Системы электронного документооборота

ВВЕДЕНИЕ

Системы электронного документооборота  являются важным элементом ИТ-инфраструктуры государственного учреждения.  Под системой электронного документооборота понимается организационно-техническая  система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД обеспечивает возможности эффективного решения  задач внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

В настоящее время под электронным документом понимается совокупность информации, хранимой в любом виде: медиа файл, набор данных и т.п. В связи с этим многие системы документооборота позиционируются, как ECM- платформы (Enterprise Content Management, Управление Содержимым Организации). Такие системы отличаются широким функционалом, гибкими настройками, возможностью интеграцией со смежными системами.

Существует большое количество поставщиков систем электронного документооборота с различным функционалом и возможностями. Настоящий обзор рассматривает две характерные группы СЭД: проприетарные системы и открытые платформы.   В первом случае исходный код, системные компоненты принадлежат компании – разработчику, а пользователю выдается лицензия на использование. Во-втором случае, платформа и исходный код передаются Заказчику, Заказчик оплачивает только внедрение.

Наиболее характерные представители проприетаных систем:

• Oracle UCM
• БОСС-РЕФЕРЕНТ 4J (Компания БОСС-РЕФЕРЕНТ, Корпорация АйТи)
• DocsVision (DisitalDesign)
• Documentum

Открытые платформы представлены следующими главными участниками:

• Alfresco ECM (Компания Alfresco, Великобритания)
• OpenKM;
• Archivista;

   

Наиболее важными ключевыми особенностями, которые влияют на выбор системы являются:

• Совокупная стоимость владения (включая затраты на лицензию, внедрение и сопровождение);
• Надежность хранения разнородных произвольных документов и разграничения доступа;
• Гибкие настройки маршрутизации документов;
• Возможность интеграции с имеющимися в использовании информационными системами;
• Простота использования и дружелюбность интерфейса;

 

Из представленных выше систем отобраны наиболее перспективные системы, удовлетворяющие широкими возможностями в совокупности с простотой внедрения: системы БОСС-РЕФЕРЕНТ 4J  и Alfresco ECM.

АНАЛИЗ  СЭД РОССИЙСКОГО ПРОИЗВОДСТВА БОСС-РЕФЕРЕНТ 4J

Общее описание системы

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

Система позволяет:

• организовать эффективную работу с договорами;
• сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
• автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
• обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
• повысить эффективность работы с заявками;
• реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;
• наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Ограничения системы

Несмотря на имеющийся функционал, система содержит ряд ограничений:

• СПО версия БОСС-РЕФЕРЕНТ является портированием старой коммерческой версии на платформу JBoss Application Server, никаких новых функций не добавлено.
• Для создания рабочей инфраструктуры СЭД требуются ежегодные существенные расходы на техническую поддержку продуктов Red Hat Enterprise Linux, PostgreSQL, JBOSS Aplication Server. Сам БОСС-РЕФЕРЕНТ 4J так же предусматривает ежегодные платежи за техническую поддержку. Стоимость владения одним рабочим местом СЭД в итоге сопоставима с другими коммерческими СЭД. Смысл парадигмы СПО теряется.
• Готовым к использованию является только функциональный блок Канцелярия, все остальные бизнес-процессы требуют существенных работ по внедрению системы у конкретного Заказчика. Декларируется, что система является готовым решением, по факту это программная платформа.
• Открытость исходных кодов БОСС-РЕФЕРЕНТ 4J не подтверждена
• Список успешных внедрений БОСС-РЕФЕРЕНТ 4J в открытых источниках отсутствует
• Проект по внедрению БОСС-РЕФЕРЕНТ 4J в Минкомсвязи РФ, длящийся уже более года, не показывает положительных результатов.

АНАЛИЗ  СЭД  С ОТКРЫТОЙ ПЛАТФОРМОЙ (Alfresco)

Общее описание системы

Alfresco — тиражируемая интегрированная система управления контентом для организаций разработки одноимённой британской компании, созданной в 2005 году. Используется для управления документами, записями, веб-публикацией, групповой работой в организации. Распространятся свободно на условиях LGPL, существует платная версия (редакция уровня предприятия, Enterprise Edition).

По утверждению разработчиков, использование Alfresco как свободной альтернативы проприетарным системам, таким как Documentum, Open Text или MS SharePoint позволяет снизить расходы на ECM на 96 %.

Система разработана на основе Java-технологий, в том числе: Spring, Hibernate, Lucene, JavaServer Faces, является кроссплатформенным программным обеспечением. В качестве СУБД для бесплатной редакции поддерживается MySQL.

 

Alfresco включает в себя такие модули: репозиторий контента, готовый к использованию веб-портал, CMS для управления и использования стандартным содержимым портала, интерфейс CIFS, предоставляющий совместимость с файловыми системами Microsoft Windows и Unix ОС через интернет, систему управления веб-контентом с возможностью виртуализации веб-приложений и статичных сайтов через Apache Tomcat.

В октябре 2009 года специализированное издание CMSWire назвало Alfresco лидером среди open source Java/WCMS. В августе 2010 года Infoworld назвал Alfresco одним из 11 победителей в номинации Bossie 2010 Award (Лучшие open source приложения).

Ограничения системы

• Мало внедрений на российском рынке
• Система не является готовым решением, это платформа для разработки широкого набора приложений – что не является серьезным недостатком, т.к. система не навязывает ограниченный функционал «коробочного» решения.

Возможности системы Alfresco по соответствию  требованиям Минкомсвязи РФ

Alfresco - это система электронного документооборота с возможностью web-доступа. Это дает возможность дистанционной работы, в том чисел с мобильных устройств. Alfresco отличается самым удобным и быстрым интерфейсом. Внедрение новой системы не влечет за собой никаких трудностей для пользователей, они продолжают работать в привычных приложениях. Дружелюбный интерфейс системы способствует высокому качеству и скорости работы сотрудников.

Уровень производительности и надежности системы отвечает следующим показателям:

• доступ к СЭД - не более 3-х секунд;
• доступ к карточке электронного документа - не более 5 секунд;
• время простоя при сбоях и перезагрузке Alfresco - не более 30 минут;
• восстановление электронного документа из резервной копии - не более 30 минут;
• автоматическое уведомление пользователей о сбое в Alfresco;
• коэффициент надежности системы - не менее 0,98;

 

Благодаря своей модульной структуре и открытым стандартам, платформа Alfresco ECM включает в себя широкие возможности интеграции с другими системами используемым на предприятии. Например, интегрированный web-клиент для управления различным контентом предприятия, возможность интеграции с системами сканирования и распознавания тестовых документов. С помощью виртуальной файловой системы можно осуществлять взаимодействие с хранилищем Alfresco также как и с обычными файлами и каталогами в файловой системе.

Alfresco обладает высокой степенью модульности и большими возможностями по масштабированию.

Базовое решение Alfresco ECM включает в себя модули/подсистемы:

• Управление документами;
• Веб-портал и фреймворк управления содержимым;
• Средства организации взаимодействия;
• Открытую модель для интеграции со сторонними приложениями (CMIS);
• Интерфейсы CIFS (интеграция c файловыми системами Microsoft Windows и Linux ОС);
• Интеграция с офисными приложениями;
• Поддержка жизненного цикла документов;
• Управление образами;
• Индексация и поиск (на базе технологии Lucene);
• Workflow, управление процессами.

 

За счет модульности и  возможности гибкой настройки системы Alfresco,  позволяет управлять  всем  жизненным циклом документа:

• Регистрация документа
• Создание карточки документа, включает в себя:
• Обработку входящей и исходящей корреспонденции
• Создание электронного образа документа (при необходимости) путем сканирования документа, в том числе документов полученных на бумажном носителе либо документов полученных из других систем документооборота.
• Возможность создания документа из систем MSOffice  и другие.
• Поддержка любого формата прикрепленного документа
• Возможность ввода документа состоящего из нескольких компонент
• Возможность связывания документов между собой, объединение документов в папки (Дела)
• Возможность регистрации документа при отсутствии программного приложения, использованного для создания электронного документа.
• Возможность автоматического предзаполнения карточек документа, согласно правилам определенным для данного типа документов, что в свою очередь снижает вероятность ошибок пользователя.
• На момент создания карточки документа происходит регистрация документа в системе. На основании этих данные и благодаря настройкам системы можно точно знать что документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству принятой на предприятии, так же карточка документа обладает дополнительными признаками как то:
•  Исполнитель по документу – сотрудник создавший карточку документа
•  Отправитель – сотрудник отправивший задание/информацию по карточке документа 
•  Дата создания – дата когда был создана карточка данного документа
•  Дата задания – дата отправки информации по данному документу.
•  Версия – версия прикрепленного к карточке документа
•   Информация по документу – дата когда был прикреплен документ, ФИО сотрудника прикрепившего документ или внесшего последние изменения в документ и др.
•  Ведение неограниченного количества иерархий (классификаций) представления документов.
• Согласование документов. Согласование документа  в системе Alfresco включает в себя:
• Возможность создания проекта документа
• Возможность настройки различных маршрутов согласования для различных типов документов, что исключает возможность ошибки пользователя при согласовании документа.
• Уведомление всех согласующих лиц о наличии документов на согласование, в том числе  система поддерживает процедуру заместителей согласующих лиц, или перенаправления задания другому исполнителю.
• Возможность одновременной работы с документом.
• Учет замечаний возникающих в результате согласования, протоколирование замечаний.
• Контроль исполнения согласования, уведомления о  приближении срока, отчеты о исполнительской дисциплине и т.д., оценка исполнения заданий
• Возможность использования ЭЦП на любом их этапов работы с документом.
• Контроль исполнения. Система позволяет рассылать задания по исполнению того или иного документа на любом из этапов работы с документом, так же в связи с этим в системе осуществляется контроль исполнительской дисциплины, включает в себя:
•  Рассылка уведомлений о наличии задания, где определены сроки исполнения, содержание задания. Рассылка может быть проведена как отдельным пользователям так и группе пользователей.
•  Контроль исполнения может быть многоуровневый
•  Автоматическое уведомление о состоянии исполнения задания, статусе исполнения.
•  Возможность изменения сроков исполнения (согласно инструкции).
•  Возможность принятия или не принятия исполненного задания, в противном случае отправка на доработку.
•  Возможность оценки исполнения задания.
•  Возможность предварительной проверки и регулирование хода исполнения задания.
•  Учет и обобщение результатов исполнения, отчеты о исполнительской дисциплине и оценке сотрудников.

 

• Хранение документа. Система позволяет хранить документы любого формата, в том числе аудио и видео. Система Alfresco имеет  функциональность архивного хранения документов. Хранение документов в системе позволяет:
•  Поддерживать иерархическую структуру архива с возможностью классификации документов.
• Назначать сроки хранения папок (дел) согласно номенклатуры дел, количество правил определяющие сроки хранения того или иного документа (дела, папки) не имеет ограничений.
•  Определять правила для автоматического перемещения документов в назначенное место. Перемещение папки в архив, согласно номенклатуре дел и т.д.
• Определять правила дальнейшего жизненного цикла документа. Уведомлять пользователя о истечении срока хранения документа,
• автоматическое перемещение документа в папку на уничтожение или в папку на постоянное хранение. Данные правила определяются для каждого типа документа и для каждой папки (дела) в номенклатуре дел.
•  Создавать отчеты по истории документов, акт о выделении к уничтожению, Описи документов на передачу в архив и т.д.
•  Протоколировать все действия произведенные с документами.

 

• Безопасность. Система отвечает всем требованиям безопасности

 

• Протоколирование изменений
•  Протоколирование о внесении изменений в иерархии (классификации)
•  Протоколирование изменения прав доступа, ролей, пользователей, групп пользователей.
•  Протоколирование изменений настройках процессов
•  Фиксация доступа к документам, проектам, разделам, внесение изменений
•  Сохранение версионности документа
•  Поиск данных по событию

 

• Несанкционированный доступ. Защита информации от несанкционированного доступа обеспечивается посредством:
• Определением ролей и прав доступа пользователей для всех ресурсов системы;
• Организацией доступа к ресурсам системы по умолчанию только при использовании интерфейса пользователя системы;
• Авторизацией вводимой информации;
• Персонификацией действий пользователей (ведение журналов пользовательской активности);
• Регистрацией ввода информации (время, авторизация);
• Регистрацией изменения информации (время, авторизация);
• Автоматическим контролем и протоколированием изменений, проводимых в настройках и данных системы;
• Разграничением доступа к данным и функциям СЭД:
• по ролям и уровням полномочий;
• по операциям доступным для выполнения (просмотр, редактирование, добавление, удаление и т.п.).