Секретарь и конфиденциальная информация

Секретари-референты многих некрупных фирм, предпринимательских  структур в малом бизнесе одновременно с выполнением функции документационного  обеспечения деятельности фирмы  и функции обеспечения ее информационной безопасности выполняют комплекс операций, свойственных обычно службе персонала. Вопросы документирования трудовых правоотношений, ведения личных дел  и учетно-справочного аппарата, составления  отчетности по кадрам, как правило, в достаточной степени известны секретарям-референтам.

Вместе с тем, при выполнении работы, связанной с персоналом, секретари-референты всегда должны учитывать, что деятельность любой  фирмы связана с использованием определенного объема конфиденциальной информации и то, что персонал владеет  этими сведениями. Утрата их по вине персонала может нанести ущерб  интересам и престижу фирмы, успеху в бизнесе. Подобное обстоятельство требует от секретаря-референта  знания тех особенностей, которые  необходимо соблюдать при подборе, отборе и приеме на работу или переводе на должность, увольнении сотрудников  фирмы, деятельность которых связана  с оперированием конфиденциальными  сведениями.

Персонал является первостепенным и наиболее сложным элементом  управления государственными и негосударственными структурами. В концепции экономической  безопасности кадровая политика играет профилактическую роль по отношению  к множеству видов угроз, исходящих  от персонала, в том числе такой  угрозы как неблагонадежность отдельных  сотрудников. Если отдельный сотрудник  обманет доверие, то никакая эффективная, технически оснащенная система защиты конфиденциальной информации не сможет гарантировать безопасность информации и предотвратить ее разглашение.

Секретарь-референт хорошо знает, что в современных некрупных  предпринимательских структурах практически  каждый основной сотрудник становится носителем ценных и конфиденциальных сведений, которые представляют интерес  для конкурентов и криминальных сообществ.

В связи с этим, помимо профессиональных способностей, сотрудники фирмы должны обладать высокими личными  и моральными качествами. Они добровольно  соглашаются на определенные ограничения  в использовании информационных ресурсов и вырабатывают в себе самодисциплину, самоконтроль действий, поступков и  высказываний.

Процессу приема сотрудника на работу, связанную с конфиденциальной информацией, предшествует ряд подготовительных аналитических этапов, которые позволяют  составить точное представление  о том, какой специалист и какой  квалификации действительно нужен  для данной должности, какими деловыми, личными и моральными качествами он должен обладать. Особенно это касается вновь вводимых должностей и новых  направлений работы.

В результате выполнения указанных  подготовительных мероприятий составляется описание должности - вспомогательный  документ, близкий по структуре должностной  инструкции, который определяет всесторонние требования к кандидату на должность.

Наличие описания должности  облегчает процедуру подбора  кандидатов и делает их отбор более  обоснованным и объективным. Кандидаты, предварительно ознакомившись с  этим документом, могут сделать достоверный  вывод о соответствии своих желаний  тем требованиям, которые указаны  в описании должности, и в результате согласиться или отказаться от предложенной работы.

Поиск кандидата на вновь  создаваемую или вакантную должность  в фирме не должен носить бессистемный характер. Случайный, неизвестный фирме  человек в определенной степени  таит опасность как с точки  зрения его профессиональной пригодности, так и - личных качеств. Особенно большие  сомнения вызывает подобный метод при  подборе кандидатов на должности, связанных  с владением конфиденциальной информацией. Случайные кандидаты на должность  обычно рассылают или разносят по учреждениям и фирмам свое резюме. Им не важно, где работать, их просто интересует работа по данной специальности.

С другой стороны, не следует  отказываться от подобного метода, потому что случайный человек  может оказаться идеальной кандидатурой по всем критериям. Но дело в том, что  этот метод не должен быть единственным. К числу других методов можно  отнести следующие:

1. Поиск кандидата внутри фирмы, особенно, если речь идет о руководителе, специалисте высокого уровня или сотруднике, работа которого будет связана с владением тайной фирмы. Этот метод дает возможность продвигать способных сотрудников по служебной лестнице и заинтересовывать подобной перспективой всех сотрудников фирмы. Перераспределение персонала в соответствии с его склонностями, профессиональной грамотностью и преданностью делам фирмы всегда дает большой положительный рост эффективности работы фирмы и с достаточной степенью гарантии обеспечивает ее информационную безопасность.

Большим преимуществом этого  метода является то, что о кандидате  достаточно много известно всему  коллективу фирмы и судить о его профессиональных и личных качествах, соответствии предлагаемой должности можно на основании достаточного широкого круга мнений.

2. Поиск кандидатов среди студентов и выпускников учебных заведений, установление связей с подразделениями вузов, занятыми трудоустройством выпускников. Можно иметь достаточно полную информацию о профессиональных, личных и моральных качествах студентов. Очень эффективно вести поиск (даже на средних курсах) наиболее способных студентов, привлекать их в процессе учебы к работе в фирме, отплачивать их труд и, может быть, оплачивать обучение в учебном заведении, на специальных курсах, посылать на стажировку в другие страны за счет фирмы. Коллектив фирмы должен регулярно омолаживаться. Это лекарство от застоя в идеях, путь к перспективному успеху.

3. Обращение в государственные и частные бюро, агентства по найму рабочей силы, биржи труда, службы занятости, организации по трудоустройству лиц, уволенных по сокращению штатов, трудоустройству молодежи, бывших военнослужащих и т.п. Подобные агентства, помимо целенаправленного поиска необходимых специалистов высокой квалификации, организуют переподготовку специалистов по заказу фирмы, в том числе одновременно в области обеспечения информационной безопасности фирмы.

4. Рекомендации работающих в фирме сотрудников. Обычно такие рекомендации отличаются ответственным и взвешенным характером, т.к. с рекомендуемыми людьми сотрудникам придется работать вместе.

При подборе сотрудников  для работы с конфиденциальной информацией  важно не только определить пути поиска кандидатов, но и установить правовое обоснование тех ограничений  во владении и использовании информации, которые неминуемо касаются данных сотрудников.

Правовой основой введения на фирме определенных ограничений  на работу персонала с конфиденциальной информацией является наличие основополагающего  пункта об информационной безопасности в уставе фирмы и пункта в коллективном договоре о согласии трудового коллектива соблюдать требования по защите информации и нести ответственность за невыполнение этих требований, а также соответствующего пункта в Правилах внутреннего трудового  распорядка для рабочих и служащих фирмы.

Организационные мероприятия при подборе и  работе с персоналом, получающим доступ к конфиденциальной информации, можно  разделить на несколько групп:

• проведение усложненных аналитических процедур при приеме и увольнении сотрудников;
• документирование добровольного согласия лица не разглашать конфиденциальные сведения и соблюдать правила обеспечения безопасности информации;
• инструктирование и обучение сотрудников практическим действиям по защите информации;
• контроль за выполнением персоналом требований по защите информации, стимулирование ответственного отношения к сохранению конфиденциальных сведений и другие группы мероприятий.

Подобные сложности в  работе с персоналом определяются, прежде всего, большой ценой решения  о допуске лица к тайне фирмы, а также наличием на фирме небольшого контингента сотрудников, служебные  обязанности которых связаны  с тайной фирмы (руководители, ответственные  исполнители, секретарь-референт).

Западные специалисты  по обеспечению экономической безопасности считают, что сохранность конфиденциальной информации на 80 % зависит от правильного  подбора, расстановки и воспитания персонала фирмы.

Технологическая цепочка приема сотрудников, работа которых будет связана с владением  ценной и (или) конфиденциальной информацией, включает следующие процедуры:

• подбор предполагаемой кандидатуры (кандидатур) для приема на работу или перевода, получение резюме;
• изучение резюме руководством фирмы, структурного подразделения и секретарем-референтом (при отсутствии на фирме службы персонала или менеджера по персоналу);
• знакомство (предварительное собеседование) руководства фирмы, структурного подразделения и секретаря-референта с отобранными кандидатами, беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе (без сообщения конфиденциальных сведений); изучение полученных от кандидата рекомендательных писем;
• по итогам предварительного собеседования заполнение отобранными кандидатами, не работающими на фирме, и представление секретарю-референту заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров, копий документов об образовании, наличии ученых степеней, ученых и почетных званий, передача секретарю-референту рекомендательных писем и при наличии характеристик;
• обновление материалов личного дела работающего на фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;
• изучение секретарем-референтом достоверности представленных кандидатами документов, собеседование по документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;
• опрос секретарем-референтом авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;
• собеседование экспертов-психологов с кандидатами на должность с целью определения их личных и моральных качеств, собеседование с кандидатами руководителя структурного подразделения с целью определения их профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки;
• при необходимости - тестирование или анкетирование кандидатов;
• по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством фирмы об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением тайной фирмы;
• заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией;
• в случае согласия работника - подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны фирмы, в частности, сообщенных ему конфиденциальных сведений о характере информации, с которой он будет работать, о наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;
• беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и секретаря-референта с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности фирмы и другими аналогичными материалами;
• составление проекта контракта (трудового соглашения), содержащего пункт об обязанности работника не разглашать конфиденциальные и ценные сведения фирмы и ответственности за разглашение;
• оформление и подписание контракта (трудового соглашения);
• составление и подписание приказа о приеме на работу (или переводе на другую работу) с испытательным сроком;
• заведение личного дела на вновь принятого работника и заполнение на него необходимых учетных форм, в том числе личной карточки формы ╪ Т-2;
• внесение необходимых сведений в первичные учетные бухгалтерские документы;
• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;
• изучение личных, моральных и профессиональных качеств работника в течение испытательного срока;
• обучение работника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;
• анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, принятие решения о прекращении или продлении контракта и издание соответствующего приказа;
• оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам фирмы в соответствии с его должностными обязанностями.

Особенностью технологической  цепочки является то, что по итогам выполнения любой из процедур (до издания  приказа о приеме или переводе) руководство фирмы или сам  кандидат могут отказаться от дальнейшего  продолжения процесса приема на работу.

При подборе персонала  для работы с ценной или конфиденциальной информацией следует в первую очередь обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем - на их профессиональные знания, умения и навыки.

Важно уже на первых этапах отбора отсечь те кандидатуры, которые  по формальным признакам явно не соответствуют  требованиям, предъявляемым к будущему сотруднику. Особое внимание секретарь-референт должен обращать на анализ достоверности и правильности оформления персональных документов: соответствие фамилий, имен и отчеств, других персональных данных, наличие в документах необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточек и личности гражданина (на фотографии очки, борода, парик - только при постоянном ношении), соответствие формы бланка документа годам их использования, отсутствие подчисток, незаверенных исправлений, попыток замены листов, фотографий и т.п. Все печати должны соответствовать названиям тех организаций, которые выдали документ. Например: трудовая книжка должна соответствовать форме, установленной для того периода времени, когда она была выдана, или иметь надпись "дубликат", содержать запись об увольнении с последнего места работы, заверенную печатью и т.п.

При каких-то сомнениях гражданина просят представить дубликаты испорченных  документов, заверить исправления. Документы, вызвавшие явное сомнение, возвращаются гражданину и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приеме на работу. Только после тщательного анализа представленных документов с кандидатами на должность проводится собеседование.

По мнению многих специалистов в области защиты информации при беседах и собеседованиях с кандидатами на должность преследуются следующие цели:

• выявить реальную причину желания кандидата работать на данной фирме;
• выявить возможных злоумышленников или попытаться увидеть слабости кандидата как человека, которые могут способствовать шпионажу;
• убедиться, что кандидат не принес с собой конфиденциальную информацию другой фирмы, которую хочет тайно использовать;
• убедиться в добровольном согласии кандидата соблюдать правила защиты информации и иметь определенные ограничения в профессиональной и личной жизни.