Современные электронные системы управления и работы с документами

Московский  институт управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Современные электронные  системы управления и работы с  документами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва,2011

Содержание:

 

Введение

Глава 1. Современные  электронные системы управления и работы с документами

1.1. Управление и работа с документами

1.2.  Проблемы  традиционных и электронных технологий  ДОУ

1.3.  Современные  универсальные информационные технологии  для совершенствования ДОУ

1.4. Комплексный  подход к внедрению ИТ

1.5.  Характеристика  систем электронного управления документами (ЭУД)

1.5.1. Выбор эффективной  СЭУД (классификация систем электронного  управления документами)

1.5.2. Структура  рынка программных продуктов в области  ЭУД

1.5.3. Предлагаемое  решение внедрения корпоративной   СЭУД

1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Глава 2. Выбор автоматизированной системы

2.1. Выбор эффективной  автоматизированной системы ДОУ

2.2.  Сравнительные  характеристики систем автоматизации  делопроизводства

2.3. Общая характеристика систем

2.3.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»

2.3.2. Краткие характеристики  системы «БОСС-Референт»

2.3.3. Краткие  характеристики системы «Optima Workflow»

2.3.4. Краткие характеристики  системы  « Documentum»

2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»

2.3.6. Краткие характеристики  системы  «Дело»

2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот

2.4. Последние  разработки на российском рынке  систем автоматизации документооборота

2.4.1. АС «DocFlow 2006»

2.4.2. АС «Летограф»

2.4.3. АС «ДЕЛО –  Старт»

Глава 3. Модель электронного документооборота

3.1. Защищенность электронного  документооборота

3.2. Работа с внешней  и исходящей документацией

Заключение.

Литература.

Приложения.

 

 

Введение

 

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации,  носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку  известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачу документов. По  данным   ISO   (International Standards Organization), управление и работа с  документами становится одним из  главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [www.businessdoc.ru]. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и  внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Наибольших успехов в освоении этих областей достигли к.т.н. В.Э. Баласанян [2002;2003], директор ВНИИДАД М. В. Ларин [2001; 2002; 2003], к.т.н. М.П. Бобылева [2001; 2002; 2003], доцент РГГУ Г.Ю. Максимович совместно с доцентом кафедры общей информатики РГГУ В.И. Берестовой [2005 (а); 2005 (б); 2005 (в)], а также такие компании-производители систем автоматизации делопроизводства и документооборота, как ЗАО «Бизнес-Школа Интел-Синтез», ЗАО «Электронные офисные системы», компания «Digital Design», компания «Cognitive Technologies». Теория электронных документов разрабатывалась такими зарубежными исследователями, как М. Бакленд [1994], Л. Дюранти [1997; 2001], Дж. Ротенберг [1999], К. Тибодо [1995],  и другие, а также отечественными исследователями К.Б. Гельманом-Виноградовым [1992(а); 1992(б); 2005(а); 2005(б)], К.Г. Митяевым [1960; 1961; 1963], Е.А. Плешкевичем [2005(а); 2005(б); 2005(в)], В.И. Тихоновым, И.Ф. Юшиным [1999]  и другими.

Целью данной дипломной работы является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.   

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование понятия информационных  технологий, видов, специфики и  способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;

- рассмотрение структуры рынка  программных продуктов в области  электронного управления документацией;

- классификация, сравнение и  характеристика данных продуктов;

- разработка основных критериев  выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

- решение проблемы предприятия,  нуждающейся в централизованной  работе с документами в территориально-распределенных  филиалах посредством внедрения  корпоративного электронного документооборота;

- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках данного предприятия.

Объектом работы является модель предприятия, в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.

Предметом данной дипломной работы являются процессы, работы, осуществляемые  в ходе выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, разработки модели предприятия и внедрения в нее данной системы.

Задачи исследования решаются на базе предприятия ЗАО «Bona Fide»-Волгоград. Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.

В качестве основных методов при написании работы  применялись методы системного и структурно-функционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование.

Научная новизна дипломной работы состоит в разработке критериев выбора эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов. С учетом практической деятельности на конкретном предприятии предложена модель электронного документооборота, позволяющего максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность предприятия.

Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.     

На защиту выносятся  следующие положения:

1. При реализации электронного документооборота на ЗАО «Bona Fide» необходимо учитывать комплекс аспектов работы с документами, поскольку подобная организация электронного документооборота позволяет решить компании весь спектр задач повседневной работы сотрудников офиса; полностью обеспечить защиту документооборота;  увеличить рациональное использование человеческих ресурсов; верно выстроить модель управления на данном предприятии, достигая поставленных задач.
2. Наиболее приемлемой для ЗАО «Bona Fide» является автоматизированная система «ЕВФРАТ-Документооборот» как наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота на технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств.
3. Движение электронных документов, как и канонических форм документов, представляет собой два документопотока - внутренний и внешний, каждый из которых имеет свою последовательность.
4. Наиболее важными элементами электронного документооборота являются его безопасность, архивное хранение документов и  организация работы с ЭЦП, которые обеспечивают эффективное функционирование корпоративной системы электронного документооборота на предприятии.

     Работа  состоит из трех глав. В первой главе рассматривается понятие электронных технологий в ДОУ, их структура и характеристики, а также предлагаются поэтапные теоретические решения внедрения данных технологий в качестве корпоративной СЭУД.

     Вторая глава посвящена выбору эффективной автоматизированной системе ДОУ, выделения основных критериев для отбора  путем аналитико-синтетических сравнений.

     В третьей главе разработана и представлена модель электронного документооборота предприятия, на  котором производилось его внедрение с учетом специфики предприятия, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.   

 

Глава 1.

Современные  электронные  системы управления и работы с  документами

 

1.1. Управление и  работа с документами

 

Переход к экономике рыночного  типа ставит вопрос о создании соответствующих  современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Так повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении, по мнению О.В. Живаевой,  делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход  от традиционного ведения  делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и  оперативных целей управления в любых организациях [Живаева 2002: 7].

Создание действенной системы  управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства  отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых до сих по не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.

В  основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» достаточно близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело [Кудряев 2001: 152]. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое  назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.