Организация информационного обеспечения управления персоналом

Рисунок 12 – Запрос, используемый для упорядочивания сотрудников  по отделам

             Запрос на поиск сотрудников,  работающих на одном этаже  (этаж):

 SELECT сотрудники.[ФИО Сотрудника]

FROM отдел INNER JOIN сотрудники ON отдел.[Код Отдела]=сотрудники.[Код Отдела]

WHERE отдел.Этаж Like [введите этаж];

Рисунок 13 – Запрос на поиск сотрудников, работающих на одном  этаже

            Запрос на удаление обеспечивает удаление записи о сотруднике в таблице сотруднике, но за счёт связывания таблиц, где задано каскадное удаление связанных полей, происходит удаление всех данных связных с туром.

           Для просмотра результатов созданных  запросов созданы формы (кроме запроса на удаление и на обновление).

Форму можно создать тремя различными способами:

1. при помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей;
2. при помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов;
3. вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора. В окне базы данных в списке Объекты выберите Формы. На панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать. В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых нужно основать форму. Если форма не будет содержать данные (например, если нужно создать кнопочную форму для открытия других форм или отчетов или если нужно создать пользовательское диалоговое окно), не выбирайте ничего из этого списка.

 

 

 

 

 

Рисунок 14 – Главная форма базы данных «Отдел кадров фирмы»

 

 

 Выходные данные.

Отчёты предназначены  для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам  и структуре отчёты во многом подобны  формам. Основное их отличие заключается  в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена  возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как  и формы, можно создавать с  помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Категория профессии записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп  при необходимости можно подводить  итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

Из режима просмотра  пользователь может скопировать  отчёт в виде отдельного файла  текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

Для создания отчета следует открыть вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.

В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер  отчетов» и указать источник данных – таблицу или запрос.

 

 

 

 

 

Рисунок 15 – Отчет в Access

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Заключение.

           На сегодняшний день реляционные базы данных остаются самыми распространенными, благодаря своей простоте и наглядности, как в процессе создания, так и на пользовательском уровне.

           Основным достоинством реляционных баз данных совместимость с самым популярным языком запросов  SQL. С помощью единственного запроса на  этом языке можно соединить несколько таблиц во временную таблицу и вырезать из нее требуемые строки и столбцы (селекция и проекция).  Так как табличная структура реляционной базы данных интуитивно понятна пользователям, то и язык SQL является простым и легким для изучения. Реляционная модель имеет солидный теоретический фундамент, на котором были основаны эволюция и реализация реляционных баз данных. На волне популярности, вызванной успехом реляционной модели, SQL стал основным языком для реляционных баз данных.

           Разработанная в данном курсовом проекте база данных «Отдел кадров фирмы» позволяет при ее применении сократить сроки на поиски нужной информации о сотруднике, производить автоматическое упорядочение поступающих данных и подсчет сотрудников работающих в каждом отделе и суммарного количества фонда заработной платы. При появлении новых данных  пользователь может в кротчайшие сроки внести их в базу данных и работать с ними.

       Описанная в данном курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                  Список литературы

1. Литвинская О.С. Проектирование базы данных в среде Microsoft Access . – Пенза: Издательство Пенз. гос. технол. акад., 2004.
2. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование. – М.: Финансы и статистика, 2005.
3. Робинсон С. MicrosoftAccess 2000 учебный курс. - СПб.: Питер, 2000. 
4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002.
5. Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания. Ставрополь, СТИС, 2006.
6. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989.
7. Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами., Москва, 2004г.
8. Григорьев В.А., Ревунков В.И. Банки данных. Учебник для вузов. – М., МВТУ им.Баумана, 2002.
9. Симонович С. В., Евсеев Г. А., Алексеев А. Г. Специальная информатика: Учебное пособие. – М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2000.