Сервисные возможности редактора Word

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

1. Основы работы в MS WORD…………………………………….……..3
2. Сервисные возможности  редактора WORD…………………….…….5
1. Правописание и проверка орфографии………………………….…5
2. Работа с большими документами WORD ………………….……...8
1. Режим структуры в редакторе WORD ………………………….....8
2. Создание структуры нового документа WORD (организация структуры нового документа) в режиме структуры……………....10
3. Печать документа…………………………………………………....13

Заключение…………………………………………………………….........15

Список использованной литературы……………………………………....16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основы работы в MS WORD

 

Практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются редакторами текстов (Word Processors). Основные функции этого класса прикладных программ заключаются в вводе и редактировании текстов. Дополнительные функции состоят в автоматизации процессов ввода и редактирования.

Текстовый редактор - компьютерная программа, предназначенная для создания и изменения текстовых файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста, то программное средство, обеспечивающее ввод, хранение, просмотр, редактирование, форматирование, вывод на экран для контроля и печать текстов.

Microsoft Word - мощный текстовой  процессор, предназначенный для  выполнения всех процессов обработки  текста.

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.

Программа предлагает ряд функций, экономящих время и  усилия. Среди них:

автотекст –  для хранения и вставки часто  употребляемых слов, фраз или графики;

стили – для  хранения и задания сразу целых  наборов форматов;

слияние – для  создания серийных писем, распечатки конвертов  и этикеток;

макросы – для  выполнения последовательности часто  используемых команд;

“мастера” –  для создания профессионально оформленных  документов.¹

С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности.

Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.

При работе с  документами приходится часто повторять  ввод одних и тех же участков текста. В Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз.

Достаточно часто  многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:

• создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением .doc) и затем изменять в нем переменную часть текста;
• создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста.

Шаблон - это некий  трафарет с определенными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением .DOT.

Шаблоны используются:

• Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.
• Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.²

 

 

 

 

 

2. Сервисные возможности  редактора WORD

2.1. Правописание и проверка орфографии.

 

Word обладает средствами  проверки орфографии во всем  документе, включая колонтитулы и скрытый текст. В Word допускается непрерывная автоматическая проверка правописания. В этом случае Word проверяет правописание документов при наборе, подчеркивая незнакомые слова красной волнистой линией. Можно выполнить общую проверку правописания позже, исправляя или игнорируя эти слова, а можно устранять их "по ходу". В последнем случае нужно сделать щелчок правой кнопкой мыши на рассматриваемом слове, чтобы увидеть список возможных замен и выбрать одну из них. Выбрав возможность Орфография, можно обратиться к основному окну проверки орфографии. Общую проверку правописания с учетом грамматических правил можно осуществить, выбрав пункт Правописание в меню Сервис, либо нажав кнопку в панели инструментов, либо нажав клавишу F7.(Рис.1)

Рис.1

 

Рекомендуется непосредственно  перед проверкой правописания сохранить  документ и выполнять проверку на копии исходного текста. Начинать проверку следует с самого начала документа, поместив туда курсор ввода. По окончании проверки Word выполняет балльную оценку удобочитаемости, легкости чтения и других характеристик текста.

Word  имеет модуль разделения слов на слоги. Он предназначен для правильного переноса слов.

В редакторе Word существует три вида словарей: стандартный, исключений и специальный (пользовательский). С помощью стандартного словаря можно проверять правописание документа, содержащего текст на разных языках. Словарь исключений содержит слова, которые стандартный словарь распознает как написанные правильно. Этот словарь создается пользователем, и в него включают те слова, на которые вы хотите остановиться при проверке орфографии. Если вы пишите статьи по специальности, например химии или физике, возможно понадобится отдельный словарь для терминов, так называемый словарь пользователя.

Настройка проверки орфографии и грамматики делается в диалоговом окне Параметры в меню Сервис. Вкладка Правописание содержит две группы пунктов.(Рис.2) 

 

Рис.2

Автоматически проверять  орфографию - включение или отключение постоянной проверки правописания. Этот параметр отменяет подчеркивание незнакомых слов красной линией.

Не выделять слова  с ошибками - скрытие красных волнистых линий, которыми помечаются возможные орфографические ошибки. Эти линии отображаются на экране, но не выводятся на печать.

Всегда предлагать замену - автоматический вывод списка вариантов правильного написания слов с ошибками во время проверки орфографии. Состояние этого флажка не влияет на фоновую поверку орфографии.

Предлагать только из основного словаря - отображение вариантов правильного написания только из основного словаря. Снимите этот флажок, если при проверке орфографии следует отображать варианты правильного написания не только из основного, но и изо всех открытых вспомогательных словарей.

Пропускать слова  из прописных букв, Пропускать слова  с цифрами, Пропускать адреса Internet и  имена файлов - исключение из проверки орфографии определенных слов или адресов Internet (например, http://www.yahoo.com).

Словари - активизация, создание, правка, добавление и удаление вспомогательных словарей. Активные словари отображаются в списке Вспомогательные словари.

Во второй группе параметров осуществляется настройка проверки грамматики.

Автоматически проверять  грамматику - автоматическая проверка грамматики во вводимом тексте и пометка возможных ошибок.

Не выделять слова  с ошибками - скрытие зеленых волнистых линий, которыми помечаются возможные грамматические ошибки. Эти линии отображаются на экране, но не выводятся на печать.

Также проверять  орфографию - установите этот флажок, если требуется проверить только орфографию. Этот флажок недоступен, если не установлена программа проверки грамматики для языка выделенного фрагмента. Состояние этого флажка не влияет на фоновую поверку грамматики.

Статистика удобочитаемости - отображение диалогового окна Статистика удобочитаемости после завершения проверки орфографии. Состояние этого флажка не влияет на фоновую проверку грамматики.

Набор правил - выбор набора грамматических и стилистических правил, которые следует использовать при проверке грамматики в данном документе. Например, если документ является деловым письмом, нужно выбрать стиль Для деловой переписки.

Чтобы создать свой собственный  набор правил, следует нажать кнопку Настройка, а затем выбрать По выбору пользователя из списка Используемый набор правил.

Повторная проверка - опция, позволяющая повторно произвести проверку в документе, который уже проверялся.

Она позволяет проверить  и устранить грамматические и  стилистические ошибки. Программа проверки просматривает текст на наличие  ошибок. Если ошибка найдена, она открывает диалоговое окно Грамматика.

 

 

 

2.2. Работа с большими документами Word

 

Режим структуры в редакторе Word используется для организации  больших документов Word (документов большого объема), которые состоят  из оглавления, разделов и подразделов  различных уровней, к таким документам относятся, например, курсовые и дипломные  работ и т. д. 

Режим структуры в редакторе Word - это представление документа, показывающее его структуру. Заголовки  в режиме структуры снабжаются отступами, наглядно показывающими уровень  вложенности заголовков в документе Word.

В режиме структуры можно  легко просматривать структуру  всего документа Word, изменять уровень  вложенности заголовков, копировать и перемещать большие фрагменты  текста путем перемещения соответствующих заголовков.

Кроме того, в этом режиме проще создавать и изменять общую  структуру главного документа Word путем  добавления, перестановки и удаления вложенных документов. Для создания главного документа Word необходимо создать  структуру, а затем в этой структуре  сделать заголовки вложенными документами Word.

Главный документ Word – это  документ Word, который объединяет в  себе нескольких отдельных файлов (так  называемых вложенных документов). Использование главных документов Word упрощает создание и обновление больших документов Word, таких как  журналов, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав.

 

2.2.1. Режим структуры в редакторе Word

 

Чтобы перейти в режим  структуры, надо выбрать в меню Вид  команду Структура. В режиме структуры  отображается структура документа Word и появляется панель инструментов «Структура».(Рис.3)

 

 

Рис.3

Отступы и символы, отображаемые в режиме структуры, не влияют на вид  и печать документа в обычном  режиме. Режим структуры лишь отображает на экране документ Word в ином виде и  позволяет работать с ним другими  средствами.(Рис.4)

 

 

Рис.4

В режиме структуры термин заголовок относится к любому абзацу, которому назначен один из встроенных стилей: Заголовок 1 – Заголовок 9. Заголовок  — это название раздела, отформатированное  с помощью одного из стандартных  девяти стилей заголовков Word.

Стиль Заголовок 1 находится  на самом высоком уровне иерархии и не имеет отступа. Заголовок 2 находится  на один уровень ниже и при отображении  в режиме структуры получает небольшой отступ и так далее.

Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро изменить структуру документа Word. Можно изменить порядок заголовков и текста документов Word, перемещая их вверх и вниз в режиме структуры, а также повышать или понижать уровень основного  текста или заголовка.