Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к  одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку⁸³.

 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела⁸⁴. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В ООО «ДИН» формирование дел  проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел руководства  Компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «ДИН» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

- папки с делами никак не  оформлены, что является грубым  нарушением «Основных правил  работы ведомственных архивов»;⁸⁵

- для приложений к документам  сформирована отдельная папка;

-документы, относящиеся к одному  вопросу, расформированы по двум  папкам;

- в дела помещаются лишние  экземпляры и документы, не  относящиеся непосредственно к  входящим документам секретариата  Генерального управления (копии  бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

- в дело со сроком хранения  один год были подшиты документы  с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО "Строительная Компания "Дружба"  необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов⁸⁶.

Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.⁸⁷

По окончании года в надписи  на обложках дел постоянного и  долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).⁸⁸

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении  точной календарной даты указывается  число, месяц и год, или год, месяц, число.⁸⁹ Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в  том случае если это не будет приводить  к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения Компании в течение  периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.⁹⁰

 

2.8. Подготовка документов к передаче  в архив

Подготовка документов к сдаче  в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности  документов;

- оформление дел;

- составление описей дел; 

- составление актов о выделении  к уничтожению документов и  дел.

В структуре ООО «ДИН» до настоящего момента  отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают секретари структурных подразделений.

 В настоящее время проводятся  работы по созданию архива  в структуре службы документационного  обеспечения управления – Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.

Приказом Генерального директора  № 39 от 28.02.2002 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

- начальник Общего отдела;

- юрист;

- секретарь-референт Генерального  управления.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения⁹¹: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков  хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов⁹². Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов Компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ООО «ДИН» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения⁹³.

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в Компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

- документы, предназначенные для  архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для  дальнейшего использования в делопроизводстве Компании.

После утверждения номенклатуры дел  и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены  акты «Об  уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе⁹⁴. Акт об уничтожении документов представлен в приложении №7.

Все лица, ответственные за делопроизводство в Компании, обязаны  завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок  организации делопроизводства ООО «ДИН» обладает рядом недостатков:

- отсутствует четкий порядок  регистрации документов;

- встречаются нарушения правил  оформления и подготовки документов;

- отсутствуют необходимые организационные  документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;

- не разработана должностная  инструкция для секретаря Генерального  директора;

- отсутствует номенклатура дел  Компании;

- отсутствует архив документов Компании;

- при внутренней переписке сотрудники  Компании используют два вида  документов - докладные и служебные  записки. Служебная записка –  документ, не вошедший в существующую  официальную классификацию, широко  используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.⁹⁵

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный  документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

 

3. Рекомендации по  совершенствованию документационного  обеспечения деятельности Закрытого  Акционерного Общества «Строительная Компания «Дружба»

 

3.1. Совершенствование  нормативной базы  документационного  обеспечения ООО «ДИН»

В результате анализа системы документационного  обеспечения управления ООО «ДИН»  были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено   отсутствие необходимых  нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного  обеспечения управления, положение  об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться  в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления⁹⁶ и Типовой⁹⁷  инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

5. Общие положения.
6. Правила подготовки и оформления документов.
7. Требования к реквизитам документов.
8. Организация документооборота
1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
2. Порядок подготовки и регистрации исход<span class="dash041e_0441_043d_043e_0432_043d_043e_0439_0020_0442_0435_043a_0441_0442_0020_0441_0020_043e_0442_0441_0442_