Представление деятельности банка средствами электронного офиса

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время  развитие компьютерных технологий позволяет  решать широчайший круг задач в области  бизнеса. На мировом рынке программных  продуктов пользователям предлагаются специализированные программы и целые интегрированные пакеты программ, отвечающие все возрастающим запросам их потребителей. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office. Этот офисный пакет содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки данных, средства коммуникаций.

Электронный офис  –  система автоматизации офисной  деятельности в организациях и учреждениях. Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота. Основными функциями электронного офиса является формирование электронного документа и организация электронного документооборота в фирме. Появились новые программные продукты, позволяющие организовать электронный документооборот на предприятиях. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют формировать документы в электронной форме, передавать их специалистам, создавать требуемые базы данных и т.д.

 Программа PowerPoint создает файл презентаций, который содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда можно вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, можно изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав свой дизайн.

Целью данной работы является рассмотрение возможности и технологию работы с программой PowerPoint, входящей в состав пакета MS OFFICE, а также в качестве демонстрации рассмотрена обучающая информация о программе Adobe Photoshop. Для этого первая часть работы будет содержать теоретические указания, а в практической части будет создана презентация.

1 ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС

1.1 Понятие и роль электронного офиса

Множество взаимосвязанных  компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программами, основаны на использовании информационных систем и сетей, позволяющих достичь важных целей:

1. автоматизация обработки и передачи документов;
2. хранение документации в памяти систем;
3. интеграция всех процессов документооборота;
4. повышение информированности руководства;
5. уменьшение стоимости документального обеспечения;
6. сокращение времени поиска документов;
7. создание качественно новой информационной базы документации.

В результате этого, электронный  офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или предприятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, информационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

1. учет и анализ корреспонденции;
2. учет кадров и ведение бухгалтерии;
3. составление и отслеживание договоров;
4. обслуживание производства заказов, сбыта продукции;
5. выполнение экспертиз и проведение консультаций;
6. анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;
7. проведение баланса и оценок работы;
8. ревизия отчетности;
9. ведение электронных картотек.

Широкое распространение  в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные  службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, баланс, оценка работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий. Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по этой почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность получают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность размещать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нужных документов.

Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего, необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей задачи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа остальных сотрудников становится все более активной и творческой.

Для электронного офиса  разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

1. использование текстового и графического редактора;
2. работа с электронными таблицами;
3. применение систем управления базами данных и информационными хранилищами;
4. использование программ подготовки презентаций.

Особо важную роль в электронном  офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических  лиц. Необходимость в использовании  этой системы связана с тем, что документы, хранящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная обязанность этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Основными функциями системы являются:

1. прием, регистрация и учет документов;
2. упорядочение и классификация документов;
3. обработка документов;
4. дописывание комментариев к документам;
5. поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синонимам, словам с похожим написанием;
6. создание личных библиотек документов;
7. изменение конфигурации документов;
8. контроль версий документов при их модификации;
9. предоставление возможности удаленного доступа к документам не зависимо от места их хранения;
10. управление информацией;
11. обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
12. пересылка и рассылка документов;
13. администрирование учета и архивирования данных.

Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая  информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Третий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хранения документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.

1.2 Создание презентации

Под презентацией подразумевается  передача или представление аудитории  новой для нее информации, т. е. в общепринятом понимании презентация – это демонстрационные материалы для публичного выступления.

Компьютерная презентация – это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов. При наличии проектора эти слайды можно проецировать на экран в увеличенном виде.

К достоинствам слайдовой презентации можно отнести:

1. последовательность изложения. При помощи сменяющихся слайдов легко удержать внимание аудитории;
2. возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презентация это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего – как расставить акценты, о чем не забыть;
3. мультимедийные эффекты. Слайд презентации – это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;
4. копируемостъ. Копии презентации создаются мгновенно, поэтому каждый желающий может получить материалы презентации на руки;
5. транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете.

Программы создания презентации по принципам работы находятся где-то посередине между текстовыми редакторами и редакторами векторной графики.

Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки презентации – это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.

В пакет офисных программ MS Office фирмы Microsoft, наиболее популярный среди пользователей, входит программа создания презентаций MS PowerPoint, позволяющая достойно подготовиться к выступлению. С ее помощью можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.

В процессе создания презентаций  можно выделить три этапа:

1. Планирование презентации:
2. На первом этапе необходимо определить и составить список
3. ключевых вопросов и изучить материал создаваемой презентации.

Для этого целесообразно  собрать первичную информацию, провести собеседование с заинтересованными в презентации лицами, выяснить целевую группу, на которую будет ориентирована презентация. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Целесообразно определить основные моменты доклада, которые необходимо донести до слушателей. 

На основе полученной информации и  ее анализа следует выбрать тип будущей презентации – со сценарием, интерактивная или непрерывная. Далее разработать максимально подробную схему презентации в виде последовательности кадров – «раскадровку». Это позволит первоначально оценить логичность изложения материала и выявить пробелы в схеме. Созданная схема обрастает сценарием, в котором каждому кадру соответствует отобранный и проверенный материал.

При создании сценария нужно учитывать  запросы и индивидуальные особенности  будущей аудитории, особенно, если презентации суждено быть интерактивной.

Создание презентации – этап связан с подбором специальных программных и вспомогательных средств для реализации сценария, а также представлением сценария в виде последовательности слайдов.

Проведение презентации – большинство презентаций проходит под управлением докладчика. Успех зависит не только от качественного иллюстративного материала, но и от ряда позиций, которые нужно учитывать докладчику при проведении презентации. К ним можно отнести следующие принципы и подходы: