Основные понятия Microsoft Excel

 

 

Оглавление

Введение 2

§1    Основные понятия    Microsoft Excel 3

§2 Понятие макроса 11

§ 3  Применение макросов в процессе автоматизации 12

§4  Пример автоматизации работы Microsoft Excel с                 помощью макросов 16

Заключение 22

Список использованной литературы: 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Microsoft Office , самое популярное  семейство офисных программных  продуктов, включает в себя  новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создавать гибкие  интернет-решения

Microsoft Office - семейство программных  продуктов Microsoft, которое объединяет  самые популярные в мире приложения  в единую среду, идеальную для  работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор  Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации  презентаций Microsoft PowerPoint и новое  приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения  составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию  входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel - программа предназначенная  для организации данных в таблице  для документирования и графического  представления информации.

Программа MS Excel применяется  при создании комплексных документов в которых необходимо:

· использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

· изменить и восстанавливать  связи.

Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать  большими объемами информации. рабочие  книги MS Excel предоставляют возможность  хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. Ms Excel предоставляет  широкий спектр методов позволяющих  сделать информацию простой для  восприятия.

В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен  огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь  работать.

Более подробно в этой курсовой будет представлено приложение MS Excel, его функции и возможности. А  также использование сценариев  с их практическим применением.

§1    Основные понятия    Microsoft Excel

 

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls». Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. На современном рынке завоевала популярность версия 7.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей. Основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось множество интересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободных таблицах и другие. Удобная панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул. Имеются возможности для создания презентационной графики, для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным является то, что стал возможным предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания. В Excel можно создавать макросы и приложения с помощью Visual Basic for Applications (VBA). Язык Visual Basic for Applications теперь доступен во всех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие приложения. Одно из главных достоинств этого языка заключается в том, что созданные средствами Excel VBA – макросы можно без особых проблем использовать в других программах фирмы Microsoft. Excel располагает и мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет Microsoft Office, обусловлена поддержкой технологии связывания и внедрения OLE. Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц в документ, созданный средствами редактора Word. При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая связь.

Основы работы в среде excel

С помощью программы Excel можно  создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла. Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый многомерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью многомерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки. Имеются возможности настройки режима автосохранения файлов через определенные промежутки времени, режима резервного копирования и режима защиты данных (сохранение документа с паролем). Структура документов Многомерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств программы Excel, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов. Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Лист1, Лист2 и т.д.

Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для  создания таблиц;

- диаграммы (в качестве  элемента таблицы или на отдельном  листе);

- рабочий лист для записи  макрокоманды в виде программного  модуля;

- рабочий лист для создания  диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется  перед активным рабочим листом. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.        

Построение таблиц

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные  меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

      Маркирование  ячеек. Отдельные ячейки таблицы  маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

     Копирование  данных. Прежде всего, нужно промаркировать  группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать команду Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter.

     Удаление данных. Прежде всего, нужно промаркировать  группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных.

    Форматирование чисел. Прежде всего, нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Формат Ячеек, либо вызвать директиву Ячейка из меню Формат.

     Выравнивание  данных. Для выравнивания содержимого  ячеек прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее следует вызвать диалог: Формат – Ячейки - и в верхнем поле этого окна выбрать закладку Выравнивание.

     Установка  шрифтов. Необходимо промаркировать  ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат Ячеек    

Табличные вычисления

Возможность использования  формул и функций является одним  из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адрес, ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление).

 Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована.

Построение и оформление диаграмм

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества". Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel появился новый тип трехмерных диаграмм – так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии. Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе. Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel . Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

     Построение  диаграмм. Прежде чем строить  диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм . Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за четыре шага нужно построить диаграмму. Работа с Конструктором настолько интуитивно понятна, что не требует каких – либо пояснений.

Функции Excel

Для выполнения табличных  вычислений нужны формулы. Поскольку  некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага. В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек.

Конструктор функций оказывает  помощь в задании любых типов  аргументов. Конструктор функций. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Конструктора функций откройте диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом - функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Все в поле категорий. Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке ОK. На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора. Щелкните по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Конструктора функций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.     Автосумма. Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по пиктограмме сложения В наборной строке появится знак равенства и слово "СУММ", за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel "угадала" правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой". В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу Ctrl. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы. Адреса групп можно ввести с клавиатуры.  

Дополнительные возможности Excel

Обмен данными позволяет  пользователю Excel импортировать в  свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты. Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.