Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

 

- движение документов, подписываемых  Генеральным директором

- движение документов, подписываемых  руководителями структурных подразделений

 

2.3. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший  этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».⁶⁵

Задачи регистрации не исчерпываются  только учетом документов. Так как  в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов⁶⁶.

Правила организации регистрации  описаны в Государственной системе  документационного обеспечения  управления⁶⁷ и Типовой инструкции по делопроизводству⁶⁸. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается  при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная  структура, наличие филиалов, находящихся  на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней  принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В ООО «ДИН» регистрация входящих документов,  происходит в следующем  порядке: секретарь-референт разбирает  входящую  корреспонденцию и заносит  данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При  этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом  в правом нижнем углу проставляется  дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО  «ДИН» осуществляется путем занесения  данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для  входящих документов:

Дата поступления	Вх. №	Дата и № док-та	Коррес-пондент/кто подписал	Заголовок	Исполни-тель
1	2	3	4	5	6

Резолюция руководителя вносится в  базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а  не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный  номер в соответствии с действующими требованиями.⁶⁹ Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ⁷⁰ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов ООО «ДИН» ведется в журнале, содержащем следующие графы:

Дата док-та	Исход.   №	Адресат	Краткое содержание/   кто подписал	Исполнитель/              Кто принял	Прим. (кто принял док-нт)
1	2	3	4	5	6

 

 

В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных  подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании. 

Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:

Дата и номер поступления	Дата и номер док-та	Структурное подразделение	Вид док-та	Содержание	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

 

ООО «ДИН» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов,  регистрируются  как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов ООО «ДИН» была выявлена серьезная  ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ⁷¹. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Одним из наиболее существенных недостатков  организации регистрации в Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.⁷² об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную  форму с возможностью поиска по максимально  большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при  регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

 

2.5. Организация контроля исполнения  документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов⁷³. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение  своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах.⁷⁴

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства Компании.

В ООО «ДИН» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного  обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе  Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход испол-нения	Отметка о снятии с  контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

- формирование базы контролируемых  документов; направление контролируемого  документа (пункта задания) в  подразделение-исполнитель; 

- напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- занесение в базу данных  информацию о ходе и результатах  исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя  о состоянии и результатах  исполнения;

- снятие документов с контроля по указанию руководителя.

После указания руководителя ЗАО "Строительная Компания "Дружба" о постановке документа на контроль секретарь  просматривает его, ставит штамп  красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву  «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

 Затем снимает копию для  исполнителя и подшивает в  папку с текущими документами,  поставленными на контроль. Сроки  подготовки, представления и  типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в  календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших  из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ⁷⁵. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в  следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в  компьютере. На самом документе отметка  о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о  ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад  руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих  основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями⁷⁶, так как результаты исполнения должны  обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

 

2.6. Составление номенклатуры  дел

Номенклатура дел — систематизированный  перечень заголовков дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.⁷⁷

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел⁷⁸. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.⁷⁹

Несмотря на то, что ООО «ДИН»  существует несколько лет, за все  это время не было составлено ни одной номенклатуры дел.   В  настоящее время начальником  Общего отдела ведется работа по сбору  информации для составления номенклатуры дел.

При ее составлении учитываются  требования, предъявляемые нормативно-методическими  документами – Государственной  системой документационного обеспечения  управления⁸⁰, Основными правилами работы ведомственных архивов⁸¹, Перечнем документов с указанием сроков хранения⁸², методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения  о структурных подразделениях Компании, штатное расписание, перспективные  и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

• название вида документа;
• место составления;
• на какой год;
• название разделов;
• гриф утверждения;
• гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная  для ООО «ДИН»,  представлена в приложении №8.

 

 

 

2.7. Формирование дел

Быстрый поиск и использование  документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии  с номенклатурой дел.