Правила оформления и работы с документами

Правила оформления и работы с документами

Материалы подготовлены на основе личного опыта проведения практических занятий в университете, составления правил оформления для публикаций для издательского отдела совета молодых учёных и при использовании литературы, список которой приводится в конце этого документа. Основной акцент делается на создание/редактирование документов в пакете MS Word. Ставится цель научить студентов технических вузов правильно оформлять статьи (документы). НЕ ставится цель подготовки специалистов (редакторов, верстальщиков и т.д.), для этого есть специализированные учебные заведения. Принимаются дополнения и замечания по улучшению качества и информативности этого документа.

Указанные в тексте сочетания клавиш типа [Ctrl+минус] вводятся следующим образом: нажимается Ctrl, удерживается, нажимается минус, отпускается, отпускается Ctrl. Комбинации типа [Alt+0150] вводятся следующим образом: при включенном режиме Num Lock (индикатор горит) нажимается и удерживается нажатой клавиша Alt, на дополнительной (калькуляторной, KeyPad) клавиатуре набирается код – в данном случее 0150, отпускается клавиша Alt. Обозначение типа [–] указывает код символа для написания в документе html.

Безопасность

Можно рассмотреть несколько аспектов безопасности. Первый – антивирусная безопасность. Документы, полученные извне, могут содержать макро-вирусы, которые представляют собой программу на языке Visual Basic для приложений. Так как программа VBA (в отличие от Java и JavaScript) имеет доступ ко всем ресурсам компьютера (исключая ресурсы, недоступные текущему пользователю в Windows NT/2000), она имеет возможность модифицировать, удалять и создавать файлы, менять параметры реестра. При работе с документами следует придерживаться нескольких простых правил: при получении новых документов необходимо проверить их антивирусом. Антивирусные базы должны регулярно обновляться. В основных популярных антивирусных пакетах существует возможность запуска резидентного (постоянно находящегося в памяти) модуля, ведущего постоянный контроль открываемых файлов на вирусы. Основанием использования такого модуля может служить постоянный поток новых внешних документов, требующий проверки. Если документы поступают изредка, есть смысл в отключении резидентного модуля и проверка только сканером, запускаемым пользователем, т.к. обычно резидентные модули потребляют значительное количество ресурсов (производительности), особенно у маломощных бюджетных машин. Кроме того, некоторые программы (отладчики, игры, программы управления сетью) могут конфликтовать с антивирусными модулями, что приведёт к нестабильной работе системы. Аспект второй – конфиденциальность. Если Вы не хотите, чтобы документ не был прочитан посторонними людьми, используйте методы защиты информации – криптографию, ограничение доступа. Штатные средства шифрования MS Office не представляют сложности для расшифровки (в интернете можно найти несколько программ подборки пароля). Осложнить подборку пароля открытия документа можно, используя стойкие пароли – состоящие из букв разного регистра, цифр и специальных символов длинною не менее восьми символов, но и в этом случае, если подходить к вопросу философски, можно сказать, что нельзя вскрыть (расшифровать) только тот документ, который еще не написан. 

При работе с документами следует придерживаться некоторых, сразу неочевидных правил – не открывать документы с дискеты, а открывать только с жёсткого (или виртуального) диска. Во-первых, при работе с документом текстовый редактор создаёт временные файлы в папке документа. Нехватка мета на дискете может привести к сбою. Дискета может быть защищена от записи. Дискета является менее надёжным носителем, чем жесткий диск и интенсивное её использование приводит к выходу её из строя (сбойные сектора). Ярлыки открываемых документов помещаются в папку Документы (Recent) главного меню, при последующем просмотре этой папки (с присутствующими ярлыками) будет происходить обращение к дисководу. Нужно выработать чёткое правило – принёс документ, проверил антивирусом, скопировал в папку на жёстком диске – открыл (копию на жёстком диске). Поработал (при необходимости перенести) – скопировал на дискету. Для ускорения записи и уменьшения объёма файла рекомендуется использовать архиваторы. Обычно документы очень хорошо сжимаются (но практически не сжимаются зашифрованные документы). Для стабильной работы системы необходимо изредка удалять файлы из папки временных файлов. Его месторасположение можно узнать, дав команду SET в консоли (DOS, NC, FAR...). Значения переменных окружения TMP и/или TEMP указывают на расположение папки временных файлов. Удаление временных файлов не только увеличивает объём свободного пространства диска, но и уменьшает возможность утечки конфиденциальной информации, т.к. временные файлы – не что иное, как части набираемых документов, рисунков, формул, объектов OLE и т.д. Само удаление конфиденциальных документов нужно производить специальными способами. Существует ряд утилит, которые позволяют выполнять подобные операции. Для невосстановимого удаления (обычными доступными средствами) достаточно перезаписать документ другими данными – случайными числами, или обычно нулями, усечь длину документа до нуля, переименовать документ – присвоить имя, состоящее обычно из одной буквы, удалить документ. В файловом менеджере FAR подобный способ удаления реализован и вызывается сочетанием клавиш Alt+Del. Для полного уничтожения секретных документов носители уничтожаются физически (сжигаются), т.к. даже после описанного выше способа удаления, на специальном оборудовании есть вероятность восстановления информации.

Отключение режима быстрого сохранения – некоторые пользователи включают режим быстрого сохранения (или компаратор версий). При включении этого режима сохранение (на старых, медленных машинах) происходит чуть быстрее, за счёт того, что записывается не весь документ, а только изменения, произведенные с момента последнего сохранения. Отсюда можно сделать вывод, что если Вы распечатывали товарищу анекдоты неприличного содержания, объединяя их в документе WORD (сохраняя периодически на диск), а затем лени ради, не открывая новый документ, стёрли текст, и отослали отчёт шефу, то, вероятно все или часть анекдотов уйдут вместе с отчётом. Хотя скрытый текст и не будет просматриваться в Word'е, но его можно обнаружить любой программой просмотра двоичных (текстовых) файлов. Отключите данную опцию, и Ваши документы станут маленькими (так и хочется сказать – и шелковистыми).

Шрифты

Когда упоминают шрифт, подразумевают имя гарнитуры (набор символов, использующих общие характеристики), т.е. шрифт Times – шрифт с гарнитурой Times.

Шрифты могут характеризоваться начертанием: ОБЫЧНЫЙ, ПОЛУЖИРНЫЙ, КУРСИВ, ПОЛУЖИРНЫЙ-КУРСИВ, сжатый (compressed), узкий (condensed), растянутый, капитель [1]. В качестве выделения также может использоваться подчёркивание. Различают между собой наклонный шрифт и курсив – первый представляет собой наклонённый (skew – скос) обычный шрифт, курсив представляет собой шрифт, похожий на рукописный.

Обычно размер (кегль) шрифта задаётся в пунктах или поинтах (иногда в Pica (пика) – 1 Pica = 12 Point). Один пункт соответствует 0,3759 мм (1/72 французского дюйма), английская (американская) размерная единица Point = 1/72 дюйма или 0,3528 мм [1]. Отечественное типографское оборудование использует первый тип, а импортное (PostScript устройства) – второй. Применяют еще одну величину измерения – квадрат, размер которой равен 48 пунктам (~18 мм).

Шрифты можно разделит на несколько групп – с засечками (серифами) и без [1]. Типичным представителем шрифта с засечками является шрифт Times New Roman. Засечки создают иллюзию слитности букв в слове и облегчают восприятие текста психологически, глаз «глотает» слово целиком. Шрифт с засечками применяют обычно для написания документов (отчётов, руководств, художественных текстов и т.д.), т.е. тех текстов, которые будут выведены шрифтом стандартного размера. Для написания плакатов и очень мелких тестов (на визитках, на деньгах) используют безсерифные шрифты, т.к. при очень сильном уменьшении серифы сливаются и текст становится нечитаемым. Попробуйте сами написать текст шрифтом 14пт., а затем уменьшайте размер до 6пт. Проведите эксперимент как для шрифта Times, так и для шрифта Arial.  Вы заметите, который из них лучше подходит для написания обычного и текста мелкого размера. (В эту классификацию также можно добавить рукописные и кистевые гарнитуры)

Также можно классифицировать шрифты как моноширинные и пропорциональные. Моноширинные шрифты характеризуются равной шириной всех символов и обычно используются для написания программ в среде языков программирования, а также для вывода информации в консольных программных (MS-DOS). В качестве моноширинного шрифта для вывода текста программ обычно используют Courier New. Кстати, в ПЗУ принтеров обычно встроен родственный ему шрифт. Если программой редактирования шрифта сжать символы шрифта Courier New по горизонтали до 80% первоначальной ширины, то получается шрифт, при печати которым размером в 16пт. практически полностью эмулируется печать на советских (русских) печатных машинках. Для себя я сохранил такой шрифт под именем Courier New TW (Typewriter). Обычно для набора документов, книг, статей используют пропорциональные шрифты. Пропорциональные шрифты характеризуются индивидуальным размером каждой буквы – сравните ширину символов (i,t,x,m,w,э,м,щ). 

Отдельно можно выделить декоративные шрифты, используемы для художественного оформления поздравлений, рекламы и символьные шрифты, используемые для графического оформления документов или для написания формул (шрифт Symbol).

Шрифты можно разделить по следующим технологиям: растровые, контурные и векторные [2]. Растровые шрифты являются одними из самых старых. Ранее растровые шрифты жестко «зашивались» в символьные дисплеи, знакогенераторы графических дисплеев и принтеров, использовались (и используются) в консольных программах (MS DOS). Растровые шрифты хранятся в файлах как точечные рисунки. Контурные шрифты, которые все обычно называют векторными (я в том числе) по аналогии с векторной и растровой графикой, при изображении формируются с помощью прямых и кривых линий. Внутри контура шрифт заполняется (может не заполняться) цветом, сам контур обычно не отображается. Для контурных шрифтов допускается масштабирование и поворот. Используются контурные шрифты технологий TrueType, Type 1 (фирмы Adobe Systems, Inc., разработаны для работы с устройствами PostScript) и OpenType (является расширением TrueType, технология OpenType полностью поддерживает шрифты Type 1). Изображение векторных шрифтов формируется из математических моделей, эти шрифты преимущественно используются для плоттеров. При выводе на устройство отображения контурные шрифты «растрируются», т.е. преобразуются в растровое изображение (матрицу), операционной системой или самим устройством отображения. 

Из-за преобразования достигается максимальное качество для каждого устройства отображения. Можно наблюдать разницу в качестве у устройств с различной разрешающей способностью. Чем выше разрешающая способность (обычно измеряется в точках/линиях на дюйм), тем качественнее изображение и более плавные линии. 

Параграфы

Ряд элементов форматирования применяется не к шрифту, а к абзацу. Это выравнивание, межстрочный интервал, отступы, нумерация. Рассмотрим их подробнее. Выравнивание применяется для расположения текста по ширине листа специальным образом: выравнивание по левому краю – все слова максимально прижаты к левому краю, правый край не выравнивается, применяется обычно для выравнивания списков, когда выравнивание по ширине может привести к неопрятному виду документа. Выравнивание по центру – обычно применяется для выравнивания заголовков и подписей к объектам. Выравнивание по правому краю – текст и объекты выравниваются по правому краю колонки, выравнивание по левому краю не производится, применяется обычно для размещения нумерации формул (в формате табулоотступа) или в некоторых случаях для надписи (перед) объектов. Выравнивание по ширине (полное выравнивание) – выравнивание текста и объектов как по правому, так и по левому краю. Достигается за счёт увеличения интервала между словами (а при печати в типографии и интервала между буквами). Используется для набора основного текста. Отступы – левый, правый и первой строки. Отступ первой строки абзаца («красная строка») обычно устанавливается для документов от 0,75 до 1,25 см. Вспомните учёбу в первых классах, когда учительница говорила о том, что отступ «красной строки» занимает приблизительно ширину трёх–пяти символов. Установите отступ в 1 см – не промахнётесь. Отступы по левому и правому краю формируют ширину колонки для выбранного абзаца. Интервалы – межстрочный, перед абзацем и после него. Межстрочный интервал определяет расстояние между строками. Интервал перед и после абзаца может использоваться для отделения абзацев (например, в договорах), для выделения заголовков, подписей к объектам и т.д. При печати документации с двух сторон и использовании дешёвой неплотной бумаги (книги, учебные пособия, методички), обычно используют однородный межстрочный интервал ко всем абзацам и не используют отступы до и после абзаца для того, чтобы строки текста на оборотных сторонах листа совпадали по высоте и не просвечивались сквозь бумагу, создавая грязный вид страницы [6]. Современные редакторы позволяют установить следующие настройки, влияющие на качество текста: запрет висячих строк (смещает абзац по странице для предотвращения образования висячих строк), не разрывать абзац (если абзац не помещается на текущей страницы, он будет перенесен на следующую), не отрывать от следующего (используется для «склеивания» абзацев, которые должны быть всегда вместе, например для надписей к рисункам и таблицам, заголовкам), с новой страницы (применяется обычно для заголовков разделов, исключает необходимость вручную проставлять разрыв строки перед началом нового раздела, раздел всегда автоматически будет размещён с новой страницы). Для создания интервала между некоторыми абзацами вместо пустого абзаца желательно применять свойства абзаца «отступ перед абзацем» и «отступ после абзаца». Эти свойства желательно установить для соответствующих стилей и применять стили к тексту.

Для перечисления и создания списка используют нумерацию и маркеры. Формат нумерации может быть различным (численным, буквенным, многоуровневым). Если нет необходимости в указании порядка при перечислении или при создании списка равнозначных абзацев используют маркеры. Обычно в документах для выделения тем используют круглый маркер, хотя при создании рекламы, поздравлений и подобных документов можно в качестве маркеров использовать флажки, звёздочки, логотипы и др.

Шаблоны

Для автоматизации рутинной работы часто используют шаблоны. Шаблоны подобны бланкам, в которые нужно вписать текст, который меняется от документа к документу, остальные составляющие остаются неизменными. В учебном учреждении с помощью шаблонов удобно создавать титульные листы, листы заданий, ведомости, отчёты успеваемости и др., в офисе с помощью шаблонов создаются приказы, отчёты, поздравления, деловые письма, приглашения и т.д. Отличительной особенностью шаблонов является то, что в них можно хранить локальные настройки, которые будут действовать только при использовании именно данного шаблона. Это относится к стилям, панелям управления и макросам. Шаблон можно сделать автоматически загружаемым, поместив его в папку STARTUP каталога настроек OFFICE. Наиболее часто используемые макросы, созданные пользователем панели управления и стили обычно сохраняют (сохраняются автоматически) в шаблон NORMAL.DOT. Теперь о том, как создаются шаблоны. Создайте обычный документ, задайте в нём необходимые стили, отступы и т.д., создайте в нём панели, предназначенные для управления документом, напишите макросы, обрабатывающие данные документа. Выберите команду Файл/Сохранить как..., укажите тип Шаблон документа (*.dot), наименование и папку для сохранения. После этого скопируйте полученный шаблон в папку «Шаблоны». Теперь при выборе команды Файл/Создать... в списке будет выведено имя вновь созданного шаблона. При создании нового документа на основе шаблона имя шаблона не замещает имя документа, как если бы был открыт обычный документ, и при сохранении имя должно быть непосредственно задано.

Стили

Стиль – это набор настроек форматирования документа, применяемых одновременно. Использование стилей значительно упрощает работу с документами. Настройте стили для всех элементов документа, и Ваши документы будут не только «стильно» выглядеть, но и Вы получите возможность в ОЧЕНЬ короткие сроки подготовить документы к публикации с различными требованиями оформления. Стили различают для шрифта и для абзаца. Стиль шрифта аккумулирует форматирование шрифта, стиль абзаца, кроме включения форматирования шрифта содержит элементы форматирования абзаца и, кроме того, позволяет несколько автоматизировать смену самих стилей. Например, Вы настроили стили, используемые в Вашем документе – Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3, Обычный, Оглавление 1, Название, Список, Формула. Сначала настраивают стиль ОБЫЧНЫЙ. Установите размер и тип шрифта, выравнивание, отступ первой строки. стиль «Заголовок 1» строится из стиля «обычный» со следующими изменениями: форматирование шрифта – «все прописные», отступ первой строки – нет, выравнивание – по центру, следующий стиль – «Заголовок 2». Когда набираете текст, то выделите текст заголовка и примените к нему стиль заголовка. Автоматически будут применены все параметры форматирования, которые содержит стиль. Автоматически для следующего нового абзаца будет установлен стиль «Заголовок 2». Для стиля «Заголовок 2» сделайте следующие изменения – нумерация, стиль следующего абзаца – обычный. Таким образом настройте все применяемые стили (выберите опцию сохранения настроек стилей в NORMAL.DOT). Теперь при наборе документа достаточно указать стиль абзаца, и форматирование документа будет производиться автоматически. Кроме ускорения набора и поддержки стандартного оформления, применение стилей позволяет автоматически создавать оглавление документа. Вызовите команду «Оглавление и указатели» меню Вставка, укажите стили, примененные к абзацам, из которых Вы хотите построить оглавление. В дальнейшем, при изменении документа поместите курсор мыши на оглавление и нажмите правую кнопку мыши, выберите команду «Обновить поле», номера страниц и названия глав будут обновлены. При изменении стандарта достаточно изменить настройки стиля, все абзацы, к которым применён этот стиль будут изменены в документе автоматически. Если документ достаточно большой, то Вам поможет в работе режим «Структура документа», который также использует стили.