Проектирование Базы Данных

Министерство  транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Омский государственный  университет путей сообщения (ОмГУПС)

 

 

Кафедра: «ИМЭК».

 

 

 

Проектирование  базы данных

 

 

Тематический  реферат

по дисциплине «Информационные системы и базы данных»

 

 

 

 

 

 

 

Студентка гр. 52Ю

М.В. Попова

20.04.2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Омск – 2013

Введение  ………………………….……………………………………...…3

1. Этапы проектирования базы данных……………………………….….4
2. Создание новой базы данных……………………………………...…...6
3. Установка первичного ключа …………………………………....…...11
4. Ввод записей ……………………………………….………...……..…13

Заключение  …………………………………………..………………...…16

Литература  ………………………………………..………………………17

Предметный  указатель ………………………………..………………….18

Список  иллюстраций …………..………………………………………...19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Развития  вычислительной техники осуществлялось по двум основным направлениям: применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов; использование средств вычислительной техники в информационных системах.

Информационная  система – это совокупность программно-аппаратных средств, способов и людей, которые  обеспечивают сбор, хранение, обработку  и выдачу информации для решения  поставленных задач. На ранних стадиях  использования информационных систем применялась файловая модель обработки. В дальнейшем в информационных системах стали применяться базы данных. Базы данных являются современной формой организации, хранения и доступа к информации. Примерами крупных информационных систем являются банковские системы, системы заказов железнодорожных билетов и т.д.

В учебно-государственных структурах существует много документов на бумажных носителях, которые затрудняют обработку  и проверку данных. Основой для  учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

Поэтому есть необходимость автоматизировать весь процесс  бумажно-документного оборота. В этом нам и помогают базы данных.

 

 

 

 

 

 

База данных (БД) — это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.

1. Этапы проектирования базы данных.

Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как  таблицы, формы и отчеты, нужно  разработать их проект. Главное назначение проекта – выработка четкого  пути, по которому нужно следовать  при его реализации. База данных – достаточно сложный объект, и время, затраченное на ее планирование, может значительно сократить сроки ее разработки. Отсутствие продуманной структуры базы данных приводит к необходимости постоянной переделки и перенастраиванию объектов базы данных.

Проектирование  базы данных целесообразно начать с  разработки эскиза объектов, которые потребуются для получения результата. Затем необходимо определить связи между объектами и сформулировать более конкретные требования, налагаемые на эти связи.

При разработке эскиза необходимо ответить на следующие  вопросы:

• Какими данными мы располагаем?

• Какие таблицы необходимо создать?

• Какой тип данных должны иметь  поля таблиц?

• Как эти таблицы будут связаны  друг с другом?

• Какую информацию необходимо получить из форм и отчетов?

• Какие запросы необходимы для  создания форм и отчетов?

• Нужны ли в запросах вычисляемые  поля?

• Какие макросы могут быть созданы  для автоматизации работы с базой данных?¹

Законченный план должен содержать  подробное описание каждого отчета, формы, таблицы и запроса, а также связей между ними.

В процессе создания отдельных объектов следует каждый объект тщательно протестировать с проверочными данными. В качестве тестовых данных лучше использовать короткие имена и целые числа. Это позволит определить ошибки на более ранних стадиях разработки базы данных. Общее проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от концепции до реального воплощения.

Следуя теории Кодда (создатель  теории реляционных баз данных), который доказал, что при создании таблиц и связей между ними необходимо следовать только немногими формальными правилами, это позволит обеспечить простоту манипулирования данными. Его методика получила название нормализация данных. Поэтому таблицы должны отвечать для небольших баз данных трем нормальным формам.

Первая нормальная форма. Таблица находится в первой нормальной форме, если значения всех ее полей атомарные, и в ней отсутствуют повторяющиеся группы полей. Например, если в базе данных есть поле Ф.И.О., то его нужно разбить на три поля: Фамилия, Имя, Отчество или поле Адрес нужно разбить на поля: Улица, Дом, Квартира. Кроме того, для названий улиц лучше создать отдельную таблицу – таблицу-справочник.

Тогда в основной таблице, вместо названия улицы в поле будет вводиться код улицы. Это позволит избежать различные варианты записи названий улиц. Например, К. Маркса, Карла Маркса, КАРЛА МАРКСА и т.д. А это приведет к невозможности правильного выбора. например, по запросу, проживающих по улице Карла Маркса. Кроме того, эта таблица-справочник легко позволит быстро изменить название улицы при ее переименовании во всей базе данных. Для этого нужно изменить ее название только в одной таблице – таблице-справочнике.²

Вторая нормальная форма. Таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой нормальной формы и любое неключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей. Понятие ключевого поля будет рассмотрено далее в разделе.

Третья нормальная форма. Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой и второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля.

Создание  новой базы данных.

Для создания новой базы данных, находясь в главном окне MS Access, необходимо:

1. выбрать создание Новая база данных;
2. в открывшемся диалоговом окне выбрать из списка Папка папку, в которой будет сохранена создаваемая база данных, а в поле «Имя файла» ввести имя базы данных;
3. нажать кнопку Создать.

MS Access открывает окно для создания базы данных.

1. Создание таблицы.

Создание таблицы производится в два этапа:

• определение  структуры базы данных;

• ввод данных.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных:

1) выберите объект Таблицы и нажмите кнопку Создать;

2) в появившемся  окне диалога Новая таблица выберите подходящий вариант создания таблицы;

3) нажмите кнопку ОК.

 

 

 

 

Рисунок 1.

1.2. Определение структуры таблицы.

Структура таблицы может быть создана  с использованием Режима таблицы либо в режиме Конструктора, либо с помощью Мастера таблиц.

Два последних  способа позволяют импортировать  данные из других баз данных.

• Режим Импорт таблиц импортирует данные из внешнего файла.
• Режим Связь с таблицами создает таблицы, связанные с таблицами внешнего файла.

При выборе Режим таблицы появится пустая таблица. По умолчанию ее поля имеют имена «Поле1», «Поле2» и т. д. При вводе данных Microsoft Access присвоит каждому полю (столбцу) тип данных на основании введенной в это поле информации. В дальнейшем можно изменить описание поля, названия полей, перейдя в Конструктор.

При выборе Мастер таблиц за определенное число шагов можно создать таблицу, используя готовые часто используемые таблицы. Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.

Рисунок 2.

Рис.3. Таблица в режиме Конструктора.

При определении структуры таблицы  устанавливается, из каких полей  состоит отдельная запись БД, и  задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим  именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными  свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими  условия ввода данных.

1.3. Присвоение имен полям и выбор типа данных

Имена полей печатаются в клетках  столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши <ТаЬ>). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка.

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование 9 типов данных: текстовой, МЕМО, числовой, денежный, дата/время, счетчик, логический, поле объекта OLE, гиперссылки.

Тип данных Текстовый предназначен для ввода текста или числа, не требующие проведения расчетов. Максимальная длина 255 символов. По умолчанию длина текстового поля устанавливается равной 50 символов.

Тип данных МЕМО предназначены для хранения больших текстовых данный. Длина поля может достигать 64 кБ (65535 символов). Поле не может быть ключевым или индексированным.

Тип данных Числовой предназначен для хранения числовых данных и содержит множество подтипов (размеров). От выбора размера зависит точность вычисления.

Тип данных Счетчик специально предназначен для автоматической генерации значений в таблицу при добавлении новой записи. В зависимости от выбранных значений свойств Размер поля и Новое значение Access может генерировать случайные или последовательные длинные целые числа.

Денежный тип предназначен для хранения данных о денежных суммах. Его также можно использовать для любых числовых полей, которые должны иметь фиксированное число знаков после запятой. Денежный тип данных обеспечивает точность до 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа.

Тип данных Дата/время используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах и годах. Например, можно вычислить разницу в днях между двумя значениями даты/времени.

Логический тип данных используется для хранения значений Истина и Ложь. Он особенно полезен, когда требуется отметить, значение расчетного параметра меньше номинального значения аппарата и др.

Поле объекта OLE позволяет хранить такие данные, как рисунки, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows. Например, Access дает возможность хранить и редактировать документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, слайды презентаций Microsoft PowerPoint, звуковые файлы (.wav), видеофайлы (.avi) или рисунки, созданные в приложениях Paintbrush или Draw.

Гиперсвязь содержит адреса Web – страниц.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются  свойства каждого поля таблицы (рис.4).

Свойство	Назначение
Размер поля	задает максимальное число символов для ввода в данное поле.
Новые значения	определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей.
Формат поля	задает формат вывода значений данного  поля.
Число десятичных знаков	определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел.
Маска ввода	задает маску ввода, облегчающую  ввод данных в поле.
Подпись	определяет текст, который выводится  в качестве подписи поля.
Значение по умолчанию	позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
Условие на значение	определяет требования к данным, вводимым в поле.
Сообщение об ошибке	позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.
Обязательное поле	указывает, требует ли поле обязательного  ввода значения.
Пустые строки	определяет, допускается ли ввод в  данное поле пустых строк
Индексированное поле	определяет индекс, создаваемый по одному полю