Решение задачи по транспортировке груза от поставщиков к потребителям с минимальными затратами с помощью средств Microsoft Office.

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты пакета Microsoft Office

1.1. Microsoft Excel

1.2. Microsoft Office Access

1.3. Microsoft PowerPoint

Глава 2. Практическое применение пакета Microsoft Office

2.1. Задача

2.2. Построение математической модели.

2.3. Решение задачи с помощью Microsoft Excel

2.4. Создание базы данных в MS Access

2.5. Оформление работы с помощью Microsoft Office Power Point 2003

Выводы по главе 2:

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Актуальность проблемы:

   Любое  предприятие  сталкивается  с  проблемой   автоматизации   работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Первая проблема  при  этом - как  выбрать   подходящие   программные   продукты?   Желательные  свойства информационной системы сильно зависят от  размеров  предприятия  и  специфики его бизнеса, но есть и универсальные требования.

    Конечно, любое  предприятие  нуждается  в  инструментах  для  работы  с текстами (создание, редактирование,  оформление  документов),  а  также  для обработки данных (электронные  таблицы,  средства  анализа  и  планирования, СУБД). Но этого, как  правило,  недостаточно.  Ведь  с  документами  работают разные люди, и документы часто состоят из различных частей, включая  тексты, числа, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, даже звук или видео.

    Сегодня все  это  возможно  благодаря  созданному  компанией  Microsoft семейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office.

    Комплект программных  продуктов  Microsoft  Office  включает  несколько приложений,  образующих  единую  среду   для   обработки   самой   различной информации. В состав Microsoft  Office  входит  мощный  текстовый  процессор Microsoft  Word,  электронные  таблицы   Microsoft   Excel,   средство   для подготовки  и  демонстрации  презентаций  Microsoft   PowerPoint. Кроме  того, существует  профессиональная  версия  Microsoft  Office,  в  которую  помимо перечисленных приложений входит  система  управления  базами  данных  (СУБД) Microsoft Access.

С помощью языка XML приложения Microsoft Office могут автоматизировать практически любую задачу, связанную с созданием документов, отчетов, электронных таблиц и форм.

Цель курсового проекта: решение задачи по транспортировке груза от поставщиков к потребителям с минимальными затратами с помощью средств Microsoft Office.

Задачи данного курсового проекта:

                  Изучение теоретической базы пакетов Microsoft Office 2003(Excel,  Access,  PowerPoint);

                  Применение  пакетов Microsoft Office в практической работе;

                  Оформление и защита курсового проекта с помощью Microsoft PowerPoint.

Написание этой работы осуществлялось с помощью текстового редактора Word 2003 из пакета Microsoft Office. Помимо использования книжного материала, применялись электронные учебники, статьи электронных изданий и справка MS Offise, которую можно вызвать по ходу работы. Работа состоит из введения, двух глав, выводов,  заключения, списка использованной литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты пакета Microsoft Office

1.1. Microsoft Excel

Microsoft Excel — вторая по популярности программа (или приложение), из пакета Microsoft Office. Excel получила такое признание, без сомнения, вследствие того, что в современном бизнесе, помимо документооборота, для которого используется Word, важнейшую роль играют системы обработки числовых данных. В Excel широчайшие возможности работы с числами дополнены средствами построения диаграмм и обработки электронных таблиц. Программа работы с электронными таблицами Excel совмещает удобную форму таблицы с вычислительными возможностями калькулятора[4].

Рис.1 MS Excel.

Это означает, что мы вправе не только использовать данное приложение для создания финансовых отчетов, ведомостей, но и применять его встроенные возможности для вычисления полных и промежуточных итогов и получения более сложных оценок. Такое объединение возможностей делает Excel незаменимым и естественным для любых приложений, использующих определенный вид табличного представления и выполнения интенсивных расчетов на основе содержащихся данных.

Программа применяется также для создания финансовых отчетов, ведомостей и отчетов о движении товаров по складу, и за приделы склада, что требует объемных вычислений. Решетка рабочего листа Ключ к успешной работе с Excel— понимание структуры таблиц[4].

Для решения транспортной задачи в Excel используются  надстройка Поиск решения ( Рис.2).

Рис.2 Поиск решения

С её помощью можно определить, при каких значениях указанных влияющих ячеек формула в целевой ячейке принимает нужное значение (минимальное, максимальное или равное какой-либо величине). Для процедуры поиска решения можно задать ограничения, причем не обязательно, чтобы при этом использовались те же влияющие ячейки. Для расчета заданного значения применяются различные математические методы поиска. Вы можете установить режим, в котором полученные значения переменных автоматически заносятся в таблицу. Кроме того, результаты работы программы могут быть оформлены в виде отчета.
Программа Поиск решений– дополнительная надстройка табличного процессора MS Excel, которая предназначена для решения определенных систем уравнений, линейных задач оптимизации[3,c.74].

Основным достоинством электронной таблицы Excel является наличие мощного аппарата формул и функций. Любая обработка данных в Excel осуществляется при помощи этого аппарата. Вы можете складывать, умножать, делить числа. В Excel широко представлены математические функции. Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др. Функция СУММ (SUM) суммирует множество чисел. Эта функция имеет следующий синтаксис:

=СУММ(числа)

Аргумент числа может включать до 30 элементов, каждый из которых может быть числом, формулой, диапазоном или ссылкой на ячейку, содержащую или возвращающую числовое значение. Функция СУММ игнорирует аргументы, которые ссылаются на пустые ячейки, текстовые или логические значения. Аргументы не обязательно должны образовывать непрерывные диапазоны ячеек.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки[6].

1.2. Microsoft Office Access

Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации[4].

Очевидно, что отправной точкой в процессе работы с любой СУБД является создание файла (или группы файлов) базы данных.

Рис.3 Главное окно базы данных в Access

Microsoft Access — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С по­мощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач[2].

Элементы базы данных:

Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

Формы. Формы позволяют отображать данные  из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули[8].

База данных может содержать до 32768 объектов.

В состав Access  входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

1.3. Microsoft PowerPoint

Программа PowerPoint является лидером среди систем для создания презентаций.

Рис.4 Microsoft PowerPoint

С ее помощью текстовая и числовая информация легко превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, пригодные для демонстрации перед современной весьма требовательной аудиторией. Разработчики PowerPoint исходили из предположения, что данная программа должна быть предельно понятной для пользователя и простой в эксплуатации. Одновременно, программа должна обеспечивать создание высокопрофессиональных презентаций, которые ранее могли быть созданы только профессионалами.

PowerPoint с успехом удерживает уже много лет лидерские позиции, предоставляя своим пользователям широкие возможности как в использовании уже готовых решений, так и в творческом поиске.

С помощью этой программы мы можем подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера или проекционного экрана, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям.

PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, мы можем изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание. И, наконец, мы имеем достаточно времени и чувствуем в себе способности дизайнера, можем начать работу над презентацией «с нуля» — в PowerPoint для этого есть все средства.

Более того, PowerPoint позволяет перестраивать рассказ во время показа презентации, делая акценты в определенных местах. Если картинка стоит тысячи слов, то презентация PowerPoint, возможно, стоит пяти тысяч, так как позволяет общаться с публикой на понятном языке зрительных образов:

•  позволяет решать, что и как показать слушателям;

• определить, на чем заострить внимание, и каким образом это сделать;

• выбрать порядок появления элементов;

• определить темп всего показа.

Неудивительно, что примерно 15 миллионов пользователей хоть раз в неделю обращаются к PowerPoint. Почти любая организация может найти повод для создания презентаций.

Графические программы для создания презентаций, к числу которых относится и PowerPoint, могут задействовать элементы, полученные из множества источников. Создавая слайды, вы можете не только использовать встроенные в программу инструменты, но и импортировать элементы из других программ.

Представление информации на экране.

PowerPoint предоставляет пользователю возможность работать и просматривать информацию в различных видах. В зависимости от того, что делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику — можно установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы.

1.  Вид слайдов  наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.

2.  Вид структуры  следует устанавливать для работы над текстом презентации. В этом случае, возможно, просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.

3.  Вид сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.

4.  Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу.

5. Демонстрация используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран. Установить нужный вид можно и с помощью команд из меню Вид[5].

Выводы по главе 1:

1. Автоматизированный офис предоставляет новые средства связи с внешним миром. Автоматизированный офис включает: базы данных, текстовый редактор, электронные презентации, графический редактор.

2. Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций. Программа применяется также для создания финансовых отчетов, ведомостей и отчетов о движении товаров по складу, что требует объемных вычислений.