Постановка задачи по учету персонала средствами СУБД Access

 

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

 «Новгородский  государственный университет имени  Ярослава Мудрого»

Институт  экономики и управления

Кафедра управления и делового администрирования

 

 

 

 

 

 

 

УЧЕТ ПЕРСОНАЛА  В СУБД MS ACCESS

Лабораторная работа по дисциплине

«Информационный менеджмент»

по направлению 080500.65 – Менеджмент организации 

 

 

 

 

 

	Руководитель                  Е.И. Морозова  __   __________ 2013 г.
	Студент группы 9111                   А.В. Настенкова  __  ____________ 2013 г.

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

1 Организационно-экономическая сущность  задачи	3
2 Информационно-технологическая схема  решения задачи	6
3 Описание входной, условно-постоянной  и выходной  информации	8
4 Технология создания приложения	11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Организационно-экономическая  сущность задачи

Деятельность отдела кадров связана  с переработкой и хранением большого количества информации и документов. Огромный документооборот затрудняет работу, снижает эффективность доступа  к нужной информации и затормаживает  формирование отчетности.

Из-за этого  и возникает необходимость автоматизации  процесса учета кадров с целью сократить время необходимое для поиска нужной информации, ускорить документооборот. Так же целями данного решения являются обеспечение безопасности хранения информации и обеспечение многопользовательской работы.

Разрабатываемая автоматизированная система учета персонала на типовом производственном предприятии должна выполнять следующие задачи:

• позволять вести учет сотрудников, обеспечивая ввод хранение и редактирование информации;
• выполнять сортировку и фильтрацию списка сотрудников, вести расширенный поиск;
• формировать отчеты для принятия управленческих решений.

Чтобы соответствовать поставленным задачам автоматизация  учета персонала будет реализовываться средствами СУБД MS Access.

В системе может фиксироваться  обработанная информация, полученная отделом кадров из других подразделении предприятия. Информационное взаимодействие может осуществляться по следующим вопросам:

1. С главной бухгалтерией:

• получение справок о заработной плате для оформления пенсии;

• получение материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы;
• предоставление сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;
• предоставление проектов приказов о приеме и увольнении и перемещений материально-ответственных лиц;
• предоставление табеля учета рабочего времени;
• предоставление графика отпусков;
• предоставление листков временной нетрудоспособности к оплате;

2) С отделом подготовки кадров по вопросам:

• получение расчетов потребности в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям;
• получения сведений о качественном составе рабочих, специалистов и служащих;
• получения информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов;
• предоставление графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;
• предоставление списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных учреждениях;
• предоставление планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;
• предоставление результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;
• предоставление предложений по составу аттестационных комиссий;

3) С юридическим отделом по вопросам:

• получение сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;
• получение разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;
• предоставление проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;
• предоставление заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов, и на разъяснение действующего законодательства;
• приказов для визирования;

В результате разработки и внедрения данной конфигурации на качественно ином уровне будет автоматизирован целый ряд регламентных и управленческих процедур отдела кадров. Внедрение такой конфигурации позволит эффективно организовать работу кадровой службы и других подразделений, а именно:

Руководство будет иметь полный контроль над происходящим, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и систематизации данных.

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, и т.д.

Ввод новой и редактирование существующей информации производится по мере изменения кадровых данных.

Отчеты, содержащие в себе выходную информацию, формируются в соответствии с регламентом отчетности, принятом в организации.

Вся информация должна быть доступна для ее потребителей по их требованию.

 

 

 

2 Информационно-технологическая  схема решения задачи

Разработка базы данных должна начинаться с определения состава данных, подлежащих хранению в базе для обеспечения выполнения запросов пользователей. Далее должен производиться их анализ и структурирование.

База  данных включает несколько связанных  информационных объектов и может  быть изображена на схеме, называемой инфологической моделью. Каждому из информационных объектов соответствует  таблица (отношение). Связь между  объектами реализуется через  соответствующие реквизиты (атрибуты, поля) отношений.

Учитывая  задачи процесса автоматизации учета  персонала целесообразно выделить три информационных объекта: Сотрудники, Должность, Подразделения.

При поступлении сотрудника на работу заполняется справочник Сотрудники, содержащий все основные сведения о персонале организации.

Входными данными для программы  могут являться данные из паспорта, трудовой книжки сотрудника, диплома, военного билета, медицинской книжке сотрудника, пенсионного свидетельства, страхового полиса, приказов о перемещении, увольнении поощрении и др.

Условно-постоянной информацией является справочник Должностей и справочник Подразделений, в которых содержится перечень подразделении, существующий на предприятии, перечень должностей и соответствующий каждой должности оклад, ставка подоходного налога для дальнейшего расчета заработной платы.

Выходными данными являются различные  отчеты основанные на статистической информации.

На основании вышеперечисленной  информации построим инфологическую модель будущей системы:

 

 

Рисунок 1 – Инфологическая модель системы «Учета персонала»

Все компоненты взаимодействуют друг с другом и связаны. Так же могут  работать по отдельности. Для каждой части разработана таблица в  которой содержатся и хранятся данные.

Таблицы «Дети», «Должности», «Подразделения» связаны с таблицей «Сотрудники» отношением «один-ко-многим». Это означает, что любой записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй, однако любая запись второй таблицы соотносится только с одной записью в первой.

Таблицы «Персональная информация» и «Образование» связаны с таблицей «Сотрудники» отношением «один-к-одному». Это означает, что любой записи в первой таблице моет соответствовать только одна запись во второй.

 

 

 

 

 

 

 

3 Описание входной,  условно-постоянной и выходной  информации

При создании базы для нашей  системы разработаем следующие  указания, которые необходимы для  её реализации.

Таблица 1 - Сотрудники

Имя поля	Тип поля	Длина
Код сотрудника	Счетчик	Первичный ключ, длинное целое
Фамилия	Текстовый	50
Имя	Текстовый	50
Отчество	Текстовый	50
Пол	Текстовый	10
Подразделение	Текстовый	50
Должность	Текстовый	50
Дата приема	Текстовый	50
Стаж работы	Числовой	Длинное целое

 

Таблица 2 – Должности

Имя поля	Тип поля	Длина
Код должности	Счетчик	Длинное целое
Должность	Текстовый	50
Оклад	Денежный	Денежный

 

Таблица 3 - Подразделения

Имя поля	Тип поля	Длина
Код подразделения	Счетчик	Первичный ключ
Название подразделения	Текстовый	50

 

Таблица 4 – Образование

Имя поля	Тип поля	Длина
Код сотрудника	Счетчик	Первичный ключ
Образование	Текстовый	50

 

Таблица 5 – Персональные данные

Имя поля	Тип поля	Длина
Код сотрудника	Счетчик	Первичный ключ
Дата рождения	Дата/время	Краткий формат даты
Адрес	Текстовый	80
Контактный телефон	Текстовый	30
Семейное положение	Текстовый	50
Паспортные данные	Текстовый	50
ИНН	Текстовый	50
Номер страхового свидетельства	Текстовый	50
Номер медицинского полиса	Текстовый	50

 

Таблица 6 - Дети

Имя поля	Тип поля	Длина
Код	Счетчик	Первичный ключ
Код сотрудника	Числовой	Длинное целое
Фамилия	Текстовый	50
Имя	Текстовый	50
Отчество	Текстовый	50
Пол	Текстовый	10
Дата рождения	Дата/время	Краткий формат даты

 

Структура выходной информации может быть представлена следующим образом:

1. Отчет о количественном составе персонала по подразделениям

Код подразделения	Наименование подразделения	Количество сотрудников

2. Отчет о количественном составе персонала по должностям