Решение задачи по транспортировке груза от поставщиков к потребителям с минимальными затратами с помощью средств Microsoft Office.

Рис. 11 Запрос на выборку

Аналогичным способом  создаем запрос по поставщикам «Мотор» и «Форвард».

1.                  В окне Новый запрос выбираем Конструктор.

2.                  В окне Добавление таблицы выбираем Итоговая таблица.

В списке полей таблицы выбираем поля, включаемые в результирующую таблицу:  поставщики, потребители, количество товара.

3.                  Задаем условие отбора для поля Поставщик. В строку Условие отбора вводим: "Форвард" Or "Мотор" (рис.12).

Рис.12 Создание отчета. Режим конструктор

4.                  Закрываем бланк запроса. При закрытии запроса вводим его имя – Запрос по поставщикам «Мотор» и «Форвард».

5.                  Откроем созданный запрос и рассмотрим результирующую таблицу (Рис. 13).

Рис. 13 Запрос по поставщикам «Мотор» и «Форвард»

Создаем запроса с параметром.

Создадим запрос, позволяющий отбирать поставщиков, которых пользователь может задавать сам при запуске запроса.

1.      Открываем вкладку Запросы и нажимаем кнопку Создать.

2.      В открывшемся окне создаем запрос на выборку на основе Итоговой таблицы, в которую войдут следующие поля: поставщик, потребитель, количество товара.

3.      В строке Условие отбора поля Поставщик вводим: [Введите имя поставщика] (Рис.14).

Рис. 14 Режим конструктор

4.      Закрываем запрос и присваиваем ему имя Выбор поставщика.

5.      Выполняем запрос. На экране появляется окно Введите имя поставщика (Рис.15).

Рис.13 Выполнение запроса

6.      Вводим имя, например Форвард.

7.      Ознакомившись с результатами запроса (Рис. 14). Закрываем запрос.

Рис. 14 Выбор поставщика

Аналогичным образом создадим запрос: Выбор потребителя. Только в этом случае заполняется строка Условие отбора – [введите имя потребителя] (Рис. 15).

Рис.15 Создание запроса. Режим конструктора

При открытии такого рода запросов выводится окно, которое показано на рис.16.

Рис. 16 Создание запроса с параметром

Создание итогового запроса.

Итоговые запросы предназначены для вычисления суммы значений или среднего значения по всем ячейкам поля, также может выбираться максимальное или минимальное значение данных или выполняться какая-либо другая функция.

И так, каждый поставщик имеет своего потребителя и количество груза в запасе.

Необходимо подготовить отчет, который определит количество запасов продукции у каждого поставщика.

1.                  Открываем Итоговую таблицу в режиме конструктора.

2.                  В бланк запроса вводим поля: поставщик, потребитель, количества груза.

3.                  Для поля Поставщик вводим сортировку по возрастанию.

4.                  Выбираем пункт меню Вид/Групповые операции.

5.                  Для поля, по которому производится группировка записей (в данном случае Поставщик) оставляем в строке Групповые операции значение Группировка.

6.                  Для поля Потребитель выбираем итоговую функцию Count– для определения общего количества потребителей.

7.                  Для поля Количество товара выбираем итоговую функцию Sum, определяющую общее количество запасов продукции

8.                  Закрываем окно запроса и присваиваем ему имя – Итоговый запрос (Рис.17).

Рис. 17 Итоговый запрос

Оформление результатов запросов в виде документов (отчетов).

Отчеты можно создавать в режиме конструктора или с помощью специальной программы, входящей в состав СУБД – мастера отчетов.

При создании отчетов сначала выбирается вкладка Отчеты. При нажатии кнопки Создать, выбирается Мастер отчетов. В качестве источника указывается таблица Итоговая таблица.

В окне Создание отчетов выбираем доступные поля: поставщик, потребитель, стоимость перевозки единицы продукции, количество товара.  Уровни группировки – Поставщик, сортировка- Потребитель, итоги- количество товара – Sum. Далее выбирается макет - Табличный, ориентация – Книжная, стиль – Деловой.

В режиме конструктора отчет имеет вид как на рис.18:

Рис. 18 Создание отчета. Режим конструктора

Отчету присваиваем имя Итоговый отчет. Отчет будет иметь вид, показанный на рис. 19.

Рис.19 Итоговый отчет

Создадим отчет Расчет объема доставленного товара от выбранного поставщика.

Выбирается Мастер отчетов. В качестве источника указывается таблица Выбор поставщика.

В окне Создание отчетов выбираются доступные поля: поставщик, потребитель, количество товара.  Уровни группировки – Поставщик, сортировка- Потребитель, итоги - количество товара – Sum.

В режиме конструктора отчет имеет вид как на рис.20:

Ри.20 Режим конструктор. Создание отчета

При открытии такого рода отчета выводится окно, которое показано на рис.21.

Рис. 21 Создание отчета

Сам отчет будет иметь вид, показанный на рис. 22.

Рис.22 Отчет. Расчет объемов доставленного товара поставщика «Форвард»

Аналогично создадим отчет по Потребителям.

Выбираем Мастер отчетов. В качестве источника указывается таблица Выбор потребителя.

В окне Создание отчетов выбираются доступные поля: поставщик, потребитель, количество товара.  Уровни группировки – Потребитель, сортировка- поставщик, итоги- количество товара – Sum.

В режиме конструктора отчет имеет вид как на рис.23:

Рис.23 Режим конструктор. Создание отчета

Отчету присваивается имя Расчет объема товара, полученный потребителями от поставщиков. При открытии такого рода отчета выводится окно, которое показано на рис.24.

Рис.24 Создание отчета

Сам отчет будет иметь вид, показанный на рис. 25.

Рис. 25 Отчет. Объем товара полученный от поставщиков

Создание пользовательских форм.

Для удобства ввода данных в СУБД Access предусмотрена возможность создания пользовательских форм. Формы можно создавать с помощью мастера или конструктора. В данном случае мы создадим с помощью конструктора. Для этого:

1.Открываем вкладку Формы. В появившемся окне Создание форм в строке Таблицы и запросы выбираем таблицу Поставщики, перемещаем из окна Доступные поля необходимые для формы поля (в данном случае должны быть доступны все поля) в окно Выбранные поля. Нажимаем кнопку Далее.

2.Выбираем на свое усмотрение стиль, нажимаем кнопку Далее, присваиваем форме имя Поставщики и нажимаем кнопу Готово. На экране появится форма, представленная на рис.26.

Рис.26. Форма

В окне Запись стоит цифра 1, что соответствует первой записи. Всего записей в данном случае – 3. Чтобы просмотреть следующую запись, щелкаем по кнопке, расположенной справа от окна Запись. Рядом с ней находится кнопка для перехода к последней записи. Последняя кнопка справа служит для создания новой записи. Две кнопки слева служат для просмотра записей в обратном порядке.

Необходимо создать кнопочную форму для разработанной БД. Сначала вызывается диспетчер кнопочных форм с помощью меню Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм, как показано на рис. 27. В окне диспетчера кнопочных форм надо нажать кнопку Изменить. Появится окно Изменение страницы кнопочной формы.

Рис.27. Вызов диспетчера кнопочной формы

Следующий шаг – это создание элементов кнопочной формы. Для этого курсор помещается в нижнее окно для нажатия кнопки Создать. Появится окно Изменение элемента кнопочной формы. В строке Текст вводим название формы Расчет потребности груза. В строке Команда выбираем Открыть отчет. В третьей строке указываем Итоговый отчет.

По такой же методике создаются элементы (кнопки) для открытия отчетов по расчету наличия груза, расчету потребности в грузе отдельных потребителей, расчете груза у потребителей «Мотор», «форвард». При закрытии диспетчера кнопочных форм в окне форм появится форма Кнопочная форма.

Форма может иметь вид, показанный на рис. 28.

Рис. 28 Кнопочная форма

2.5. Оформление работы с помощью Microsoft Office Power Point 2003

Для представления полученных результатов в более наглядном и виде воспользуемся программой PowerPoint, которая поможет сделать презентацию работы яркой, понятной и интересной.

Открываем MS PowerPoint и начинаем создавать презентацию проделанной работы.

Выбираем команду Файл на панели управления и нажимаем Создать, в результате чего появляется диалоговое окно, к котором выбираем Создание, Новая презентация. Далее на панели управления  Конструктор,  в диалоговом окне выбираем Шаблон оформления из имеющихся стандартных шаблонов или можно найти в интернете. В данном случае как на рис.29.

Рис. 29 Шаблон оформления

Презентация будет представлена следующими слайдами: титульный лист-слайд, введение, слайд MS Excel, MS Access, MS PowerPoint ,условие, решение задачи в программе Excel с помощью Поиска Решения, база данных, презентация MS PowerPoint  и  заключение.

          Для титульной страницы выбираем Слайд заставка, для основной части слайдов пустой слайд.

При занесении информации на слайды на панели управления в команде Главная выбираем Буфером обмена. Для копирования объекта из одного документа в другой открываем в обоих Буфер обмена, который будет располагаться справа в диалоговом окне. Так, копируя в одном документе, вставляем в другом, выбрав в окне Выберете вставляемый объект нужный элемент.

Элементы на слайдах приводим в движение при помощи Настройки анимации, добавляя каждому элементу эффект (Растворение).

Для того чтобы доклад по презентации максимально совпадал со сладами, выбираем на панели управления команду Сервис, Настройка времени. Начинается презентация, а в левом верхнем углу окно Репетиция, которое помогает в процессе подготовки установить нужное количество времени на представление слайда.

Выводы по главе 2:

1.С помощью надстройки Microsoft Excel Поиск решения была решена задача по транспортировке груза  от поставщиков к потребителям.

2.С помощью СУБД Microsoft Access   были созданы база данных по транспортной задаче, запросы распределения объема товаров, формы и отчеты. Для удобства использования базы данных была создана кнопочная форма.

3.Презентация, созданная с помощью Microsoft Power Point, позволила представить результаты работы в наглядном виде. Применение анимации сделало презентацию более красочной.

Заключение

В ходе проделанной работы можно сказать, что цель по решению производственной задачи и по транспортировке товара с минимальными затратами  полностью достигнута.

В процессе мы познакомились с надстройкой Поиск решения MS Excel, которая непосредственно и осуществила поиск решения к задаче; с программой структурирования данных в виде таблиц –  СУБД MS Access, построили с помощью нее базу данных по задаче, а так же программой для создания презентаций – MS PowerPoint, которая позволила представить полученные результаты в более наглядном виде.

Программы MS Office, а особенно, табличные процессоры могут быть очень полезны и даже не заменимы в работе на предприятии. Так как с помощью них могут осуществляться незамысловатая, но очень нужная организации работа.

Так MS Excel сможет помочь не только собрать и структурировать полученную информацию в виде таблицы, но и представить ее более наглядно, в виде графиков и диаграмм.

MS Access – создать на основе имеющейся информации базы  данных, тем самым облегчив доступ к ним, предоставив возможность выборки из всей имеющейся базы.

MS PowerPoint дает возможность подготовить выступление с использованием слайдов.Все это облегчит представление информации, а так же восприятие ее слушателями.

Итак, можно сделать вывод, что программы этого типа являются одними из простых в использовании. Понять и разобраться в них может каждый человек.

Список использованной литературы

1.                  Встроенная справка Microsoft Excel 2003.

2.                  Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. Издание 4-е, перераб. и доп. – СПб.: Издательство Михайлова В.А., 2005. – 448 с.