Правила оформления и работы с документами

Следует отметить, что при сохранении документов в формате RTF (Rich Text Format) встроенные объекты будут занимать очень большой объем и для передачи таких файлов рекомендуется пользоваться архиваторами, которые позволяют объединить несколько документов в один архив и существенно сократить занимаемый объём. Также необходимо помнить, что при сохранении документа в текстовом виде сохранён будет только текст, а почти всё форматирование и все объекты будут утеряны.

Стандарты документов

Для одинакового отображения документов на разных платформах и соответствия их стандартам, рекомендуется придерживаться некоторых правил оформления. Документы набираются (распечатываются) на листах формата А4 (редко – на листах формата А5). Шрифт – Times New Roman (входит в состав поставки любой версии Windows, на других платформах имеет «близнецов» – Serif, Times, является шрифтом с засечками (серифами), пропорциональный). Размер шрифта – 14 пунктов (для рефератов может использоваться шрифт размера 12, для документов с форматом листа А5 используется размер шрифта – 10). Межстрочный интервал – полуторный (для рефератов – одинарный, для диссертаций – двойной). Отступ первой строки («красную строку») установите в 1 см (для формата A5 – 0,75 см). Выравнивание – по ширине. Для презентабельного вида документов желательно установить отступы от края листа – со всех сторон – 2 см, слева можно устанавливать отступ до 2,5 см (для возможности подшивки). Довольно большой отступ иногда делают, если документы сшиваются в брошюру, при сгибе внутренние листы выступают дальше наружных, и их необходимо обрезать типографским ножом («гильотиной»). Довольно большой размер шрифта и межстрочного интервала (как и высокие требования к качеству печати) для научных документов обусловлены тем, что многие из них подлежат микрофильмированию. Кроме того, большой отступ обусловлен тем, что многие печатающие устройства имеют зону с краю листа, на которой они печатать не могут, особенно это характерно для матричных и струйных принтеров.

Свойства документа

Документы, созданные в MS Word, кроме текста документа и вложенных объектов может хранить дополнительную информацию. В меню Файл выбирается пункт Свойства. В появившемся диалоговом окне можно задать следующие свойства: название, тема, автор, руководитель, учреждение, группа, ключевые слова, заметки, база гиперссылки. Эти свойства потом отображаются в проводнике при наведении курсора на документ или в окне свойств. Система позволяет произвести поиск нужного документа, руководствуясь введенной информацией. Особенно это актуально, если документов много и архив охватывает большой промежуток времени. Кроме заполнения свойств документа можно порекомендовать продумать расположение документов в папках. Если документы более или менее однообразны, но создаются часто и разделяются временным интервалом – имеет смысл создавать папки с именем, обозначающем дату. Дату в имени папки или файла рекомендуется вводить с самого начала имени (если далее в имени идёт дополнительный текст), причём в японском формате – год/месяц/день. Таким образом, документы при сортировке по имени и по времени создания всегда будут находиться в хронологическом порядке. Если документы охватывают различные аспекты деятельности человека (или предприятия), то рекомендуется организовать структуру папок, позволяющую легко найти необходимый документ. Например, у секретаря в рабочей папке должны присутствовать вложенные папки «Приказы», «Отчёты», «Взыскания», «Поощрения» и т.д. В рабочей папке научного работника должны присутствовать папки «Публикации», «Отчёты», «Графика», в папке «Публикации» должны быть папки «Журналы», «Учебные» и т.д. При очень большом архиве документов и необходимости поиска можно активизировать систему индексирования документов. В Windows 2000 необходимо включить СЛУЖБУ индексирования (она должна быть установлена при установке системы), в Windows 9x можно использовать программу индексирования самого MS Office, которая настраивается в панели управления (программа индексирования должна быть установлена при установке MS Ofiice). Поиск с использованием индекса производится в несколько раз быстрее, чем при полном  сканировании документов. Свойства документов также заносятся в индекс и участвуют в поиске информации. Заполнение свойств документов также будет использоваться при преобразовании документа в гипертекстовый документ интернета при размещении его в сети (интранет и интернет). Для более детального ознакомления с системой поиска воспользуйтесь справочной системой.

Литература

(Все ссылки открывают страницы в новом окне) (Возвратиться)

1. М.ШТАРКЕ, Р.БОЛЛЬМАНН. Word для Windows 2.0. Киев: BHV, 1993; Москва: БИНОМ, 1993 (раздел Шрифты и специальные термины)

2. Справка Windows 2000 – Шрифты (FONTS.CHM)

3. Словорубная мастерская

4. Microsoft.ru Сборник технических статей

5. Правила набора русскоязычных текстов

6. Компьютерра, 1997 № 36 (213) Словорубная мастерская

7. Графический дизайн

8. Правила русского языка при наборе текста

9. Елена ПОЛОНСКАЯ. НАЧИНАЕМ РАБОТАТЬ В WORD 2000 Как с помощью Microsoft Word 2000 создать простой текстовый документ — приказ по учреждению — и ознакомить с ним сотрудников

10. Елена ПОЛОНСКАЯ. WORD 2000. Урок 2: СТИЛЬ ДОКУМЕНТА — 2000. Часть 1. Стиль «Ретро» – бумажный

11. Елена ПОЛОНСКАЯ. WORD 2000. Урок 2: СТИЛЬ ДОКУМЕНТА — 2000. Часть 2. Стиль «Web-модерн»

12. Николай ДУБИНА. Шрифты. (Infocity)

13. Роман СОБОЛЕНКО. Снова о ёлках – «лапках» или Зачем нужен тройной «минус»

14. Desktop publishing and prepress technology. Reference book. (Рус)

15. Игорь СИД. Реабилитация репрессированной буквы