Секретарь и конфиденциальная информация

Ответы кандидата фиксируются  и отдельные из ответов, вызывающие сомнения, уточняются путем опроса знающих кандидата лиц, путем  тестирования и другими приемами (если это необходимо - с помощью  частных детективных агентств).

Особое внимание обращается на правильность составления вопросников  для собеседования с кандидатами  на должность, логическую последовательность вопросов. Например, заготовки вопросников, должны касаться всех сторон изучаемой  человеческой личности - отношение  к работе, отношение к профессиональному  росту, отношение к коллегам по работе, отношения в семье, поведение  в конфликтных ситуациях, отношение  к употреблению алкоголя и наркотиков, отношение к случайным интимным связям и т.д.

Одной из главных задач  собеседования и тестирования является выявление несоответствия мотивации  в различных логических группах  вопросов. Например: несоответствие - хочет  получать большую зарплату, но раньше ее уже получал, работал близко от дома, а хочет работать на предприятии, находящемся на значительном отдалении  и т.п. 

С точки зрения безопасности психологический отбор  способствует:

• выявлению преступных связей, сомнительных знакомств, криминальных действий;
• определению характера преступных склонностей, предрасположенности кандидата к совершению противоправных действий, дерзких и необдуманных поступков в случае формирования в его окружении определенных обстоятельств;
• установлению факторов, свидетельствующих о морально-психологической ненадежности, неустойчивости, уязвимости психики кандидата и т.д.

Основные личные качества, которыми должен обладать потенциальный  работник, связанный с конфиденциальной информацией:

• порядочность, честность, принципиальность и добросовестность;
• исполнительность, дисциплинированность;
• эмоциональная устойчивость (самообладание);
• стремление к успеху и порядок в работе;
• самоконтроль в поступках и действиях;
• правильная самооценка собственных возможностей и способностей;
• умеренная склонность к риску;
• умение хранить секреты в любой обстановке и любом состоянии;
• тренированное внимание;
• хорошая память, умение вести сравнительную оценку фактов, предложений и т.д.

Личные качества, не способствующие сохранению секретов:

• эмоциональное расстройство;
• неуравновешенность поведения;
• разочарование в себе и своих способностях;
• отчуждение от коллег по работе;
• недовольство своим служебным положением;
• ущемленное личное самолюбие;
• крайне эгоистическое поведение;
• отсутствие достаточного благоразумия;
• нежелание и неспособность защищать информацию;
• нечестность;
• финансовая безответственность, желание получать деньги без особых затрат умственных и физических сил;
• употребление наркотиков;
• отрицательное воздействие алкоголя, приводящее к болтливости, необдуманным поступкам, случайным знакомствам и связям и т.д.

Психологический отбор, как  утверждают специалисты, не заменяет прежние, достаточно надежные кадровые процедуры (анализ документов, собеседование, опросы сослуживцев и лиц, знающих кандидата, оперативная проверка в правоохранительных органах и т.д.). Только при умелом сочетании традиционных и психологических  кадровых методов анализа можно  с высокой степенью достоверности  прогнозировать поведение сотрудников  в различных, в том числе экстремальных  ситуациях.

При проведении любых экспертных мероприятий(собеседования, тестирования и т.п.) надо быть абсолютно уверенным в том, что перед вами именно тот человек, который выступает в роли кандидата на должность. Это подразумевает тщательную проверку паспортных данных, фотографий и самого претендента. Очки, парики, макияж и т.п. могут резко изменять внешность испытуемого. Целесообразны цветные фотографии, дающие возможность сравнить цвет глаз, волос, кожи лица. Ход собеседования может фиксироваться в аудио-, видеорежиме.

Обычно отобранным для  работы считается кандидат, у которого результаты анализа документов, собеседований, проверок, тестов и психологического изучения не противоречат друг другу  и не содержат данных, которые препятствовали бы приему на работу с конфиденциальной информацией.

Следует учитывать, что материалы  проверок и анализа кандидатов на должность (в том числе, вопросники и протоколы собеседований, заполненные  тесты, анкеты, а также используемые виды тестов и "ключи" к тестам, тестовые нормы, инструкции по проведению и интерпретации и другие подобные материалы) являются строго конфиденциальной информацией. Кандидаты не должны заранее знать содержание вопросников, анкет и тестов.

Обязательство о неразглашении  конфиденциальной информации и сохранении тайны фирмы претендент подписывает  до того, как ему секретарем-референтом будут сообщены состав ценных сведений, с которыми он будет работать и  порядок защиты этих сведений.

Обязательство (договорное обязательство) или подписка о неразглашении  конфиденциальных сведений представляет собой правовой документ, которым  претендент добровольно и письменно  дает согласие на ограничение его  прав в отношении использования  конфиденциальной информации, дает обещание не разглашать те сведения, которые  ему будут доверены или станут известны по службе.

Подобные обязательства  подписывают не только претенденты  на работу в данной фирме, но и все  лица, тем или иным образом участвующие  в работе фирмы и потенциально имеющие возможность узнать элементы тайны фирмы (например, акционеры, поставщики, работники сотрудничающих с фирмой рекламных и торговых структур, эксперты, а также служащие фирмы, которые  не имеют непосредственного отношения  к закрытым сведениям, однако, обладают возможностью ознакомиться с ними при исполнении служебных обязанностей.

Обязательства подписки или  соглашения о неразглашении тайны  фирмы не дают полной гарантии сохранения этих сведений, однако, как показывает практика, существенно снижают риск разглашения персоналом или иными  лицами этих сведений, риск незаконного  их использования, а также число  попыток конкурентов внедрить на фирму свою агентуру.

После подписания обязательства  и проведения беседы-инструктажа  с претендентом заключается трудовой договор (контракт).

В контракте должен быть пункт  об обязанности работника не разглашать сведения, составляющие тайну фирмы, а также конфиденциальные сведения партнеров и клиентов, обязательстве  соблюдать правила защиты конфиденциальных сведений и т.п. Обязательно указывается  степень ответственности за разглашение  тайны фирмы или несоблюдение правил защиты информации. Обычно - расторжение  трудового договора и, при необходимости, последующее судебное разбирательство.

Материалы, связанные с  профессиональным и психологическим  анализом данного работника (протоколы  собеседований, тесты, протоколы бесед  и опросов и т.п.), подшиваются  в дело "Материалы по приему сотрудников  на работу", но не в личное дело сотрудника. Дело с материалами имеет гриф конфиденциальности "Строго конфиденциально".

После получения допуска  к конфиденциальной информации сотрудник  должен быть первоначально индивидуально  обучен правилам работы с документами, базами данных, с которыми ему предстоит  работать. Результат обучения фиксируется  в обязательстве. Отметка заверяется подписями секретаря-референта и  сотрудника.

Секретарю-референту важно  также помнить, что определенные особенности имеются и в процессе увольнения сотрудников, владеющих  конфиденциальной информацией фирмы. Эти особенности состоят в  следующем. 

Технологическая цепочка увольнения сотрудника включает в себя:

• написание сотрудником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;
• передача заявления руководителю структурного подразделения для оформления и передачи секретарю-референту;
• прием секретарем-референтом от увольняющегося сотрудника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверка их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;
• сдача сотрудником пропуска (идентификатора) для входа в рабочую зону, всех ключей и печатей, запрещение сотруднику входить в рабочее помещение с использованием знания шифра кодового замка;
• проведение секретарем-референтом беседы с сотрудником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе в фирме, предупреждение сотрудника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;
• подписание сотрудником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;
• документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;
• прием от сотрудника пропуска для входа в здание фирмы, выдача ему трудовой книжки и расчета по заработной плате.

Стабильность кадрового  состава является важнейшим направлением защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов - наиболее опасный  и трудно контролируемый канал утраты информации. Необходим тщательный анализ причин увольнения сотрудников.