Система разработки баз данных Access

3. Добавление и изменение  данных. Эта функция требует разработки  и реализации представленных  данных, отличных от табличных  (формы).

4. Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

5. Макросы. Использование  макросов позволяет автоматизировать

повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы  используют для совместимости.

6. Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

7. Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

8. Средства печати. С  помощью этой функции Access позволяет  распечатать практически всё,  что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет  создавать дистрибутивные диски  для распространения готового  приложения (с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

1.4 Элементы базы данных

 

 

1. Таблицы. В базе  данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

2. Запросы. При помощи  запросов можно произвести выборку  данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

3. Формы. Формы позволяют  отображать данные из таблиц  и запросов в более удобном  для восприятия виде. С помощью  форм можно добавлять и изменять  данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

4. Отчёты. Отчёты предназначены  для печати данных, содержащихся  в таблицах и запросах, в красиво  оформленном виде. Отчёты так  же позволяют включать модули.

5. Макросы (см. выше)

6. Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями.

Модули снимают с  пользователя приложения необходимость  помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

База данных может  содержать до 32768 объектов.

В состав Access входит множество  мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить  процесс создания объектов базы данных.

1.5 Основные типы данных

 

 

1. Текстовый. Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

2. МЕМО. Поле этого  типа предназначено для хранения  небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не  может быть ключевым или проиндексированным.

3. Числовой. Этот тип  данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

4. Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа,  автоматически вводящиеся при  добавлении новой записи в  таблицу.

5. Логический. Логические  значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

6. Денежный. Денежные  значения и числовые данные, используемые  в математических вычислениях.

7. Дата/Время. Дата  и время хранятся в специальном  фиксированном формате.

8. Поле объекта OLE. Включает  звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

9. Гиперсвязь. Содержит  адреса Web-страниц.

 

1.6 Панели и меню

 

 

До сих пор приходилось  иметь дело с отдельными объектами Access. И с каждым из них нужно работать в интерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуемого объекта.

Но можно связать  объекты в единое приложение. При  этом вам не потребуется умение создавать  сложные программы. Благодаря использованию  кнопочных форм, диалоговых окон и меню работу с приложением можно автоматизировать и упростить, скрывая от пользователя ненужные в текущий момент объекты Access. Кнопочная форма представляет собой созданную пользователем форму с кнопками. С их помощью можно, например, запускать макросы открытия форм и печати отчетов. С помощью кнопочной формы выполнить несколько действий можно, щелкнув на одной кнопке. Используя кнопочную форму и другие объекты можно объединять созданные ранее объекты базы данных в одном приложении (при этом приложение может иметь вид, отличный от внешнего вида Access). В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения.

Поскольку кнопочная  форма выполняет только роль меню приложения, в ней следует использовать минимальное число элементов  управления. Поэтому обычно в кнопочную форму включают только кнопки, надписи, рамки объектов, линии и прямоугольники. Другие типы элементов управления, такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных), списки, поля со списком, диаграммы и подчиненные формы, обычно в этой форме не используются. Создавая кнопочную форму, в ней следует разместить надписи, а также линии, прямоугольники или рисунки, чтобы сделать ее эстетически более привлекательной. Кнопка является простейшим элементом управления формы и используется для запуска макроса. В Access благодаря макросам, запускаемым с помощью кнопок, можно выполнять самые различные задачи.

Помимо кнопочной формы Access позволяет создать специальное  меню, с помощью которого можно  расширить возможности разрабатываемой системы. В это меню можно добавить часто используемые команды, а также команды, которые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.

В Access можно создать  три типа меню:

1. Menu Bar. Обычное меню, которое может располагаться  вверху формы и иметь выпадающие  подменю.

2. Tool Bars. Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню.

3. Shortcut Bar. Меню, всплывающие  после щелчка правой кнопки мыши.

 

1.7 Visual Basic for Application

 

 

В Access пользователь может  управлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице  или щелкнуть на командной кнопке.

Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользователя на эти действия. Для этого в Access предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, который помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код непосредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.

В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic,

называемый Access Basic. В последних версиях Access он заменен языком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.

Выводы к главе 1

 

Microsoft Access объединяет  сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются  в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются  связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих  определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Проектирование базы данных сессионной успеваемости студентов ВУЗа

2.1 Создание таблиц

 

 

В данной курсовой работе таблицы были созданы при помощи конструктора.

Состав таблицы определяется в области проекта таблицы, которая  состоит из трех колонок:

• Имя поля;
• Тип данных;
• Описание.

Первая таблица данной работы называется «Студенты», которая создана при помощи конструктора (см. рис. 2.1).

Рисунок 2.1  – Структура  таблицы «Студенты» в режиме «Конструктор»

Содержимое таблицы  «Студенты» находится в приложении А. «Имя поля» содержит информацию о  структуре таблицы, а колонка «Тип данных» содержит определенный тип каждого поля, в колонке «Описание» при необходимости вводится описание данных, которые будут вводиться в это поле таблицы. Также необходимо определить ключевое поле.

После создание структуры  таблицы, её нужно сохранить (см. рис. 2.2,2.3).

Таким же образом создаются  две последующие таблицы с  названиями «Ведомость» (Таблица 2.1) и  «Дополнительная информация» (Таблица 2.2).

Рисунок 2.2 – Структура  таблицы «Ведомость» в режиме «Конструктор»

 

 

Таблица 2.1 – содержимое таблицы «Ведомость»

Личный номер студента	Математика	Информатика	Психология	Философия	История
01	4	5	4	4	4
02	3	4	4	4	5
03	3	3	4	3	4
04	4	4	3	3	3
05	2	4	4	3	3
06	5	4	4	5	4
07	4	3	2	4	3
08	5	4	3	4	3
09	4	3	4	4	3
10	5	5	4	5	5
11	4	3	5	4	4
12	4	4	5	5	5
13	5	5	4	5	4
14	2	3	3	4	3
15	4	2	3	4	3

 

Рисунок 2.3 – Структура  таблицы «Дополнительная информация»  в режиме «Конструктор»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.2 – содержимое таблицы «Дополнительная информация»

Личный номер	Форма обучения	Закрытие сессии в срок	Наличие задолженностей
01	бюджетная	да	нет
02	бюджетная	нет	нет
03	контрактная	нет	нет
04	бюджетная	да	нет
05	контрактная	нет	да
06	бюджетная	да	нет
07	бюджетная	нет	да
08	бюджетная	да	нет
09	контрактная	да	нет
10	бюджетная	да	нет
11	бюджетная	нет	нет
12	бюджетная	да	нет
13	контрактная	да	нет
14	бюджетная	нет	да
15	бюджетная	нет	да

 

Связи между таблицами  в данной базе данных представлены как один-к-одному. Таблица «Ведомость»  является связывающим звеном двух других таблиц «Дополнительная информация», «Студенты» и по полю Личный номер.