Разработка программного продукта для автоматизации процесса продаж ООО «Медсервис-Центр »

Содержание

Введение

В настоящее время в России рынок  оптических коррекционных средств  активно развивается. В связи с этим встает вопрос о необходимости развития автоматизации предприятий этой отрасли. На данный момент разработаны несколько специализированных программных продуктов, однако они ориентированы в основном на крупные предприятия. Поэтому разработка соответствующего программного обеспечения для малого бизнеса является актуальной. Существующие программные продукты не могут в полной мере удовлетворить потребности предприятий.

ООО «Медсервис-Центр» основан 15 декабря 1992 года в городе Нижняя Тура. Основные бизнес-процессы организации: изготовление, ремонт, продажа очков и сопутствующих  материалов. Изначально из-за малых объемов продаж не было необходимости их автоматизации. По мере увеличения объема заказов возникла необходимость внедрения на предприятии автоматизированной системы учета, которая бы обеспечила:

• полноценный учет продаж в разрезе товара, клиентов, заказов;
• формирование отчетности.

Актуальность данной работы вытекает из следующего противоречия: существующие программные продукты не удовлетворяют потребности предприятия, так как специализированные программы в основном ориентированы на крупные предприятия и внедрения их на ООО «Медсервис -Центр» является экономически не выгодным. Предлагаемые решения же для малого бизнеса в недостаточной мере проработаны, поэтому было принято решение разработать собственное программное обеспечение.

Объектом исследования является процесс продажи оптических коррекционных средств на предприятии «Медсервис-Центр».

Предметом исследования является создание специализированного программного обеспечения для ООО «Медсервис-Центр ».

Цель дипломной работы – разработать программный продукт для автоматизации процесса продаж ООО «Медсервис-Центр ».

В соответствии с поставленной целью  предполагается поэтапное решение  следующих задач:

1. Исследование предметной области, анализ бизнес-процессов на предприятии, определение требований к создаваемой информационной системе (ИС).
2. Анализ литературы и Internet-источников по  программам складского и торгового учета с целью формулирования требований к программным разработкам такого уровня.
3. Проектирование (техническое проектирование, логическое проектирование). Разработка в соответствии со сформулированными требованиями состава автоматизируемых функций, оформление технического проекта информационной системы.
4. Реализация (рабочее проектирование, физическое проектирование, программирование). Разработка и настройка программ, наполнение баз данных, создание рабочих инструкций для персонала, оформление рабочего проекта.
5. Внедрение (тестирование, опытная эксплуатация).

Результаты работы прошли апробацию на предприятии ООО «Медсервис – Центр».

1 Проблемы и тенденции развития информационных систем в оптическом коррекционном бизнесе

1.1 Экономическая сущность задачи

Различают 3 основных формата точек продаж оптических коррекционных средств. К низшему сегменту относятся представители масс-маркета: уличные и рыночные стенды, стенды в метро и магазинах. В таких точках продаются исключительно готовые изделия, стоимость которых не превышает 500 – 700 рублей. В основном все товары имеют низкое качество стекол и пластика, а также плохое центрирование, что только усугубляющие проблемы со зрением.

В крупных торговых и административных центрах обычно располагаются магазины оптики более высокого класса. На их стендах и витринах представлены очковые оправы, линзы, и средства по уходу, имеющие подтверждения  о безопасности для здоровья. Главным отличительным признаком является наличие в магазине кабинета оптометриста, отдела приема и выдачи заказов, участка изготовления и ремонта очков, отдела технического контроля. Очки изготавливаются по индивидуальному заказу. Средняя стоимость очков в таких салонах составляет не менее 1500 – 2000 рублей. Площадь салона-магазина оптики – 40 – 50 кв.м.

Салоны оптики, относящиеся к  классу «премиум» отличаются ассортиментным рядом. Их покупатели не только исправляют свое зрение, но и подчеркивают статусность с помощью приобретаемых товаров. Верхняя граница стоимости изготовленных очков теряется где-то за 50 тыс. рублей, оправы дешевле 1000 руб. почти не встречаются. Обычно премиум-салонов арендуют площади от 100 кв.м.

Значимой тенденцией, характерной для международного рынка очковых линз и в начальной стадии наблюдаемой на российском рынке, выступает индивидуализация очковых линз в зависимости от данных конкретного клиента, особенностей его зрительной активности и потребностей. Из этого вытекает следующее – для того, чтоб салон оптики успешно развивался, необходимо делать уклон на клиентов, а именно: качественное и быстрое обслуживание заказчиков.

В современном мире очень ценится  такой ресурс как «время». Теперь клиент не готов стоять в очередях и ждать. Кроме того, рынок оптической коррекции достаточно хорошо наполнении и в основном выполняет стандартный набор услуг, то есть существует большая альтернатива выбора салонов. Чтоб сохранить клиента необходимо достаточно быстро и качественно его обслуживать. Существующая система приема и обработки заказов не позволяет это делать, так как все документы оформляются исключительно ручным способом. Автоматизация деятельности по оформлению и учету заказов позволит в достаточной мере сократить время обслуживания одного клиента, а соответственно и увеличит возможность большего потока заказчиков.

1.2 Обоснование необходимости и  цели использования информационных  систем для рынка коррекционной оптики

Как уже было отмечено, основной задачей  салонов оптик является качественное и быстрое обслуживание клиентов.

Существуют два направления  по сокращения времени на работу с  одним заказчиком:

• сокращение сроков по изготовлению заказов;
• сокращение времени на обслуживание клиента (оформление документов, выдача заказа, предоставление справочной информации).

Срок готовности заказа зависит от имеющегося оборудования по изготовлению очков. Современные машины позволяют изготовить заказ клиенту за 20 минут, дальнейшее ускорение процесса пока невозможно.

Сокращение же времени на обслуживание клиента зависит исключительно от работы продавца-консультанта, поскольку это единственный человек с котором непосредственно взаимодействует клиент. Единственная возможность – автоматизация бизнес-процессов продавца-консультанта:

1. Ведение электронной базы клиентов:

• простота ввода и поиска информации о клиенте;
• исключение ошибок ввода;
• наличие истории обращений клиента и его заказов.

2. Ведение электронной базы по товарам:

• быстрая и достоверная информации о имеющемся товаре и его цене;
• возможность отслеживать остаток товара, формирование заявки на товар;
• участвует в оформлении бланка заказа.

3. Автоматизации оформления и учета заказов:

• сокращение времени на обслуживании клиента, ха счет исключения оформления документов ручным способом;
• быстрое предоставление информации о состоянии ( готовности/неготовности) заказа;
• при возникновении спорных ситуации легко узнать когда был изготовлен заказ и с какими составляющими.

Позволит учестиь специфику предприятия и использовать весь спектр современного оборудования для организации торгового процесса, что позволит ускорить и оптимизировать внутреннюю работу, упрочнить положение в условиях конкурентной борьбы, продолжить развитие предприятия с применением высокотехничной организации.

Таким образом, внедрение информационной системы в сети салонах оптики является обязательным условием его успешного функционирования в конкурентной среде.

1.3 Проблемы развития информационных  систем в рассматриваемой предметной  области

Автоматизация управления предприятием основывается на трех китах:

• технология бизнес-процессов;
• программные средства;
• технические средства.

Технология бизнес-процессов обеспечивает полноту формирования первичных  данных, достоверность и оперативность  учетной информации в рамках хозяйственной  деятельности предприятия, правильность оформления и учета хозяйственных операций, выбор наиболее рациональных форм и методов управления и определяет конечные требования к организации всего управленческого процесса на предприятии.

Поэтому для того, чтобы сформулировать требования к программе, нужно построить модель бизнес-процессов, которая включает в себя описание стандартов: финансового, материального, производственного учетов и документооборота.

Важно учесть то, что бизнес-процессы будут меняться по мере развития предприятия, и АСУ, на основе которой проводится автоматизация, должна быть гибкой и легко перенастраиваемой. Поэтому внедрять целесообразно только программное обеспечение (ПО), допускающее такую модификацию.

Основной проблемой развития информационных систем в данной предметной области заключается в том, что существующие на данный момент системы не учитывают специфику оптического бизнеса.

В существующих готовые решения  нет нескольких важных функций:

• не учитывается номенклатура оптики в разрезах свойств товара. В основном это касается учета линз (диоптрии, цвет, радиус, материал, т.д.);
• не отражаются медицинские показатели, данные о диагностике и ранее заказанных товарах/ услугах пациента / клиента;
• нет такого типа документа как «Заказ на очки», который позволяет в удобной форме выписать сопроводительный документ при оформлении заказов на очки (можно выбрать оправу, левую и правую линзы, указать % предоплаты и дату изготовления заказа).

1.4 Анализ существующих разработок  и обоснование выбора технологии  проектирования

На данный момент рынок программных средств, направленных на автоматизацию оптического бизнеса имеет готовые решения. Рассмотрим имеющиеся типовые разработки и выясним насколько они подходят для автоматизации бизнес-процессов ООО «Медсервис - Центр».

 

1С: Торговля и Склад 7.7 (Разработчик – ЗАО «1С»)

«1С: Торговля и склад» предназначена  для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все  функции учета – ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Типовая конфигурация позволяет:

• оформлять закупку и продажу товаров;
• производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;
• вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
• формировать необходимые первичные документы;
• оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок;
• вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;
• задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;
• работать со взаимосвязанными документами;
• выполнять автоматический расчет цен списания товаров;
• быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;
• вести учет товаров в различных единицах измерения;
• получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;
• автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии.

Пример внедрения: магазин оптики «МедиоОптика».

В 2005 г. специалистами ООО «АйТи-Софт»  была расширена функциональность типовой  конфигурации «Торговля и склад, редакция 9.2» на базе системы программ «1С: Предприятие 7.7» для автоматизации учета номенклатуры магазина оптики «МедиоОптика» в разрезах свойств товаров.

Разработан дополнительный функционал, предназначенный для ведения  учета номенклатуры в разрезах нескольких (до 4-х) свойств. В основном, это применяется  при учете линз (диоптрии, цвет и т.п.).

Также, на базе документа «Реализация», добавлен документ «Заказ на очки», который  позволяет в удобной форме  выписать сопроводительный документ при  оформлении заказов на очки (можно  выбрать оправу, левую и правую линзы, указать % предоплаты и дату изготовления заказа).

Основными целями внедрения на предприятии  новой автоматизированной системы  управления были:

• повышение эффективности работы подразделений торгового предприятия;
• повышение эффективности планирования продаж, закупок, денежных платежей;
• контроль соблюдения планов, доступности денежных средств, дисциплины поставок и платежей;
• автоматизация работы складского хозяйства;
• получение оперативной информации о взаиморасчетах с контрагентами;
• построение единой информационной системы, способной к дальнейшему развитию.