Представление деятельности банка средствами электронного офиса

1) подготовка к проведению. Необходимо подготовить хорошее заслуживающее внимания начало презентации, например, задаться каким-либо вопросом, удивить аудиторию или привести в пример какой-либо связанный случай, способный заинтересовать аудиторию. Открытие должно занимать от 5% до 10% презентации. Главные идеи доклада должны быть определены и обоснованы статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами и обязательно связаны с темой доклада. Целесообразно подготовить хорошее завершение презентации, создающее впечатление;

2) репетиция. Просмотр презентации перед небольшой аудиторией, репетиция доклада и получение отзывов и мнения коллег о содержании и стиле презентации. Настройка времени на проведение презентации;

3) проведение презентации.

Имеется множество программ для создания и проведения мультимедийных презентаций в среде Windows, например, PowerPoint, Action!, Animation Works Interactive, Compel, Multimedia ToolBook.

Все перечисленные программы позволяют  создавать презентации с элементами анимации, звуковым сопровождением, возможность взаимодействия с пользователем.

 

1.3 Возможности программы PowerPoint

 

PowerPoint предоставляет пользователю  возможность работать и просматривать  информацию в различных видах.  В зависимости от того, что  делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику – можно установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы.

1. Вид слайдов наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.
2. Вид структуры следует устанавливать для работы над текстом презентации. В этом случае возможно просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.
3. Вид сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.
4. Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу.

Демонстрация используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайды по очереди  выводятся на экран. Установить нужный вид можно и с помощью команд из меню Вид.

Работа с образцами

Вид презентации будет  лучше, если мы оформим все ее слайды в одном стиле. Кроме того, часто  возникает необходимость размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна. Поэтому в PowerPoint существует возможность задания для всех слайдов и страниц одинаковое оформление. Это делается в режиме работы с образцами.

Чтобы войти в этот режим, нужно выбрать в меню Вид  команду Образец, а в открывшемся  подменю – элемент презентации, образец которого мы хотим исправить по-своему усмотрению.

Для слайдов в меню предназначены две команды – Образец слайдов и Образец заголовков. Вторая команда применяется для определения образца титульных слайдов, вид всех остальных слайдов презентации определяется образцом слайдов.

При выборе команды Образец  слайдов видно, что в каждой области слайда содержится подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных изменений в образец.

Мы можем установить тип, начертание и размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры  областей образца, вставить в него рисунок  или нарисовать какой-либо графический элемент.

Все помещенные в образец  элементы появятся на каждом слайде презентации, а внесенные изменения сразу  же отразятся на всех остальных слайдах.

Таким образом, в PowerPoint можно  создать индивидуальный дизайн и  определить элементы, которые должны быть одинаковыми для всей презентации.

Если мы закрыли диалоговое окно, которое открывается при  вызове PowerPoint, или закрыли файл презентации, с которым работали, то для создания новой презентации нам придется вызвать команду Создать из меню Файл. После этого на экране появится окно Создать презентацию с активным разделом Дизайны презентаций.

В этом диалоговом окне можно  задать шаблон дизайна презентации. После щелчка на одном из шаблонов в окне Просмотр можно увидеть  его изображение. Выбрав шаблон, выполним на нем двойной щелчок. В результате откроется диалоговое окно Создать слайд.

В области Выберите авторазметку можно определить авторазметку для  вновь создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая  характеристика. При двойном щелчке на образце авторазметки на экране появится новый слайд, содержащий заглушки.

Окно для создания нового слайда можно вызвать, выбрав команду Создать слайд из меню Вставить или активизировав комбинацию клавиш (Ctrl+M).

Вернемся опять к окну Создать презентацию. Если активизировать панель Презентации, то можно запустить Мастер автосодержания или выбрать шаблон презентации.

Теперь активизируем раздел Общие. Мы увидим список шаблонов PowerPoint, которые содержатся в папке MS OFFICE / ШАБЛОНЫ. Сейчас здесь находится только шаблон Новая презентация.

Выполним щелчок в  этом шаблоне, в результате на экране появится окно Создать слайд. Выберем  двойным щелчком нужный вид слайда, после чего слайд появится на экране. Однако он не будет иметь художественного оформления, и мы можем самостоятельно полностью разработать его дизайн.

Создавая презентацию  с помощью Мастера автоформы, мы уже вводили текст непосредственно  в слайд. Однако во многих случаях  работать с текстом гораздо удобнее, если презентация представлена в виде структуры. В этом случае легче увидеть структуру презентации и удобнее править ее текст, поскольку работа идет в одном окне. Для замены текста, который содержится, например, в шаблоне, нужно выделить его, а затем ввести навой текст.

Когда презентация представлена в виде структуры, слева на экране появляется панель структуры, в которой  содержатся кнопки для повышения  и понижения уровня заголовков, для  перемещения блока текста вверх  или вниз, для разворачивания и  сворачивания структуры. Общие приемы работы со структурой аналогичны работе с Word в режиме структуры документа, поэтому описывать их не будем. Отметим только следующее:

Для перемещения слайда вместе с содержимым нужно перетащить значок слайда (он расположен слева  от заголовка) в нужное место документа.

 Для создания нового  элемента списка необходимо установить  курсор в конец существующего  списка и нажать кнопку Enter.

Для перемещения элемента списка в другую позицию нужно  установить курсор слева от него (курсор приобретает вид крестика) и перетащить данный элемент в нужное место.

Для создания нового слайда сначала нужно создать элемент  списка, а затем нажать кнопку Повысить уровень до тех пор, пока маркер не превратится в значок слайда.

Если мы хотим перейти  из вида структуры в вид слайдов, нужно выполнить двойной щелчок на значке соответствующего слайда.

Удачно выбранный шрифт  и различные текстовые эффекты, которые предоставляет в распоряжение пользователя PowerPoint, улучшат внешний  вид нашей презентации и сделают  ее более удобной для восприятия.

 Чтобы задать для  каких-либо текстовых элементов  всей презентации одинаковый  шрифт, нужно выбрать в меню  Вид команду Образец слайда. Затем  выполнить щелчок в области,  для которой мы хотим провести  изменения (вокруг нее появится  рамка), и выбрать в панели инструментов соответствующую кнопку для задания типа, размера и начертания шрифта. Можно также задать для символов тень (кнопка Тень текста) или рельефное начертание (меню Формат команда Шрифт). Если потребуется изменить регистр выделенного текста, можно воспользоваться командой Регистр меню Формат.

 Мы можем создать  и фигурный текст, например, расположить  символы вдоль кривой или окружности  или поместить внутрь какой-либо  фигуры. Для этого из меню Объект  необходимо выбрать команду Вставка, а из списка Тип объекта – элемент Microsoft WordArt. После этого на слайде появится область, в которой будет размещен фигурный текст, и откроется окно для ввода самого текста. Введем текст. Если выполнить щелчок на кнопке Обновить экран, то он появится в области слайда.

 Панель инструментов  включает в себя списки для  выбора формы фигурного текста, типа и размера шрифта, а также  кнопки, которые предназначены для  задания различных эффектов.

Художественное оформление является очень важным этапом разработки презентаций, т.к., во-первых, представленные в графическом виде данные часто выглядят лучше текстовых, во-вторых, использование графики позволяет выделить наиболее важные моменты презентации или облегчить понимание трудных положений доклада. И вообще, чем эффектней презентация, тем лучшее впечатление на слушателей произведет выступление.

PowerPoint предлагает пользователю  большое количество шаблонов  дизайна, разработанных профессионалами.  Задать для презентации шаблон  дизайна можно при помощи команды  Применить оформление меню Формат. После вызова команды откроется одноименное диалоговое окно. Выполнив щелчок на имени шаблона дизайна, мы видим его изображение в окне предварительного просмотра. Для выбора того или иного шаблона достаточно произвести на его имени двойной щелчок.

Одна из мощнейших  программ растрового редактирования изображений  любых форматов. В основном используется профессиональными дизайнерами, фотографами, архитекторами и остальными, кто  заинтересован в редактировании любых изображений. Набор возможностей, предоставляемых программой, в различных сочетаниях между собой, предоставляют возможности по созданию бесчисленного количества оригинальных эффектов, ограниченных только фантазией человека. Это и делает программу незаменимой.

 

2 СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ ПРОГРАММЫ КРЕДИТОВАНИЯ ФЕРМЕРСКИХ ХОЗЯЙСТВ И ИХ ПОСТАВЩИКОВ ОАО КБ «НАДРА»

 

Структура проекта 

Для создании презентации  нужно выбрать вверху кнопку «Формат-Оформление слайда», затем на панели справа, выбрать Тему, которую вы желаете увидеть в презентации (на всех слайдах или на одном слайде); или можно выбрать «Формат – Фон», и выбрать заливку или текстуру. Далее, нужно выбрать «Формат - Разметка слайда», затем справа выбрать понравившийся шаблон.

Для придания презентации PowerPoint наглядности и красочности на некоторых слайдах можно разместить различные схемы, графики, фотографии, рисунки, коллажи. Для этого по вкладке «Вставка» необходимо перейти в группу «Иллюстрации», щёлкнув по выбранной группе иллюстраций. Фотографию или рисунок можно разместить в презентации, используя уже известные команды «Копировать» и «Вставить».

 

Рисунок 1

 

Рисунок 2

 

Для того, чтобы скрасить презентацию звуковым сопровождением необходимо по вкладке «Вставка»  перейти в группу «Клипы мультимедиа» и выбрать функцию «Звук». В списке команд, который появится, щёлкнуть «Звук из файла». В появившемся диалоговом окне указать папку, из которой будет вставляться музыка, и тип звукового файла. Затем установить способ воспроизведения звука: автоматически или по щелчку. В появившейся вкладке «Работа со звуком» в группе «Параметры звука» и установить желаемые команды.

 

Рисунок 3

 

Презентацию PowerPoint можно  значительно разнообразить, используя  эффекты анимации, которые можно  добавить к любому объекту на слайде. Для этого по вкладке «Анимация» необходимо перейти в группу «Анимация» и открыть область задач «Настройка анимации». Затем щёлкнуть по тексту или объекту, которому нужно придать анимацию. В области задач «Настройка анимации» нажать кнопку «Добавить эффект», а затем выполнить одно или несколько действий по использованию эффектов. Эффекты появятся в списке «Настройка анимации» в порядке их добавления. В поле «Изменение эффекта» можно установить начало анимации, её направление и скорость.

 

Рисунок 4

 

Рисунок 5

Рисунок 6

 

Переходы между слайдами делают презентацию PowerPoint более эффектной. Чтобы добавить одинаковые переходы между слайдами презентации, на вкладке  «Анимация» необходимо щелкнуть по эскизу слайда и в группе «Переход к следующему слайду» выбрать эффект смены слайдов. Чтобы установить скорость смены слайдов, в группе «Переход к следующему слайду» раскрыть кнопку «Скорость перехода», а затем выберать нужную скорость. В группе «Смена слайда» нужно указать порядок смены: по щелчку или автоматически.

К смене слайдов можно  добавить и звук. Для этого на вкладке «Анимация» в группе «Переход к следующему слайду» нужно раскрыть кнопку «Звук перехода» и, выберите нужный звук. Можно добавить звук, которого нет в списке («Другой звук»).

 

Рисунок 7

Гиперссылки создаются  следующим образом: необходимо выделить текст, который нужно щелкнуть для активации гиперссылки. Либо можно выделить объект (например, клип или рисунок SmartArt). В закладке «Ссылки – Вставка» щелкнуть элемент Гиперссылка. В диалоговом окне «Вставка гиперссылки» нажать соответствующую кнопку в поле Мои адреса, чтобы задать назначение ссылки (то есть место, на которое указывает ссылка), либо чтобы перейти на другой слайд презентации, нажать кнопку «Место в документе».

 

Рисунок 8

Рисунок 9

 

Рисунок 10

 

Рисунок 11

Рисунок 12

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В курсовой работе были продемонстрированы возможности программ электронного офиса, в особенности PowerPoint, и в качестве демонстрации представлена обучающая презентация фирмы.