Организация информационного обеспечения управления персоналом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация информационного  обеспечения управления персоналом.

 Создание и ведение  БД сотрудников в СУБД Access.

Курсовая работа по дисциплине

«Информационные технологии управления»

по направлению 080500 – Менеджмент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                      Оглавление

Введение…………………………………………………………………………..3

Теоретическая часть……………………………………………………………..4

Практическая часть………………………………………………………………6

Заключение………………………………………………………………………27

Список литературы………………………………………………………………29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Основные идеи современной  информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

        Увеличение объема и структурной  сложности хранимых данных, расширение  круга пользователей информационных  систем привели к широкому  распространению наиболее удобных  и сравнительно простых для  понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.

         Целью данной курсовой работы  является проектирование базы  данных отдела кадров фирмы, которая должна решать задачу учета сотрудников фирмы и их распределение по отделам фирмы, быстрый поиск требуемой информации, удаления устаревшей информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретическая  часть

В настоящее время  среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета  Microsoft Office XP. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных – это  совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет  выполнять четыре простейшие операции с данными:

- добавить в таблицу  одну или несколько записей;

• удалить из таблицы одну или несколько записей;
• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД – реляционными базами данных.

СУБД ориентирована на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра  данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы являются диалоговыми  Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации  повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем  путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имею их свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

 

2. Практическая часть.

  

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о типе профессий. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как наименование профессии, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных  этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так  как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы  и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц лучше разработать структуру  на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

-    Не должно  быть повторений между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в  одном месте. Это делает работу более  эффективной, а также исключает  возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии сотрудников.

-    Каждая таблица  должна содержать информацию  только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, история перемещений сотрудников и основная информация о работниках хранятся в разных таблицах.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а  каждое поле в таблице содержит отдельные  сведения по теме таблицы. Например, в  таблице с данными о сотрудниках могут содержаться поля с именем, адресом и национальностью работника.

 

Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться  в данном поле.

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные о поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию  – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке –  текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле –  свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых  данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле –  если поле обладает этим свойством, все  операции, связанные с поиском  или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

• Текстовый. Текст или число, не требующие проведения расчётов.
• МЕМО.  Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Числовой.  Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
• Счётчик.  Уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
• Логический.  Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.
• Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
• Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.
• Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Гиперсвязь.  Содержит адреса Web-страниц.

 

      Концептуальная модель базы данных строилась по методу «Сущность-связь», который заключается в следующем: для каждой независимой сущности выделяем отдельную таблицу базы данных и определяем первичный ключ этой таблицы; представляем каждую связь вида "M - M" или "1 - M" и т.д. между сущностями, как таблицу; определяем ограничения на внешний ключ этой таблицы и ее первичный ключ, которые гарантируют уникальность в рамках описываемой сущности; представляем каждое свойство как поле в таблице, представляющей сущность, которая непосредственно описывается этим свойством; указываем ограничения целостности проектируемой базы данных.

Процесс построения концептуальной модели базы данных "Отдел кадров фирмы" изображен на рис. 1.

 

Рисунок 1 - Модель «Сущность-связь» базы данных «Отдел кадров фирмы»

 

 

В результате получаем:

           Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.