Проектирование Базы Данных

Рисунок 3. Свойства и назначение полей.

Индекс – средство Microsoft Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и «Гиперссылка» или полей объектов OLE.

Каждый  тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например, поля данных текстового и числового типа имеют  свойство Размер поля. В свойстве Формат логического поля задается одно из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

Данные  всех типов имеют свойство Подпись поля. Это свойство используется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия соответствующего поля.

1.4. Установка первичного ключа.

Объявление  первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся  блоков данных. Это поле не может  содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Указание  поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать  уникальность значений каждого поля, существует возможность создать  составной ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие ко многим». Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, следует добавить поле счетчика и сделать его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей. Обычно в качестве ключа используются числовые поля.

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:

1) выделите  поле, которое должно стать полем  первичного ключа;

2) вызовите  команду Правка > Ключевое поле или нажмите кнопку Ключ панели инструментов.

1.5. Добавление, удаление и перемещение полей

Для добавления нового поля между уже существующими  полями:

1) установите  курсор в поле, перед которым  хотите добавит новое поле;

2) выберите  команду Вставка > Строки.

Для удаления поля из БД:

1) выделите всю строку  поля, щелкнув курсором на серой  кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки,  направленной вправо);

2) выберите  команду Правка > Удалить или нажмите клавишу <Delete>.

Для изменения порядка следования полей:

1) выделите  всю строку поля, щелкнув курсором  на серой кнопке слева от  имени поля (курсор примет вид  стрелки, направленной вправо);

2) переместите  с помощью мыши строку в  новое место.

1.6. Сохранение структуры таблицы

Если  структура была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Для сохранения структуры таблицы:

1. Нажмите  кнопку Сохранить на панели инструментов или выберите команду Файл > Сохранить.

2. Если  таблица еще не сохранялась,  то в появившемся диалоговом  окне введите имя таблицы в  соответствующее поле.

3. Нажмите  кнопку ОК.

4. Если  новая таблица не имеет ключевого  поля, для автоматического создания  ключа нажмите кнопку Да.

1.7. Ввод записей.

Ввод  записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к  табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или с помощью команды Вид > Режим таблицы.

На панели состояния внизу экрана отображается описание каждого поля.

1.8. Переход на нужное поле или запись.

Для перехода между столбцами и к следующей  записи используется клавиша <ТаЬ> или комбинация клавиш <Shift><Tab>. |

Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно ввести новый номер и нажать клавишу <Enter>.

Переход к другой записи также может быть осуществлен с помощью команды  Правка > Перейти.

1.9. Быстрый путь ввода данных.

Копирование данных из предыдущей записи. Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать <Ctrl><"> (кавычки).

Вставка текущего времени или даты. Чтобы вставить текущую дату надо нажать <Ctrl><;> (точка с запятой). Чтобы вставить текущее время надо нажать <Ctri><:> (двоеточие)

Инструменты редактирования Windows. Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования Windows: вырезанием (<Ctrl><X>), копированием (<Ctrl><0) и вставкой (<Ctrl><V>) в буфер.

Форматирование  содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа — по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение.³

1.10. Сохранение данных.

В MS Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:

• переход к следующей записи;

• закрытие режима таблицы или  формы. Чтобы сохранить запись без  перехода к другой записи, выполните  команду Записи > Сохранить запись.

1.11. Добавление и удаление записей.

Обычно таблица имеет в конце  пустую запись для добавления новых  данных.

Для добавления данных в новую запись:

1. Перейдите  на первое пустое поле новой  записи.

2. Введите значение и  нажмите клавишу <ТаЬ> для перехода к следующему полю.

Для удаления записей:

1. Выделите  записи для удаления, щелкнув  курсором на серой кнопке слева  от первой удаляемой записи  и переместив указатель вдоль  требуемых записей.

2. Нажмите  клавишу <Delete> или выберите команду Правка > Удалить записи.

3. В появившемся  окне подтвердите изменения, нажав  кнопку ОК.

1.12. Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:

1. Перейдите в режим  Конструктора таблиц.

2. Добавьте  поле объекта OLE.

3. В режиме  Таблицы установите курсор в нужную клетку и выполните команду Вставка > Объект.

Если объект вставляется из существующего файла, то необходимо:

1. В появившемся  окне выберите переключатель Создать из файла.

2. Введите  полное имя добавляемого файла  в поле «Файл» или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.

3. Нажмите  кнопку ОК.

Если  объект нужно создать:

1. Выберите  тип создаваемого объекта в  поле «Тип объекта» (например, Точечный рисунок Paintbrush).

2. Нажмите  кнопку ОК.

3. После  создания рисунка или объекта  в приложении OLE выполните команду Файл > Выход или Файл > Выход и возврат приложения OLE. Подтвердите обновление объекта в MS Access.

 

 

 

 

 

 

 

В данной работе мы разобрали  лишь малую часть возможностей MS Access, которая является гораздо более многофункциональной системой чем можно себе представить прочитав данную работу. Применение MS Access гораздо шире нежели просто создание БД, таблиц и запросов. Назовём некоторые из них. Мастер подстановок, делающий более простым ввод значений в поле. Создание и использование индексов, обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Способы обеспечения целостности данных, защищают связи между записями в связанных таблицах, а также от случайного удаления и изменения связанных данных. Контроль и проверка введения данных, осуществляет проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы, по заданному условию. Ввод данных с помощью копирования и перемещения, значительно сокращает время затрачиваемое на ввод данных. Создание вычисляемых полей в запросах, позволяет создавать столбцы в запросе, являющиеся результатом вычислений над значениями других столбцов. Изменение типов связей в запросе, позволяет создавать более гибкие и чёткие запросы. Возможность печати результатов запросов, таблиц, отчётов, позволяет избежать применения сторонних приложений и сократить время выборки и переноса данных для предоставления в бумажном варианте. Использование макросов, позволяет автоматизировать многие функции и превратить БД практически в самостоятельное приложение.

Это не полный список возможностей MS Access, но даже он даёт представление о широте возможностей, предоставляемой данной СУБД, для работы с данными. К сожалению, мы не можем описать эти возможности более подробно, т.к. для этого потребовалось бы очень продолжительное время и крайне большой объём печатного текста.

И так мы можем сделать  вывод, что MS Access является очень практичным и удобным приложением для работы с данными. Предоставляемые данной системой возможности делают её незаменимой для учёта, корректировки, формирования и обработки данных. При умелом использовании мы можем создать БД отвечающую любым требованиям, в любой сфере деятельности, что и объясняет столь широкое распространение MS Access.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература.

1. Гурвиц, А. Разработка реального приложения в среде клиент-сервер: учеб. Пособие. – Хабаровск: Изд-во ДВГУПС, 2005. – 204 с.
2. Информатика для юристов и экономистов/Под ред. Симонович С.В. и др. – СПб.: Питер, 2003. – 688 с.
3. Долженков В.А. Microsoft Office Excel 2007/В.А.Долженков, А.Б.Стученков. – СПб.: БХВ – Петербург, 2007. – 1200с.: ил. + Видеокурс (на CD – ROM) – (В подлиннике).
4. Титоренко Г.А. (ред.) Информационные системы в экономике-2-изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 
   2008. - 463 с.
5. Информатика для экономистов: Учебник  для вузов/ Под общ.ред. В.М.Матюшка. – М.: ИНФРА – М, 2009 г. – 880с. – ( Учебники РУДН).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Предметный  указатель.

1. База данных - интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.

 

2. Первая нормальная форма - таблица находится в первой нормальной форме, если значения всех ее полей атомарные, и в ней отсутствуют повторяющиеся группы полей.

 

3. Вторая нормальная форма - таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой нормальной формы и любое неключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей.

 

4. Третья нормальная форма - Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой и второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля.

 

5. Тип данных- тип данных в этом поле. По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных.

 

6. Тип данных счетчик - специально предназначен для автоматической генерации значений в таблицу при добавлении новой записи.

 

7. Тип данных МЕМО - предназначены для хранения больших текстовых данный. Длина поля может достигать 64 кБ (65535 символов). Поле не может быть ключевым или индексированным.

 

8. Числовой тип данных - предназначен для хранения числовых данных и содержит множество подтипов (размеров). От выбора размера зависит точность вычисления.