Система электронного документооборота на основе LOTUS NOTES

Базы  знаний. Это могут быть базы данных, содержащие ответы на часто встречающиеся вопросы или исчерпывающую информационную подборку по каждому продукту компании.

Почтовый  ящик. БД, в которую Notes помещает всю входящую почту. После поступления почты в почтовый ящик ее можно поместить в другие БД.

Адресная  книга. Содержит информацию обо всех сотрудниках, использующих Notes.

Основная единица хранения базы данных Notes – документ, который является фактически эквивалентом бумажного документа. Разработчик базы данных заранее определяет, какой тип документов должен храниться в базе данных, и проектирует одну или несколько форм для создания этих документов.

Для удобства отображения сведений о документах, хранящихся в базе данных, служат представления и папки – определенным образом организованные списки документов базы данных Notes, с краткой информацией о содержимом этих документов. Каждая база данных должна иметь, по крайней мере, одно представление. Представление документов может содержать список всех документов базы или только некоторой части документов, отобранных в представление по определенному критерию. В представлениях и папках имеются два главных элемента: строки, отображающие документы и категории, и столбцы, отображающие определенную информацию из документов.

3. Порядок выполнения работы.

  3.1. Загрузите исходную начальную страницу.

Начальная страница по умолчанию содержит 5 основных баз данных, с которыми может работать пользователь Lotus Notes. В режиме автономного использования доступны базы данных «Личный журнал» и «Контакты».

3.1. Работа с личным журналом.

База данных личного  журнала служит для хранения личных документов, которые не предполагается использовать совместно с другими  пользователями. Личный журнал может  использоваться как дневник, записная книжка или даже как место хранения документов, которые еще не готовы для распределения другим пользователям. База данных «Личный журнал» имеет следующий вид (рис. 1):

Рис. 1. Вид базы данных «Личный журнал».

3.1.1. Ознакомьтесь с информацией об этой базе данных, выбрав команду Файл/База данных/Свойства (рис. 2).

Рис. 2. Окно свойств базы данных.

 

3.1.2. Создайте 3-4 записи в личном журнале. Для этого нажмите на кнопку «Создайте запись журнала» и заполните поля в появившемся окне (рис. 3).

Рис. 3. Окно для создания записей в личном журнале.

3.1.3. Обратите внимание на сортировку записей по категории и дате.

3.1.4. Создайте папку и переместите в нее одну из записей.

3.2. Работа с базой данных «Контакты».

База данных «Контакты» хранится на клиенте Notes и содержит имена и адреса всех пользователей и групп Notes. Кроме того, эта база данных может содержать сведения и о других адресатах, с которыми общается пользователь Notes. Названия базы данных «Контакты» и «Адресная книга» являются синонимами и ссылаются на один и тот же файл names.nsf. 

База данных «Контакты» имеет следующий вид (рис. 4):

 

Рис. 4. Вид базы данных «Контакты».

3.2.1. Создайте 3-4 записи в адресной книге. Для этого нажмите на кнопку «Создайте контакт» и заполните поля в появившемся окне (рис. 5).

Рис. 5. Окно для создания записей в адресной книге.

3.2.2. Обратите внимание  на сортировку записей по категории. 

3.3. Удаление документов из баз данных.

Для удаления документов (записей) из базы данных «Контакты» («Адресная книга») выберите нужный документ и нажмите на соответствующую закладку («Удалить контакт»). В колонке слева от документа появится значок «Помечен как удаленный». Физическое удаление производится по окончании работы с базой данных.

Если в процессе работы вы передумали удалять документ, можно его восстановить, повторно нажав на закладку «Удалить контакт». Значок исчезнет.

Если вы хотите немедленно удалить  документ, не дожидаясь окончания  работы с базой данных, выберите в меню команду Вид/Обновить. Notes физически удалит документы из базы данных.

Если в базе данных нет закладки или кнопки «Удалить…», документы помечаются на удаление нажатием клавиши Del. Повторное ее нажатие отменит пометку на удаление.

Чтобы пометить на удаление несколько документов, укажите на них левой кнопкой мыши, а затем нажмите Del. 

3.3.1. Пометьте на удаление по одному документу из баз данных «Контакты» и «Личный журнал».

3.3.2. Отмените удаление одного из этих документов.

3.3.3. Окончательно удалите другой документ, не закрывая базу данных.

3.4. Репликация баз данных.

Репликация – это  процесс синхронизации двух и  более баз данных с целью их упорядочивания. Другими словами, репликация – это копирование БД с сохранением  всех настроек. Репликацию необходимо делать, чтобы привести в соответствие две базы данных, в которые были внесены изменения разными пользователями.

Репликацию удобно использовать, находясь вне сети организации, поскольку  работа в локальной реплике происходит намного быстрее, чем при внесении тех же изменений при удаленном  подключении по телефонной линии. Репликация также позволяет пользователям, работающим в различных сетях и различных (физических) местах вызова, иметь общий доступ к последней версии сведений в базе данных. В Notes можно создавать локальные реплики (в автономном режиме) любой используемой базы данных.

Репликация может производиться  по заранее заданному расписанию.

3.4.1. Произвести репликацию базы данных «Контакты» или «Личный журнал». Для этого откройте базу данных «Контакты» - меню Файл/База данных/Открыть (рис. 6).

Рис. 6. Окно открытия базы данных.

3.4.2. Создайте реплику этой базы данных (т.е., ее копию) – меню Файл/Репликация/Создать реплику (рис.7).

Рис. 7. Создание реплики базы данных.

3.4.3. В появившемся окне изменить название файла БД. При этом название самой базы данных изменить невозможно. В итоге получатся две одинаковые базы данных с одним и тем же количеством документов. В этом можно убедиться, открыв эти базы данных. В списке названий баз данных будут два одинаковых имени баз данных с различными именами файлов.

3.4.4.Нажмите кнопку Дополнительные настройки. Просмотрите возможности репликации на всех вкладках появившегося окна (рис.8).

Рис. 8. Дополнительные возможности репликации.

Не производите никаких  изменений, нажмите в этом окне кнопку Отмена, а в предыдущем окне (рис. 7) – кнопку ОК.

3.4.5. Закройте текущую  базу данных и откройте новую базу данных (полученную реплику). Произведите какие-либо изменения, например, добавьте еще один документ.

3.4.6. Следующий шаг – непосредственно реплицирование. В меню выберите пункт Файл/Репликация/Реплицировать. В появившемся окне выберите пункт «Реплицировать с выбором параметров» (рис.9).

 

 

Рис. 9. Запуск репликации.

3.4.7. Удалите название сервера, оставив пустую строку (рис. 10). Это делается потому, что в данном случае сервер Domino отсутствует, репликация производится на локальный компьютер. 

Рис. 10. Параметры репликации.

3.4.8. Реплицирование завершено. Ознакомьтесь со статистикой репликации. Теперь в рабочей области под одной иконкой базы данных находится два файла (рис. 11). Откройте эти базы данных и убедитесь в том, что в них содержится одинаковая информация.

Рис. 11. Рабочая область после репликации.

3.5. Создание баз данных с использованием  шаблонов Notes.

Lotus Notes содержит несколько образцов баз данных (шаблонов), которые можно использовать в качестве исходных заготовок для создания собственных баз данных. Одни и те же команды используются для доступа ко всем базам данных, независимо от типа содержащихся в них данных.

3.5.1. В своем рабочем  пространстве создайте новую  папку, в которой будет находиться  закладка созданной базы данных (п. 3.3 лабораторной работы №1).

3.5.2. Перейдите в созданную  папку и в меню выберите команду Файл/База данных/Создать. В появившемся окне (рис. 12) заполните название базы данных и выберите один из имеющихся шаблонов, например, «Библиотека документов». Шаблоны баз данных Notes имеют расширение .ntf.

Обратите внимание, что имя файла базы данных и ее название совпадают, но это необязательное условие.

Рис. 12. Создание базы данных с использованием шаблона.

3.5.3. Нажмите ОК. При открытии базы данных в первую очередь открывается документ «О базе данных», в котором содержится вся необходимая информация о том, для чего предназначена эта база данных, какие документы должны в ней храниться и т.д. Кроме того, часто в этом документе есть вложенный документ – «Работа с базой данных», в котором содержится краткая инструкция для пользователей.

Рекомендуется внимательно  изучить оба этих документа.

3.5.4. Закрыв документы  «О базе данных» и «Работа  с базой данных», можно перейти  к созданию документов.

3.5.5. Создайте несколько  документов в этой базе данных.

3.5.6. Закройте базу данных и поместите ее закладку в папку на странице рабочего пространства.

3.6. Определение уровня доступа к базам данных Lotus Notes.

3.6.1. В справочной системе найдите информацию об уровнях доступа пользователей к базам данных.

3.6.2. Определите ваши права по отношению к базам данных, с которыми вы работали. Для этого откройте одну из баз данных и выберите команду Файл/База данных/Управление доступом (рис. 13).

Рис. 13. Таблица управления доступом.

3.6.3. С помощью этой  таблицы определите, какие операции доступны пользователям с разным уровнем прав.

3.7. Удаление баз данных.

Базы данных в Notes можно удалить двумя способами:

1. Открытую базу данных  можно удалить командой Файл/База данных/Удалить. Notes выдаст предупреждение о невозможности немедленного удаления базы данных, но отменить удаление не позволит. База данных будет удалена после ее закрытия. Перед удалением открытой базы данных настоятельно рекомендуется сначала узнать имя файла (окно Свойства базы данных – рис. 2 лабораторная работа №2). Это связано с возможным наличием реплик базы данных, которые имеют одинаковые названия, но разные имена файлов.

2. Базу данных можно  удалить прямо из файловой  системы после окончания работы  с ней и закрытия Lotus Notes, если предварительно узнать имя файла базы данных (окно Свойства базы данных). Имя папки для хранения локальных баз данных можно узнать, выбрав команду Файл/Параметры настройки, вкладка Основные (рис. 14).

Рис. 14. Окно параметров настройки.

При удалении баз данных следует помнить, что удаление закладки базы данных из рабочего пространства не приводит к физическому удалению базы данных.

3.8. Завершение работы.

В конце работы УДАЛИТЕ:

• созданные вами начальные страницы;
• все созданные вами документы из баз данных «Адресная книга» и «Личный журнал»;
• созданные вами реплики баз данных «Адресная книга» и «Личный журнал», ОСТАВИВ исходные (файлы names.nsf и journal.nsf).

Вопросы к лабораторной работе №2.

1. Что такое база данных Notes?
2. Какое расширение имеет файл базы данных Notes, шаблон базы данных Notes?
3. Что такое представление, документ, форма, папка, рабочая область, область просмотра?
4. В чем отличие документа от формы?
5. Что такое репликация?
6. Как происходит удаление документов из базы данных?
7. Какими правами обладает пользователь с уровнем доступа управляющий, разработчик, редактор?
8. В чем отличия в правах доступа у пользователя-корреспондента и пользователя-читателя?
9. Есть ли права у пользователя с уровнем доступа «нет доступа»?
10. Как происходит удаление базы данных?

Список литературы

1. Березина Н.С., Трубникова Е.Н. Lotus Notes 4-х для пользователя. – М.: «Бином», 2000. - 544с.
2. Крайсл Билл. Изучи сам Lotus Notes. – Минск: ООО «Попурри», 2000. – 432 с.
3. Справочная система Lotus Domino.