Профессиональная подготовка презентаций

4. Power Point Show Room.

Power Point Show Room, созданная французской компанией GlobFX, значительно усовершенствованная версия Power Point Swift Point, которая позволяет вставлять на слайды flash-анимацию. Новая версия обладает заметно расширенной функциональностью. С помощью Show Room, кроме flash-роликов, в презентации можно использовать видеофрагменты в форматах MP4 и FLV, а также потоковое видео с YouTube. Сервис дополнен инструментами поиска и вставки графики с сервиса Google и загрузки видео с YouTube [5].

5. Beamer (LaTeX).

Beamer (LaTeX) платный программный продукт. Beamer — класс для LaTeX, позволяющий создавать слайды для презентаций. Возможно включение сложных математических формул, иллюстраций, анимации. Beamer не первый класс LaTeX для создания презентаций, и, как многие его предшественники (например, пакет prosper), он имеет специальный синтаксис для определения «слайда» (в beamer он называется 'frame'). Созданные презентации имеют четко выраженную структуру (так как создаются с помощью LaTeX и содержат структурные единицы: разделы, параграфы, списки), по которой удобно ориентироваться или перемещаться во время презентации. Кроме того, вследствие того, что LaTeX имеет огромные возможности для написания математических формул, beamer представляет пользователю всю мощь LaTeX для создания научных презентаций. Есть несколько тонкостей использования beamer. Единственный правильный способ компиляции — DVI→PS→PDF. Все остальные приводят к тем или иным ошибкам. Графики функций лучше воспринимаются как векторная графика, а не как растровая [9].

6. Open Office.

Open Office бесплатный программный продукт. Open Office является известным и многофункциональным продуктом. Хотя функции этой программы весьма отличаются от функций Power Point, Open Office имеет свои преимущества (например, в одном контекстном меню можно назначать параметры сразу всех объектов, находящихся на слайде, при копировании изображения, копируется не только сам объект, но и его место расположение на слайде). Также она способна создавать PDF файлы из презентаций, а кроме того, экспортировать их в формат Adobe Flash (SWF), что даёт возможность просматривать их на любом компьютере с инсталлированным Flash-проигрывателем. Может показывать, редактировать и сохранять файлы в нескольких форматах, включая формат .ppt, который используется в Microsoft Power Point [8].

7. PptPlex.

Это одно из новшеств от Microsoft Office Labs, позволяющее представить презентацию как единое обозримое полотно, которое может организовать в иерархическую или иную структуру. Образы слайдов могут быть сгруппированы и вложены в секции. Возможность произвольного перемещения между секциями и слайдами делает переход от одного момента презентации к другому наглядным и динамичным [5].

 

Таким образом, самыми известными и многофункциональными являются Microsoft Power Point и Open Office. Все другие, выше перечисленные программные продукты, предназначены для более узкого круга применения, но тоже являются не маловажными, так как они необходимы для реализации более сложной информации для научного исследования в какой-либо предметной области. Они являются очень сложными продуктами для изучения, поэтому не получили широкого распространения.

2. Подготовка презентаций

2.1. Типы презентаций

На сегодняшний день различные виды презентаций - один из самых комфортных и эффективных способов ознакомления целевой аудитории с продвигаемым объектом, (это может быть товар, продукт или услуги). Презентация - это удобный способ демонстрации достижений или возможностей компании, описания методов производства или свойств выпускаемой продукции (товара), описание научно исследовательских работ и выдвигаемого проекта. В любом случае, выгодное отличие презентации от других инструментов – это возможность подачи информации наглядно, объемно и "живо". Как мы видим целей использования презентаций достаточно много - причем достигаются они путем использования разных форм презентаций. Презентации можно разделить на несколько видов в зависимости от формы использования и целей создания той или иной презентации [9].

1. Учебные презентации позволяют в удобной и наглядной форме представить учебный материал. Они предназначены для помощи преподавателю (это может быть учитель средней школы или преподаватель высшего учебного заведения), студенту или ученику для представления изученного ими материала [9].

Можно выделить четыре основные цели презентации:

• сообщить информацию;

• увлечь;

• научить;

• создать мотивацию.

Сообщить информацию - дать аудитории ключевую информацию или знания.

Увлечь - создать у аудитории позитивный опыт или перевести их в позитивное состояние.

Научить - связать знания или информацию с опытом и поведением, которые необходимы, чтобы перевести знания или информацию в действие.

Создать мотивацию - обеспечить контекст или стимул, которые придавали бы такой смысл знаниям, опыту или поведению, чтобы аудитория захотела действовать. Разумеется, большинство презентаций могут включать в себя сразу несколько целей из этого списка или даже все.

В рамках учебного процесса можно выделить следующие основные цели проведения презентации:

• Освоение нового материала.

• Закрепление изученного материала.

• Контроль знаний [6].

Учебные презентации можно разделить на несколько видов.

Лекция.

Презентация лекция необходима для образного представления учебного материала. Такая презентация может содержать в себе как основной, так и дополнительный материал, но в любом случае выступающий что-то дополняет, объясняет, отвечает на вопросы слушателей. Выступающий имеет максимальную свободу выбора средств для раскрытия темы. Но при этом необходимо удерживать внимание аудитории на протяжении длительного времени. Чтобы слушатели не потеряли живой интерес к предмету, в самом начале неплохо объяснить, зачем всё это нужно, коротко рассказать про области применения, и на протяжении всей лекции время от времени возвращаться к этим примерам, демонстрируя связь теории и практики. Дизайн слайдов должен быть простым и строгим (оптимально — тёмный на белом); ничто не должно отвлекать от понимания содержания лекции. Но возможны некоторые изображения для иллюстрации сложных явлений [9].

Презентация-доклад.

Презентация-доклад – это один из способов демонстрации самостоятельной работы по изучению какого-либо учебного материала или исследовательской работы по проведению каких-либо опытов или лабораторных работ. Основные цели такой презентации – изложение материала на заданную тему и демонстрация проведённых опытов или наблюдений. В презентации такого типа могут быть использованы различные теоремы, исследования учёных, описания необычных явлений. В конце обязательно должен быть вывод о проделанной работе. Мультимедиа-поддержка для докладчика, анимационные графики и диаграммы, наглядное представление таблиц и схем, слайд-шоу обеспечат наглядность информации для аудитории.

Интерактивные.

Они предназначены для индивидуального изучения учебного материала, без участия выступающего. В таких презентациях реализована возможность выбирать, как способ изучения учебного материала, так и степень подробности изложения материала. Они позволяют адаптировать информацию и обеспечить индивидуальный подход к каждому обучаемому. С помощью интерактивных презентаций удобно реализовать индивидуальные “экскурсии” по учебному материалу, которые позволяют пользователю самостоятельно ознакомиться с информацией о предмете. Интерактивные презентации построены на диалоге между компьютером и обучающимся, с предоставлением последнему возможностей самому определять нужную ему информацию и пути ее нахождения. Все интерактивные презентации управляются событиями, т.е. нажатием клавиши, подведением курсора на определенный экранный объект. В ответ на это событие программа презентации выполняет соответствующее действие. Такого рода презентации позволяют адаптировать информацию для широкой и разнообразной аудитории. [9]

2. Бизнес-презентации. Презентации  такого типа используются для  продажи товара или для повышения  имиджа организации.

Основные цели в рамках предпринимательства:

1. Продать товар или  услугу. В этом случае появляется  уникальная возможность представить  весь ассортимент товаров покупателю, который ранее ничего не покупал  в рекламируемой организации.

2. Проинформировать сотрудников  о текущем состоянии организации. В этом случае появляется возможность  изложить свои идеи по поводу  дальнейшей работы организации  или рассказать о том, что уже  имеется на данном этапе.

Применение презентаций очень широко. Несколько примеров ситуаций использования презентаций в деловой сфере:

• Информирование клиентов о товаре или услуге.

• Отчёт сотрудников о своей деятельности.

• Выдвижение новых идей для дальнейшего развития компании.

• Информирование о текущем состоянии организации, о видении целей и о путях их достижения.

В деловой сфере презентации используются в двух основных разновидностях.

2.1 Рекламные презентации. Целями таких презентаций являются  достижения экономического или  экономически значимого результата  и пробуждение потребностей к  потреблению товаров или услуг.

Также, сюда можно отнести и презентации, у которых на первом плане, естественно, находится не продукт, а организация или бренд, а главная цель состоит не в продаже продукта, а в формировании имиджа. Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы.

Для мотивации к покупке, к потреблению товара лучше использовать яркие картинки, изображения, короткие фразы, анимацию и различные звуки.

2.2 Управленческие презентации  используются для ознакомления  сотрудников с предстоящей работой  всей или представления идеи  одного работника.

В первом случае мы имеем дело с выступлениями, посвящёнными организации, её истории и целям, деятельности организации на данный момент или её планам на будущее. Во втором случае презентации используются для продвижения самых разнообразных проектов, касающихся развития, реформирования организации, для изложения результатов проделанной работы и так далее [7].

3. Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование о каком-либо проекте, поиск заинтересованных лиц в  поддержке разработки и реализации  проекта. Самая главная часть  такой презентации – это описание  актуальности. Именно в ней должны  приводиться всевозможные факты  и аргументы реализации проекта. Также немаловажным является  иллюстрация проекта. Поэтому, при  выборе программного обеспечения  следует обращать внимание графические  возможности продукта, с помощью  которых можно легко работать  с графиками, таблицами, диаграммами  и изображениями. Таким образом, этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, так как предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

Таким образом, презентации можно разделить на три вида. Все эти виды презентаций отличаются друг от друга требованиями их выполнения и целями.

 

 

2.2. Этапы создания презентаций

 

Этапы создания презентаций можно разделить на три группы:

Разработка – подготовительная часть, включающая планирование структуры презентации и подготовку тезисов для её слайдов.

Реализация – создание мультимедийного приложения (презентации) с использованием специального программного обеспечения.

Отладка – окончательная доводка продукта [4].

Разработка

1. Формирование цели. Широко распространены две общие цели публичного выступления:

• проинформировать;

• убедить;

Чаще используются две или более целей.

Информативные. Когда оратор пытается обучить своих слушателей или описать им что-либо, его цель - проинформировать. Примером информативного выступления можно представить лекции в учебном классе. Некоторые информативные речи предназначены для того, чтобы познакомить слушателя с чем-то абсолютно новым для него.

Убеждающие. Вторая общая цель - это убедить слушателя. Убеждающие выступления используются теми, кто пытается изменить убеждения или отношение слушателя к предмету, и теми, кто пытается заставить слушателей действовать определенным способом. Такие выступления предназначены для того, чтобы добиться скрытой или явной реакции. Скрытая реакция - это реакция, в соответствии со значением этого слова, не сразу раскрывается для выступающего или наблюдателя.

Оценка эффективности оратора облегчена, когда оратор ожидает явной реакции, которую можно наблюдать и оценивать.

2. Разработка структуры презентации (какую именно информацию и в какой последовательности нужно размещать).

3. Определение количества слайдов. Слайды не должны быть перенасыщены информацией хотя бы из соображений удобства читаемости.

4. Подготовка в тезисной форме текстовой информации для слайдов.

5. Определение расположения объектов на слайдах, исходя из соображений наглядности и смысловой нагрузки.

6. Выбор цветовой схемы и шаблона оформления. Основные критерии – удобство читаемости (бледно-голубой текст бледно-зелёном фоне – не лучший вариант). Должно быть соответствие дизайна и содержания [4].