Система электронного документооборота на основе LOTUS NOTES

Лабораторный практикум по дисциплине «Информационные системы в экономике»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

НА ОСНОВЕ LOTUS NOTES

 

 

 

 

Содержание

 

 

Введение

 

Документооборот является одним из тех вспомогательных  процессов, без которых невозможно нормальное функционирование любого предприятия. Поэтому необходимость перехода на электронный документооборот, существенно ускоряющий и оптимизирующий процессы обработки документов, и, как следствие, повышающий качество выполнения производственных процессов, ни у кого не вызывает сомнений. Проблемы возникают при выборе средств автоматизации документооборота, поскольку в настоящее время существует большое количество программных средств, разнообразных как по функциональным возможностям, так и по цене.

Одним из таких средств, известных на российском рынке более 15 лет, является система коллективных работ Lotus Notes.

Система Lotus Notes содержит в своей  основе гибкую СУБД. Ее клиент-серверная  архитектура позволяет разделять  и совместно использовать данные при коллективной работе пользователей, вести локальную информацию, впоследствии легко интегрируемую в общие информационные потоки, синхронизировать процессы рассредоточенных и удаленных участников автоматизируемой деятельности. Приложения Notes совместного использования информации дают возможность многим пользователям общаться в конструктивном диалоге и обмениваться сложными документами.

Таким образом, Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую из различных источников, таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Lotus Notes обеспечивает:

• единый пользовательский интерфейс для обращения к другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;
• гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из компьютерных приложений, новостных каналов, изображений и структурированных систем;
• быструю разработку приложений;
• систему защиты информации вплоть до уровня отдельного документа;
• тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, у удаленных пользователей;
• открытость (поддержка разных сетевых операционных систем и приложений, внешних источников данных, систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов);
• масштабируемость (реализация системы любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч сотрудников организации).

Notes реализует один из способов совместного использования информации, предлагая информационный архив, который можно использовать совместно с другими людьми. Этот архив можно интерпретировать как базу данных или как электронную картотеку, в которой можно хранить и организовывать определенным образом любой вид информации.

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1.

НАСТРОЙКА РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА ДЛЯ  ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ LOTUS NOTES

1. Цель работы

Целью работы является ознакомление с пользовательским интерфейсом Lotus Notes, а также возможностями гибкой настройки личного рабочего пространства пользователя.

2. Теоретические сведения

Notes реализует один из способов совместного использования информации, предлагая информационный архив, который можно использовать совместно с другими людьми. Этот архив можно интерпретировать как базу данных или как электронную картотеку, в которой можно хранить и организовывать определенным образом любой вид информации.

База данных содержит совокупность документов. Документ представляет собой основной модуль информации в Lotus Notes. Пользователь, создающий базу данных, определяет, какой тип документов она может содержать и какой вид может быть у всех этих документов. Некоторые документы Notes имеют вполне определенную структуру. Другие документы могут иметь более свободный формат. Однотипные документы собираются в базу данных.

Notes представляет в распоряжение пользователя несколько групп, в которые можно организовывать базы данных. Каждая из этих групп называется страницей рабочего пространства. Эти страницы используются для того, чтобы упорядочить по категориям базы данных, точно так же, как вы заполняете различные ящики своей картотеки информацией по определенным темам (рисунок 1).

Можно провести простую  аналогию с библиотекой.

Рабочее пространство – деревянная стойка с ящиками;

страница рабочего пространства – ящик картотеки, в который отобрана взаимосвязанная информация;

база данных – папка в ящике, содержащая информацию по определенной тематике;

документ – лист бумаги в папке, содержащий информацию об определенном объекте.

 

Рис. 1. Организация рабочего пространства Lotus Notes.

Приложения, использующие Notes, можно разделить на несколько типов.

Дискуссионные – это базы данных, использующие документы для задания основной темы и документы отзыва для сбора индивидуальной информации или мнений, которые должны ассоциироваться с ними. Это наиболее общий тип баз данных, предоставляющий возможность участвовать в коллективной работе и в обсуждении текущих проблем.

Приложения  оповещения (или информационные службы) – позволяют пользователям получать свежую информацию по интересующим вопросам из внутренних и внешних источников, размещать личные объявления.

Справочные  приложения – это базы данных Lotus Notes, спроектированные для поддержки или замещения существующих документальных справочных материалов.

Отслеживающие приложения – базы данных документов, связанных какой-либо проблемой бизнеса (отслеживание и оценка действий служащего или слежение за информационной поддержкой клиента).

Приложения  потокового согласования – это базы данных документов по ведению коллективной работы.

3. Порядок выполнения работы.

3.1. Загрузка Lotus Notes 6.5.

3.1.1. Запустите Lotus Notes 6.5. с рабочего стола.

Непосредственно после  открытия Notes отображается начальная  страница (рис. 2).

Рис.2. Начальная страница Lotus Notes.

Начальная страница Notes обеспечивает пользователю централизованный доступ к почте, календарю, личной адресной книге, списку задач, личному журналу  и средству поиска.

3.2. Работа со справочной системой Lotus Notes.

Загрузите справочную систему Lotus Notes. Для этого в верхнем меню выберите «Справка/Вызов справки». Левая половина окна содержит структуру справки, правая – содержимое текущего пункта. - ВНИМАНИЕ! Нажатие на зеленый треугольник, расположенный в начале заголовка, приводит к разворачиванию или сворачиванию вложенных заголовков (рис. 3).

Рис. 3. Вид справочной системы Lotus Notes.

Разверните содержимое пункта «Приступая к работе» и  ознакомьтесь со справочной информацией  в разделах «Что такое база данных Notes» и «Элементы Notes». Будьте готовы отвечать на вопросы к лабораторной работе.

3.3. Организация рабочего пространства.

3.3.1. Найдите на панели закладок значок Databases (Базы данных) и щелкните на нем. Откроется страница рабочего пространства.

3.3.2. На эту страницу  поместите закладки баз данных для облегчения доступа к ним. Для лучшего структурирования сначала создайте папку, объединяющую базы данных по какому-либо признаку. Например, в папку «Личная информация» можно поместить базы данных «Адресная книга» и «Личный журнал». Для этого проделайте следующие шаги:

1) поместив указатель  мыши на закладку Databases, вызовите контекстное меню (правая кнопка мыши) и выберите команду Создать папку;

2) в появившемся окне  укажите название папки – «Личная  информация» и не забудьте  указать место ее расположения – в папке Базы данных (рис. 4)

Рис. 4. Создание папки, содержащей закладки баз данных.

3) откройте созданную папку «Личная информация». Выберите в меню команду Файл/База данных/Открыть, найдите в списке баз данных название «… Address Book», выделите его и нажмите кнопку Закладка (рис. 5).

Рис. 5. Окно открытия базы данных.

4) в появившемся окне  выберите место размещения закладки  базы данных в нужной папке  («Личная информация») и нажмите ОК;

5) в окне открытия  базы данных нажмите кнопку Отмена. В этом случае закладка базы данных разместится в рабочем пространстве без открытия базы данных;

6) разместите в той  же папке закладку базы данных  «Личный журнал», проделав аналогичные  шаги.

3.4. Настройка параметров начальной страницы.

3.4.1. Вернитесь к начальной странице, выбрав вкладку окна «Добро пожаловать». Разверните область параметров начальной страницы (рис. 6). Для этого найдите на экране фразу «Щелкните здесь для доступа к параметрам начальной страницы».

Рис. 6. Варианты загрузки начальной страницы.

3.4.2. Ознакомьтесь с возможными вариантами начальной страницы.

3.4.3. Вернитесь к основной начальной странице.

3.5. Создание начальной страницы.

Создайте две начальные  страницы двумя способами.

Вариант 1.

3.5.1. Откройте область параметров начальной страницы. («Щелкните здесь для доступа к параметрам начальной страницы»).

3.5.2. Нажмите кнопку «Создать новую начальную страницу».

3.5.3. Задайте имя страницы.

3.5.4. Выберите вариант «Использовать рамки».

3.5.5. Следуйте инструкциям мастера страниц. В содержимое начальной страницы добавьте одну из баз данных – «Адресная книга» или «Личный журнал».

3.5.6. Используйте область просмотра для настройки полученной вами страницы.

Вариант 2.

3.5.7. Вернитесь к основной начальной странице и проделайте снова шаги 3.5.1. – 3.5.3.

3.5.8. Выберите вариант «Использовать личную страницу».

3.5.9. Ознакомьтесь с вариантами шаблонов личных страниц и выберите понравившийся шаблон.

3.5.10. Следуйте инструкциям мастера страниц.

3.5.11. Настройте полученную вами страницу, дважды щелкнув мышью в свободном поле. Разместите на странице какую-либо фотографию и представление любой из имеющихся баз данных.

3.6. Удаление начальной страницы.

3.6.1. Удалять созданные начальные страницы следует только ПОСЛЕ ДЕМОНСТРАЦИИ ИХ ПРЕПОДАВАТЕЛЮ!

3.6.2. Загрузите начальную страницу и откройте ее область параметров (рис. 7).

Рис. 7. Удаление начальной страницы.

3.6.3. Выберите команду Удалить.

Вопросы к лабораторной работе №1.

1. Какую архитектуру имеют системы электронного документооборота на платформе Lotus Notes?
2. Назовите основные типы приложений, которые используются при работе с Lotus Notes.
3. Какие элементы Lotus Notes являются основными?
4. Какие сведения содержатся на начальной странице?
5. Где находится область параметров начальной страницы?
6. Какими способами можно настроить начальную страницу?
7. В чем отличие начальных страниц, созданных разными способами?
8. Для чего служит переключатель, расположенный на начальной странице?
9. Что такое панель запуска?
10. Где находится область навигации базы данных, область просмотра, область представления документов?

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2.

РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ LOTUS NOTES

1. Цель работы

Целью работы является изучение особенностей работы с базами данных в среде Lotus Notes.

2. Теоретические сведения

Самой важной компонентой Lotus Notes являются базы данных. Базу данных Notes можно сравнить с некоторым информационным архивом, с которым совместно работает большое число пользователей. В этот архив можно добавить новую информацию и очень быстро отыскать необходимую.

Как и любая база данных, база данных Notes хранится в файле. Этот файл имеет расширение .nsf и содержит следующие элементы:

• документы с данными, которые надо хранить в базе данных;
• формы – бланки, которые используются при создании и отображении этих документов;
• списки документов, хранящихся в базе данных;
• информация о правах доступа пользователей к базе данных;
• агенты – специальные программы, предназначенные для выполнения определенных действий в базе данных.

Приведем некоторые наиболее распространенные типы баз данных Lotus Notes.

Библиотеки  документов. Хранят информацию, которую всегда можно напечатать на бумаге. Вы можете создавать базы данных для хранения отчетов, записок, корреспонденции заказчиков, т.е. практически любых типов документов, которые обычно составляются на бумаге. Библиотека документов может быть собранием спецификаций по технологиям, используемым производственными фирмами, или сборником стандартных контрактов в юридической фирме.