Проектирование информационной системы

1) распределение заказов среди  продавцов;

2) закупка необходимых для продажи офисной мебели материалов;

Для выполнения этих основных функций  директор должен поддерживать постоянную связь с бухгалтерией: своевременно получать  информацию и документацию о функционировании предприятия (договоры, счета, отчеты, сводки, размер з/п работников и т.д.).

Функции продавца в магазине заключаются в следующем:

• прием заказа является первой операцией жизненного цикла нового изделия. Заказ принимается продавцом в магазине. Покупатели могут варьировать расцветку обивки и комплектацию модели. Продавец оформляет договор и принимает предоплату;
• организация доставки готового заказа покупателю. После информации о готовности заказа продавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем создает гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты.

Технологический отдел: дизайнер-технолог технологического отдела выполняет технологическую проработку заказов.

Она состоит в следующем: после получения информации о  новом заказе дизайнер-технолог по необходимости проводит технологическую  коррекцию рабочих и сборочных чертежей и выпуск технологической документации - карт раскроя материалов, таблиц операций и т.д. Затем формирует ведомости комплектации - список материалов и комплектующих, необходимых для изготовления изделия, с указанием их точного количества.

Склад материалов: Кладовщик  выполняет следующие функции:

1) создает суммарную  ведомость на закупку недостающего  количества материала у поставщиков;

2) производит прием  закупленных материалов на склад.

Информационная  модель магазина.

Для построения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации в магазине. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе магазина. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагает получение входной информации, ее обработку и передачу для выполнения последующих операций.

  Продавец в магазине принимает заказ на покупку офисной мебели от покупателя. Далее информация о заказе передается директору, который передает заказ в технологический отдел.

В Технологическом отделе подготавливается ведомость комплектации, которая уходит в бухгалтерию.

В бухгалтерии формируется  накладная на получение материалов и передается на склад.

Если необходимые материалы  есть в наличии, то кладовщик подготавливает накладную на передачу материалов. Если материалы отсутствуют на складе, то формируется ведомость на закупку, которая уходит директору. Директор связывается с поставщиками и договаривается о поставке необходимых материалов на склад. После оплаты счёта в бухгалтерии закупленные материалы от поставщиков поступают на склад вместе с приходными документами.

После выполнения заказа, информация о ее наличии поступает  в магазин. Продавец связывается  с покупателем, сообщает ему, что  его заказ выполнен, и договаривается о времени доставки. Документы на получение заказа продавец передает водителю. Водитель подписывает документы у клиента и передает их в бухгалтерию

В бухгалтерию так  же передается предоплата и остаток  оплаты заказа.

Бухгалтерия осуществляет ежемесячные платежи в муниципальные  службы: налоги, пенсионные начисления работников магазина, коммунальные платежи.

Бухгалтерия по мере необходимости  доставляет оперативную информацию  директору.

 

1.4. Миссия магазина

 Миссия магазина - определенный смысл его существования,  который оказывает решающее воздействие на результаты деятельности. Четко сформулированная миссия вдохновляет и побуждает, дает возможность сотрудникам магазина проявлять инициативу, формирует главные предпосылки успеха деятельности магазина при различных воздействиях на нее со стороны внешней и внутренней среды.

 

Определим миссию магазина «Офисная мебель» -  продажа высококачественной офисной мебели, которая была бы доступна всем слоям населения, удовлетворяла  бы все запросы и создавала  комфорт потребителю.

Критические факторы  успеха

После определения миссии магазина необходимо произвести ее декомпозицию на стратегические цели. Из всех сформулированных целей нужно выбрать несколько  наиболее важных, которые называют критическими факторами успеха.

Т.е., критические факторы  успеха (КФУ) — это те мероприятия по реализации стратегии, конкурентные возможности, результаты деятельности, которые каждая компания должна обеспечивать (или стремиться к этому), чтобы быть конкурентоспособной.

Критические факторы  — это те движущие силы, которым  фирма должна уделять особое внимание, так как они определяют успех (или провал) компании на рынке, ее конкурентные возможности, непосредственно влияющие на ее прибыльность.

При определении КФУ  нужно соблюдать правило необходимости  и достаточности, согласно которому каждый критический фактор успеха необходим для достижения миссии магазина, а все вместе факторы должны быть достаточны для ее достижения.

Определим критические факторы успеха мебельного магазина:

• высокое качество продукции - снижение числа дефектов, уменьшение потребности в ремонте и т.д.;
• удобство обслуживания - простота оформления и быстрота выполнения заказов;
• скорость обработки информации – для эффективной работы магазина важна скорость обработки информации, так как быстрота выполнения заказов напрямую зависит от этого фактора.
• расширение ассортимента – закупка новых моделей с современным дизайном, но в ценовой нише, соответствующей уровню достатка среднего класса, дает возможность удовлетворить вкусы и запросы всех слоев населения, а это, в свою очередь, поможет поднять репутацию магазина у потребителя;

 

1.5. Структурные проблемы магазина

Структурные проблемы магазина – это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения  магазина. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов магазина. На данный момент, на мой взгляд, в магазине существуют следующие структурные проблемы:

• Неэффективный обмен информацией между отделами магазина и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениям магазина не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки материалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию. 
• Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок
• Нет электронного каталога моделей мебели, продаваемой магазином.

Цели информационной системы.

Цели, стоящие перед  информационной системой (ИС), должны соответствовать миссии и списку КФУ предприятия и, как правило, следуют из структурных проблем магазина. ИС призвана устранить те проблемы, которые  можно решить при помощи оптимизации информационного аспекта деятельности магазина.

Для осуществления миссии магазина и устранений назревших  проблем принято решение разработать  и внедрить информационную систему, позволяющую повысить эффективность  работы магазина офисной мебели.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Проектирование информационной системы

2.1 Способы описания бизнес-процессов

Автоматизация магазина позволит организовать ведение количественного  и суммового учета с целью  эффективного контроля за поступлениями  и расходованием товара, оперативно получать данные о продажах и денежных средствах, вести анализ продаж, отслеживать состояние расчетов с поставщиками, отражать торговые операции в бухгалтерском учете и т.д.

Обоснование выбора среды  разработки.

Для программной реализации работы одного из бизнес-процессов  нашего мебельного магазина я выбрала Microsoft Access. MS Access – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных.  Её успех заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Опишем основные эргономические особенности данной СУБД:

         MS Access является одним из самых лучших средств создания приложений среди аналогичных программных продуктов. Вся работа с базами данных интегрирована в окне базы данных. При разработке программы широко используются такие современные решения, как панели инструментов, панели свойств, гипертекстовые ссылки и др.

При создании форм, отчетов, запросов существует возможность воспользоваться  большим количеством встроенных шаблонов и «помощников», следовательно сокращается процесс написания программы.

Широко развитый пользовательский интерфейс. Существует возможность  создавать в клиентских приложениях  все элементы стандартного интерфейса Windows-приложений: окна, кнопки, полосы прокрутки, кнопки выбора, кнопки переключения и многие другие.

 Широкие возможности  документирования и создания  помощи пользователям. Окна подсказок,  «ярлыки» подсказок, отличная  документация на русском языке  и встроенная система помощи – отличительные особенности СУБД Microsoft Access.

Одно из основных преимуществ MS Access – тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office. 80% пользователей в мире применяют этот пакет для организации работы в офисе и дома. Следовательно, проектируемая нами система может быть легко применена и перенесена между множеством компьютеров.

 

 

2.2Описание интерфейса.

 

Работа начинается с загрузки кнопочной  формы, с помощью которой осуществляется навигация по приложению:

 

 

 

Рис. 4 Главная кнопочная форма

 

В свою очередь кнопка «финансы»  открывают другую кнопочную форму, где идет расчет денежных средств.

 

 

Рис. 5 .Кнопочная форма «Финансы»

 

 

Проанализировав деятельность мебельного магазина и проведя предпроектное исследование, можно выделить четыре основных бизнес-процесса магазина:

• Товары;
• Поставки;
• Заказы;
• Клиенты.

 

 

 

Рис. 6 «Товары»

 

Перемещения между модельными рядами осуществляется с помощью  кнопок перехода внизу формы. Чтобы  увидеть, какие предметы входят в  конкретный модельный ряд, создан список предметов. Покупатель может увидеть  внешний вид предметов, их характеристики и цены. После выбора покупателем модели по вкусу, продавец может начать оформлять заказ.

 

 

Рис. 7 «Заказы»

 

Здесь можно откорректировать заказ: данные о заказчике, комплектация, обивку и т.д. После того, как заказ  полностью сформирован, можно распечатать договор, выдать ведомость комплектации на выполнение заказа и ведомость на закупку недостающих материалов. Данные о материалах берутся из таблицы «Поставки» и «Товары».

 

 

 

 

Рис. 8 «Склад»

 

На складе кладовщик  выполняет следующие функции:

• Следит за доставкой товара на склад;
• Проверяет наличия товара на складе;
• Поиск товара на складе.

 

 

 

В магазине так же учитываются  клиенты.

 

 

Рис. 9 «Клиенты»

 

 

А так же поставщики, где указывается: какие фирмы поставляют мебель, Ф.И.О. представителей этих фирм, адреса, телефоны.

 

 

 

Рис. 10 «Поставщики»

 

В результате автоматизации  в магазине будет идти строгий  учет всех денежных средств: можно будет узнать сумму доходов, сумму расходов, прибыль за определенный месяц.

 

 

 

Рис. 11 «Доходы»

 

 

 

Рис.12 «Расходы»

 

 

 

Рис. 13 «Прибыль»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Все таблицы связаны  в схему данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Результатом проделанной  работы по внедрению в магазине офисной мебели информационной системы стали, следующие результаты:

·  повышение производительности труда и устойчивости бизнеса;

· улучшение значений показателей качества обработки  информации (повышение степени достоверности  обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени  автоматизации получения первичной информации);

· сокращение времени обработки заказов в несколько раз;

·   повышение согласованности работы всех подразделениях;

· появление у руководства предприятия эффективной системы отчетности, позволяющей своевременно определить состояние дел в магазине и вовремя отследить положительные и отрицательные изменения для принятия обоснованных управленческих решений;

·   увеличение числа обслуживаемых клиентов.