Современные электронные системы управления и работы с документами

 

Современный офис уже  невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с  документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых  возложено ведение делопроизводства,   используют компьютер как пишущую  машинку с памятью набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.

Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом не возможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения.  При этом, как уточнил С.Л. Кузнецов в своей статье,  каждая организация, учреждение, фирма выбирает свой путь совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) на базе внедрения современных информационных технологий [Кузнецов 2005: 33].

Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий  является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем  применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру  предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована  как на отдельном компьютере, так  и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы  и технологии многофункциональны и  ориентированы на выполнение  ряда делопроизводственных функций.

Для систематизации множества  универсальных ИТ в соответствии с основными этапами процесса ДОУ  и типовыми функциями организационного управления следует разбить процесс  ДОУ на ряд этапов:

- подготовка, создание и оформление документов;

- прием-передача документов;

- организация движения  документов внутри организации;

- регистрация и контроль  исполнения;

- информационно-справочная  работа;

- хранение документов.

     В таблице  2 Г.Ю. Максимовичем и В.И. Берестовой [Максимович 2005: 34] предложен вариант решения делопроизводственных потребностей с помощь универсальных технологий.    

Таблица 2.

Универсальные ИТ

 

Делопроизводственные  функции	Основные универсальные  ИТ, ориентированные на выполнение делопроизводственных функций
1	2
Документационно-иформационное  обеспечение управления
Создание документа: подготовка содержания, составление, оформление; подготовка бланка; коллективная работа по созданию документа.	Технологии работы с  информацией различного типа, в точности текстовый редактор (процессор), табличный процессор, графический редактор. Технология баз данных. Интеллектуальные  ИТ (электронные словари и переводчики). Сетевые ИТ.
Прием и передача информации.	Сетевые ИТ. ИТ, поддерживающие факсимильную связь. Электронная почта.
Регистрация документов и контроль их исполнения.	Технология баз данных.
Хранение информации и организация доступа к ней; справочно-информационная деятельность.	Технология преобразования бумажного документа в электронный. Технология баз данных. Технологии создания каталогов системы Windows. Технологии сжатия информации.
	Технологии поиска информации. Технологии, обеспечивающие безопасность документов.
Информационное обеспечение  процедур принятия решений.	Интеллектуальные  ИТ (экспертные системы, аналитические информационные системы). Технология баз данных.

 

Наиболее известными ИТ, используемыми при оформлении документов являются: текстовый, табличный  и графический редакторы/процессоры. В качестве текстового редактора в большинстве случаев используют MS Word интегрированного пакета MS Office. Использование различных компонентов этого пакета имеет массу преимуществ: полная совместимость отдельных компонентов, то есть возможность передачи информации из одной программы в другую; единообразие методов работы и другое. MS Word предоставляет также много возможностей для оформления текста: различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; возможности создания и редактирования сообщений электронной почты; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами.

В качестве табличного редактора выбирают MS Excel пакета MS Office. Обладая широким кругом возможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют также находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MS Excel предоставляет широкие возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации, оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.

Иллюстративный материал – важный элемент любого документа. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время существует большое количество программ компьютерной графики от простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ.

Наиболее разнообразны и многофункциональны ИТ, предназначенные  для хранения информации, организации  к ней доступа и выполнение справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая  специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Для организации хранения объемных документов или для организации архивного хранения используются технологии сжатия информации, реализуемые программами-архиваторами. Использование подобных программ дает не только возможность значительно экономить дисковое пространство на компьютере, но и быстро передавать большое количество документов при их пересылке по электронной почте или передаче на дискетах. Наиболее распространенными программами-архиваторами являются WinZip и WinRar.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов.  Наиболее широко известна и распространена программа FineReader [www.abbyy.ru], способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа  к ней и  выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей [Вовкотруб 2000: 6].

Особое место среди универсальных ИТ занимают сетевые информационные технологии, обеспечивающие функцию приема и передачи информации. Это обеспечивается посредством объединения компьютеров в локальную и глобальную сеть (Internet). Локальную часто применяют внутри организации для обмена информацией между подразделениями, а глобальную – для передачи и приема информации от территориально-удаленных центров. Программным средством, обеспечивающим связь с Интернетом и работу в нем, чаще всего является   Internet Explorer.

На основе сетевых ИТ реализуются оперативные средства связи, такие как: электронная почта и факсимильная связь.

 

1.4. Комплексный подход  к внедрению ИТ 

 

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к  совершенствованию документационного  обеспечения управленческой деятельности на основе современных ИТ:

1. Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных ИТ. Такой подход ориентируется, в первую очередь, а минимальный уровень риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых ИТ. Он оправдан, как уже было сказано выше, в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения.
2. Комплексное внедрение ИТ во все сферы ДОУ. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные ИТ. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, но требует наличия больших ресурсов (финансовых, трудовых, человеческих и других), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций.

Комплексные системы  ориентированы на создание единого  информационного пространства на предприятии, в организации. Решение такой  сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе  к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционирование вышеназванного комплекса технологий. Непременным условием функционирования таких систем , как заметила В.И. Андреева, является совместимость со сложившейся инфраструктурой, поскольку информационная система должна стать частью информационной системы предприятия [Андреева  1994: 52].

Актуальность внедрения таких систем обусловлена следующим. ДОУ оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становиться еще более актуальным. К основным проблемам, возникающим при этом, можно отнести:

- потеря целостной  картины происходящего у руководства;

- нарушение слаженного  механизма деятельности структурных  подразделений и, как следствие,  падание качества обслуживания  клиентов, способности поддерживать внешние контакты;

- снижение производительности  труда, а из-за возникновения  ощущения недостатка в ресурсах  – неоправданный рост штата.

Решение указанных проблем  в масштабах крупной организации  на основе автоматизации отдельных  рабочих мест секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя – не всегда эффективно. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями организации; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных работ.

По отношению к задачам  делопроизводства различают системы, ориентированные на автоматизацию:

- делопроизводства в  целом;

- только документооборота;

- только архивных и  поисковых функций;

- контроля и учета  документов.

Отличительным свойством  универсальных систем является их возможность  решения большого количества задач  делопроизводства. Д.Л. Куциняк в своей статье выделяет следующие универсальные свойства системы:

1) открытость – возможность  добавления новых функций и  расширения уже имеющихся;

2) иерархическая система  хранения документов с неограниченным  количеством уровней вложенности  папки в папку реализована во всех системах. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок. В ряде систем расширены возможности хранения за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы);

3) маршрутизация документов  осуществляется специальными моделями систем, отвечающими за документооборот. Используется свободная и жесткая маршрутизация документов. В первом случае любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы. Однако маршрут может изменяться при выполнении каких-либо заранее заданных условий;