Офисный документооборот

 

ВВЕДЕНИЕ

Программное обеспечение за полвека  своего существования претерпело огромные изменения, пройдя путь от программ, способных  выполнять только простейшие логические и арифметические операции, до сложных  систем управления предприятиями. Хотя первоначально компьютеры предназначались  главным образом для выполнения сложных математических расчётов, в  настоящее время доминирующим является накопление и обработка информации. Сегодня управление предприятием без  компьютера просто немыслимо. Компьютеры давно и прочно вошли в такие  области, как бухгалтерский учёт, управление ассортиментом и закупками.

Однако современный бизнес требует  более широкого применения информационных технологий в управлении. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется тем, что современный  бизнес крайне чувствителен к ошибкам  в управлении. Интуиции, личного  опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределённости и риска необходимо постоянно держать под контролем  различные аспекты финансово-хозяйственной  деятельности, будь то торговля, производство или предоставление услуг. Поэтому  современный подход к управлению предполагает вложение средств в  информационные технологии. И чем  крупнее предприятие, тем серьёзнее должны быть подобные вложения. Они являются жизненной необходимостью в жёсткой конкурентной борьбе. Одержать победу сможет лишь тот, кто лучше оснащен и наиболее эффективно организован.

1. Информационные системы

Хотя информационные системы являются обычным программным продуктом, они имеют ряд существенных отличий  от стандартных прикладных программ и систем. В зависимости от предметной области информационные системы  могут весьма значительно различаться  по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.

1. Информационные системы предназначены  для сбора, хранения и обработки  информации, поэтому в основе  любой из них лежит среда  хранения и доступа к данным.

2. Информационные системы ориентированы  на конечного пользователя, не  обладающего высокой квалификацией  в области вычислительной техники.  Поэтому клиентские приложения  информационной системы должны  обладать простым, удобным, легко  осваиваемым интерфейсом, который  предоставляет конечному пользователю  все необходимые для работы  функции и в то же время  не даёт ему возможность выполнять  какие-либо лишни действия.

Таким образом, при разработке информационной системы приходится решать две основные задачи - разработка базы данных для  хранения информации и разработка графического интерфейса пользователя клиентских приложений.

 

2. Реализация электронного  документооборота

2.1 Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот  – высокотехнологичный и прогрессивный  подход к существенному повышению  эффективности работы органов государственной  власти и местного самоуправления.

Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние  методы обработки информации уже  не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты  на решение задач, не связанных с  обслуживанием граждан.

Отсутствие необходимости  вручную размножать документы, отслеживать  перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок  передачи конфиденциальных сведений существеннейшим  образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами  кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми  и управляемыми.

Совместное использование  систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет  систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших  массивах данных можно принимать  более эффективные решения и  действия, основанные на соответствующих  технологиях извлечения информации из данных.

Все это возможно только в системе управления, построенной  на основе полностью электронного документооборота.

Информационные безбумажные  технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую  информацию из всех доступных источников.

Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной  культуры, сделав работу служащих более  легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться  не только над выполнением внутриведомственных  задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем. Информационные технологии могут также  выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы власти перейдут на новый уровень взаимоотношений  с населением, когда государственные  служащие будут напрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а не как к докучливым посетителям.

2.2 Что необходимо  для построения электронного документооборота

Электронный документооборот  – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу. И совершенно очевидно, что  система подобного масштаба не может  быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности. Таким  образом, перед развертыванием системы  электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех к качественно новым технологиям.

Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих  в работе с документами, наличия:

·  средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота;

·  обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;

·  средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;

·  автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;

·  психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;

·  служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем или иным причинам не имеющие  постоянного доступа к электронным  документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с  ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие  в работе над документами, даже простое  визирование или обсуждение, автоматически  будет требовать наличия персонального  средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе ЭДД.

Запуск любой комплексной  информационной системы требует  не только установки оборудования и  настройки ПО, но и перестройки  бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения  бизнес-процессов при внедрении  системы – тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексные  информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя  относительно замкнутые области  деятельности, впоследствии объединяя  их интеграционной системой.

С технологической точки  зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов.

Предварительное внедрение  и эксплуатация системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота позволит не только облегчить технологическое  внедрение электронного документооборота и делопроизводства, но и познакомит на практике служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных  документов и автоматическими системами  контроля исполнения. Зачастую психологическая  готовность оказывается важнее наличия  необходимого технического обеспечения. Технологически же использование в  обеих системах родственного современного универсального программного обеспечения  от одного производителя позволит более  качественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электронную  форму.

Основной технологической  проблемой для служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога  собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения  этой технологии невозможно перейти  на полностью безбумажную обработку.

Полного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельных граждан, не имеющих доступа к средствам  вычислительной техники и Интернету. Классические функции регистрации  входящих бумажных документов с традиционными  подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения «информационного неравенства». Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади в движении к информационному обществу.

 

2.3 Обеспечение подготовки  документов

Отличие процессов подготовки текстов документов для автоматизированного  документооборота от этих же процессов  в электронном документообороте, невелико. В описании решения по автоматизации документооборота говорилось, что в большинстве реальная работа по созданию документов уже ведется  в электронной форме. Такой порядок  работы стал привычным для служащих, и цель решения – предложить более  современные средства организации  работы.

Поскольку в автоматизированном документообороте используются наиболее современные решения и критерием отбора является лишь их сочетаемость с бумажным документооборотом, то ничего преимущественно нового в электронном документообороте не содержится.

Весьма важным преимуществом  технологии подготовки документов, используемой в электронном документообороте и делопроизводстве, является возможность  автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том  числе и с использованием электронных  аналогов собственноручной подписи.

Кроме того, система ЭДД  позволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся как  неофициальные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным» документооборотом  и архивным делом.

Все это позволяет существенно  повысить эффективность труда при  подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство. В подготовке новых документов могут  легко использоваться не только личные или коллективные наработки служащих, но и фрагменты или аналитические  материалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контроле прав доступа к информации) имеющихся  документов. Это существеннейшим  образом повышает эффективность  труда и качество подготавливаемых документов. Только технология ЭДД  позволяет сформировать и успешно  эксплуатировать единую базу знаний в полном соответствии с представлением этого термина в концепции  «управления знаниями».

 

3. Автоматизация  обмена документами

Обмен электронными документами  должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной  подписью, гарантирующей авторство  и неизменность содержания документа, а в отдельных случаях и  закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

У каждой организации имеется  много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные  форматы сообщений, и даже сети. Нагружать  системы отдельных организаций  функцией постоянной поддержки служебной  информации, необходимой для организации  обмена, нецелесообразно.

Обмен документами логично  строить не по принципу «каждый с  каждым», а по принципу «звезды» –  на базе Центров обмена документами (ЦОД).

 

Заключение

Роль систем автоматизации  бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля  работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального  подтверждения всех шагов в любых  областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7 % ежегодно, а электронных – на 20 %. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).