуальность и необходимость освоения основ компьютерных информационных технологий. Знание компьютерных информационных технологий в настоящее время является объективно необходимым элементом подготовки кадров высшей квалификации.

Компьютеризированные  офисы больших и малых фирм во всём мире предпочитают строить свою работу на базе интегрированного пакета Microsoft Office. Этот пакет прошёл довольно длительную обкатку и разработку от автономных программных продуктов в среде Windows 3.0 до интегрированного пакета MS Office 2003 с тщательно сбалансированным набором инструментальных средств. В последнее время с MS Office пытаются конкурировать офисные системы других производителей, например, Borland Office, Corel Office, Lotus Smartsuite, WordPerfect Suite. Пока их удельный вес на мировом рынке офисных программ невелик. Однако отечественному пользователю выбирать не приходится - единственным почти полностью русифицированным пакетом является MS Office.

Все входящие в состав MS Office системы огромны и по размерам, и по своим возможностям. Каждая из них является в полной мере самостоятельным пакетом и требует отдельного специального освоения и обучения. Коротко говоря, пакет программ MS Office - это комплекс программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Процесс компьютеризации любой фирмы и организации проходит несколько этапов.

Цель данной работы изучить:

- понятие MS Office;

- назначение и состав  MS Office;

- особенности интегрирования пакета  MS Office.

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

1.1 Понятие  MS Office

 

Офисный пакет (office suite)- это набор взаимодействующих компьютерных программ, которые обычно распространяются совместно, имеют однотипный интерфейс, хорошо взаимодействуют друг с другом и рассчитаны на офисных служащих. Microsoft (MS) Office – один из наиболее известных офисных пакетов приложений. ¹

В состав пакета входит программное  обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и  его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office.

 Офисный пакет считается самым популярным комплектом приложений, как для персональных компьютеров, так и для портативных компьютеров, контролирующие свыше 90% рынка офисных пакетов. Пакет MS Office прошел путь от набора офисных приложений до более широкой интегрированной системы MS Office System, которая содержит большее число пользовательских приложений. В ней представлены структурные блоки для создания решений, которые помогают выполнить следующие действия: предоставить сотрудникам основных подразделений более удобный доступ к данным, чтобы они могли лучше понимать суть возникающих проблем и предпринимать более эффективные действия; улучшить способность сотрудников организации предвидеть изменения на рынке, управлять ими и предпринимать адекватные действия; обеспечить эффективную и гибкую совместную работу групп и организаций; повысить производительность труда каждого пользователя и позволить большему количеству сотрудников основных подразделений организации участвовать в создании бизнес-среды растущей сложности.

С течением времени Microsoft все развивался и предлагал все новые и новые версии пакета:  MS Office System – MS Office 1997, MS Office 2000, MS Office XP (2002), MS Office 2003, MS Office 2007, MS Office 2010 и Microsoft Office 2013 (Office 15) – постепенно расширяя спектр возможностей системы, добавляя в пакет новые функции и приложения, обновляя интерфейс программ, предлагая различные варианты комплектации пакета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Назначение, состав MS Office

 

Microsoft Qffice Sysfem – это  многофункциональный комплект тесно  интегрированных настольных офисных  приложений, призванный помочь организациям  и индивидуальным пользователям  в решении их повседневных  задач. Он содержит, передовые  решения в области офисной деятельности, которые обеспечивают совместную работу над крупными проектами больших коллективов людей и могут использоваться при решении широкого спектра бизнес-задач.

В пакете реализованы  методы создания общих документов и  организации совместного доступа к ним, упрощен процесс коллективного использования данных, обеспечен больший контроль над документами. Microsoft стремится, чтобы Office System воспринимался не как набор приложений для создания документов, а как платформа для работы с информацией.

Пользователи могут  совместно редактировать любые  документы Office System через Интернет и  проводить видеоконференции. При  разработке пакета значительное внимание было уделено решению проблем, связанных  со снижением материальных и временных  затрат на развертывание, поддержку и администрирование Office в больших организациях.

Microsoft Office System включает  следующие приложения:

1. Microsoft Office Word – приложение для работы с текстовыми документами. Этот текстовый процессор уже на протяжении многих лет является наиболее популярным из всех используемых в данный момент. Именно поэтому, формат документов «doc» стал стандартом для современного документооборота, а многие конкурирующие программы имеют поддержку совместимости с данным форматом. Он позволяет включить в документ графические изображения, таблицы, звуковое сопровождение, фрагменты видеофильмов. Текстовый процессор ускоряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняемых пользователем. Word  автоматизирует набор текста, оформление оглавления и предметного указателя, проверку правописания. ²

2. Microsoft Office Excel – приложение, позволяющее с помощью электронных таблиц анализировать данные (таблицы, диаграммы, графики) и выполнять вычисления, работать со списками. Оно упрощает доступ и анализ деловой информации, хранящейся на персональном компьютере, в сети и на веб-страницах. Прямоугольные таблицы широко используются для упорядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой информации во многих отраслях профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными.

Microsoft Excel применяется  при решении планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.³

3. Microsoft Office Access – приложения для создания и управления базами данных. Это эффективное средство управления персональными данными в большей мере нацелено на корпоративный сектор, малые предприятия  и некоммерческие организации, хотя и рядовые пользователи могут найти ему применение, например для каталогизации домашних аудио-видео библиотек. ⁴

4. Microsoft Office Outlook – персональный органайзер, в состав которого входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты и адресная книга. Это приложение позволяет управлять сразу несколькими учетными записями электронной почты в одном месте, что гораздо удобнее, чем проверять сообщения в нескольких почтовых ящиках по отдельности. Так же в вашем распоряжении единое средство управления всеми календарями, ведь в Outlook можно создавать их любое количество для каждой категории мероприятий, чтобы не путаться в одном большом и забитом событиями расписании.⁵

5. Microsoft Office PowerPoint – помогает создать красочные, наглядно оформленные мультимедийные презентации. В последние годы все большое количество людей принимает участие в презентациях – выступлениях с наглядной демонстрацией текстового материала, таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудио- и видеоклипов. Презентации нашли широкое применение на выставках и конференциях. PowerPoint призван помочь пользователю подготовить набор профессионально оформленных слайдов для последующего показа их в офисе или дома на экране компьютера, для демонстраций презентации одновременно всем пользователям  по локальной сети, интрасети или в Интернете.⁶

6. Microsoft Office Publisher – приложение для создания, настройки и распространения всевозможных публикаций и маркетинговых материалов профессионального качества. Даже не имея опыта в сфере графического дизайна, с помощью различных шаблонов, вы сможете создавать брошюры, информационные бюллетени, визитки, открытки,  материалы для рассылки по электронной почте и прочие публикации.⁷

7. Microsoft Office InfoPath – приложение для сбора данных и управления ими. Как правило, используется организациями для оптимизации собственных бизнес-процессов, рассчитано на опытных бизнес-пользователей или разработчиков,  и вряд ли будет интересно домашним пользователям ПК.⁸

   8. Microsoft Office FrontPage – полнофункциональное средство создания, редактирования и управления веб-сайтов, в частности веб-сайтов для ведения электронной торговли. Содержит модуль Microsoft SharePoint Team Services, облегчающий публикацию в корпоративной интранет-сети общих документов и данных.

9. Microsoft Office OneNote-приложение для хранения заметок и совместной работы с ними в едином легкодоступном расположении. Позволяет работать как с текстом, так и с изображениями, а также видео- и аудио заметками.

Общий доступ к записным книжкам  дает возможность создавать и изменять заметки одновременно с удаленными пользователями или просто синхронизировать данные, обеспечивая их актуальность. Так же вы можете делать заметки, работая в других приложениях Office или Internet Explorer, а OneNote предоставит ссылку на то место исходного документа, которое вы просматривали при добавлении заметки, что позволяет автоматически связывать идеи с создаваемым содержимым.⁹

10. Microsoft Officе SharePoint-приложение, расширяющее возможности совместной работы над документами и их библиотеками в единой специальной среде SharePoint Workspace. Данный инструмент в большей мере нацелен на бизнес-группы в средних организациях и крупных предприятиях, которым необходимо единое рабочее пространство с широкими возможностями общего доступа к данным, а так же их совместного редактирования и вряд-ли пригодится домашним пользователям.¹⁰

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Особенности интегрированного пакета MS Office

 

Интегрированные пакеты – это совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные.

Наиболее распространены интегрированные пакеты, компонентами которых являются:

- система управления базами данными;

- текстовый редактор;

- табличный процессор;

- органайзер;

- средства поддержки электронной почты;

- программы создания презентаций;

- графический редактор.

Компоненты интегрированных  пакетов могут работать изолированно друг от друга, но основные достоинства интегрированных пакетов проявляются при их разумном сочетании друг с другом. Пользователи интегрированных пакетов имеют унифицированный для различных компонентов интерфейс, тем самым обеспечивается относительная легкость процесса их освоения.

Отличительными особенностями данного класса программных средств являются:

1.Полнота информационных технологий для конечных пользователей;

2.Однотипный интерфейс конечного пользователя для всех программ, входящих в состав интегрированного пакета – общие команды в меню, стандартные пиктограммы одних и тех же функций (сохранение на диске, печать, проверка орфографии, шрифтовые оформления и т. п.), стандартное построение и работа с диалоговыми окнами и др.;

 

3.Общий сервис для программ интегрированного пакета (например, словарь и средства орфографии для проверки правописания, построитель диаграмм, конвертер данных и др.);

4.Легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами интегрированного пакета (применяется два метода: DDE – динамический обмен данными и OLE – динамическая компоновка объектами), единообразный перенос объектов (метод drag-and-drop);

5.Наличие единой языковой платформы для разбора макрокоманд, пользовательских программ;

6.Возможность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав интегрированного пакета.