Access— мощное приложение Windows;
впервые производительность СУБД органично
сочетается с теми удобствами, которые
имеются в распоряжении пользователей
Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта—
детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют
между собой. Система Access работает под
управлением Windows 95 или Windows NT, так что при
работе с ней пользователю доступны все
преимущества Windows. Можно вырезать, копировать
и вставлять данные из любого приложения
Windows в Access и наоборот; можно создать проект
формы в Access и вставить его в конструктор
форм.
При всем этом Access — не просто
СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает
доступ ко всем типам данных и позволяет
использовать одновременно несколько
таблиц базы данных. При этом можно существенно
упростить структуру данных, облегчая
тем самым выполнение поставленных задач.
Система Access — это набор инструментов
конечного пользователя для управления
базами данных. В ее состав входят конструкторы
таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему
можно рассматривать и как среду разработки
приложений. Используя макросы или модули
для автоматизации решения задач, можно
создавать ориентированные на пользователя
приложения такими же мощными, как и приложения,
написанные непосредственно на языках
программирования. При этом они будут
включать кнопки, меню и диалоговые окна.
Программируя на языке VBA, можно создавать
такие мощные программы, как сама система
Access. По сути дела, многие инструментальные
средства Access (например, мастера и конструкторы)
написаны именно на VBA.
Мощность и доступность Access
делают эту систему лучшей СУБД из представленных
сегодня на рынке.
Для создания базы данных, сначала
нужно определиться какую информацию
она будет содержать. Сама по себе база
данных может содержать информацию о чем
угодно: о зарплате, о торговых поставках,
о больных в поликлинике, о рабочих компании.
В данной работе база данных
будет содержать информацию о предприятии,
которая состоит из:
- Наименование контрагента (покупатели, поставщики)
- ИНН контрагента
- Адрес контрагента
- ТМЦ (наименование товара)
- Единицы измерения
- Цена за единицу
- Дата сделки
- Количество
- Номер накладной
Целью создания такой базы данных
служит отчет по графику выбора товаров
проданных покупателю.[4 стр.314]
2.1. Создание таблицы
Первым шагом является создание
новой таблицы (рис.1). Таблица – это набор
записей (строк таблицы), состоящих из
отдельных полей (колонок таблицы), в которых
хранится информация и составляющая, собственно,
содержание базы данных. Таблицы являются
основной формой представления информации,
содержащейся в базе данных. Без таблицы
нельзя спроектировать формуляр, на базе
таблиц составляются запросы и отчеты.
Для того что бы создать таблицу
нужно выбрать вкладку «Создание» и в
разделе «Таблицы» выбрать «Таблица».
Рисунок 1 – Новая таблица
Далее переходим в режим конструктора.
В режиме конструктора таблицы создаются
путем задания имен поле, их типов и свойств. По умолчанию название – «Таблица1».
Программа автоматически предлагает изменить
название таблицы. Для упрощения работы
и для предотвращения путаницы в будущем
присваиваем название, которое будет отображать
содержание таблицы. После изменения названия
таблицы открывается «Режим конструктора».
Конструктор таблиц является
графическим средством представления
и изменения структуры таблицы в базе
данных, к которой имеется подключение.
Окно конструктора таблиц разделяется
на две области. В верхней области отображается
сетка, каждая строка которой описывает
один столбец базы данных. Для каждого
столбца отображаются его основные характеристики:
имя столбца, тип данных, длина и параметр
допустимости пустых значений.
В нижней области окна конструктора
таблиц отображаются дополнительные характеристики
каждого столбца, выделенного в верхней
области.
Из окна конструктора таблиц
можно также получить доступ к окнам свойств,
с помощью которых создаются и изменяются
межтабличные связи, ограничения, индексы
и ключи таблицы.
В приведенном ниже списке указаны
все типы данных полей, поддерживаемые
в Microsoft Access, их назначение и размеры.
- Текстовый. Текст или комбинация
текста и чисел, например, адреса, а также
числа, не требующие вычислений, например,
номера телефонов, инвентарные номера
или почтовые индексы. Сохраняет до 255
знаков.
- Поле МЕМО. Длинный текст или числа, например,
примечания или описания. Сохраняет до
65 536 знаков.
- Числовой. Данные, используемые для математических
вычислений, за исключением финансовых
расчетов (для них следует использовать
тип «Денежный»). Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов;
16 байтов для кодов репликации (GUID).
- Дата/Время. Значение дат и времени. Сохраняет
8 байтов.
- Денежный. Используется для денежных
значений и для предотвращения округления
во время вычислений. Сохраняет 8 байтов.
- Счетчик. Автоматическая вставка уникальных
последовательных (увеличивающихся на
1) или случайных чисел при добавлении
записи. Сохраняет 4 байта; 16 байтов для
кодов репликации (GUID).
- Логический. Данные, принимающие только
одно из двух возможных значений таких
как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл».
Значения Null не допускаются. Сохраняет 1 бит.
- Поле объекта OLE. Объекты OLE (такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Сохраняет до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска).
- Гиперссылка. Гиперссылка может иметь
вид пути UNC либо адреса URL. Сохраняет до 64 000 знаков.
- Мастер подстановок. Создает поле, позволяющее
выбрать значение из другой таблицы или
из списка значений, используя поле со
списком. При выборе данного параметра
в списке типов данных запускается мастер
для автоматического определения этого
поля. Для сохранения требуется тот же
размер, что и у первичного ключа, соответствующего полю подстановок, — обычно 4 байта.
Далее сохраняем таблицу и
повторяем ту же процедуру с двумя другими
таблицами.
Таким образом, получилось 3 таблицы –
основа для базы данных на примере предприятия.[5
стр.79]
Рисунок 2 – Таблица «Контрагенты»
Рисунок 3 –Таблица «Товары»
Рисунок 4 –Таблица «Накладные»
2.2 Создание схемы
данных
Для дальнейшей работы с созданными таблицами
необходимо создать схему данных.
Схема базы данных используется
для создания, редактирования и удаления
таблиц базы данных. Также схему базы данных
можно использовать для просмотра связей
между таблицами. При создании новой схемы
базы данных пользователь начинает работу
с пустой схемой.
Для того что бы создать схему
данных нужно выбрать вкладку «Работа
с базами данных» и нажать кнопку «Схемы
баз данных».
Пустая схема базы данных появляется
с диалоговым окном «Добавление таблицы».
Далее выбираем
все таблицы, т.к. они нужны для
дальнейшей работы. Появляются три
окна – таблицы и поля.
Теперь нужно соединить ключевые
поля посредствам перетаскивания одного
на другое. При каждом таком действии
открывается диалоговое окно «Изменение
связей».
В итоге
получается схема данных (рис 5.)
Рисунок 5 – Схема данных
Если необходимо переместить
объекты в другие части схемы, например,
выровнять таблицы или уменьшить количество
перекрывающихся линий связи, сначала
выделите объекты, а затем перетащить
их в новое расположение.
Если выделить линию связи,
можно сдвинуть сегмент линии в положение,
параллельное начальной позиции. Если
линия связи имеет более одного сегмента,
можно перетащить угол по диагонали для
одновременного изменения ее горизонтального
и вертикального положения.[6 стр.129]
2.3 Заполнение таблиц
Данный этап работы можно было
совершить между предыдущими пунктами–
от этого суть работы совсем не изменится.
В этом шаге необходимо вернуться
к раннее созданным таблицам. И в «Режиме
таблицы» заполняем таблицу данными.
2.4 Создание запроса
с помощью SQL
SQL (Structured Query Language) - это язык
программирования, предназначенный
для работы с наборами фактов
и отношениями между ними. В
программах управления реляционными
базами данных, таких как Microsoft Office
Access, язык SQL используется для работы
с данными. В отличие от многих
языков программирования SQL удобочитаем
и понятен даже новичкам. Как
и многие языки программирования,
SQL является международным стандартом,
признанным такими комитетами
по стандартизации, как ISO
(на английском языке) и ANSI(на
английском языке).
На языке SQL описываются наборы
данных, помогающие получить ответы на
вопросы. При использовании SQL необходимо
применять правильный синтаксис. Синтаксис
— это набор правил, позволяющих правильно
сочетать элементы языка. Синтаксис SQL
основан на синтаксисе английского языка.
Предложения SQL.
Инструкция SQL состоит из нескольких
частей, называемых предложениями. Каждое
предложение в инструкции SQL имеет свое
назначение. Некоторые предложения являются
обязательными. В приведенном ниже списке
указаны предложения SQL, используемые
чаще всего, однако обязательными являются
только первые два предложения.
- SELECT (определяет поля, которые содержат нужные данные).
- FROM (определяет таблицы, которые содержат поля, указанные в предложении SELECT).
- WHERE (определяет условия отбора полей, которым должны соответствовать все записи, включаемые в результаты).
- ORDER BY (определят порядок сортировки результатов).
- GROUP BY (В инструкции SQL, которая содержит статистические функции, определяет поля, для которых в инструкции SELECT не вычисляется сводное значение).
- HAVING (В инструкции SQL, которая содержит статистические функции, определяет условия, применяемые к полям, для которых в предложении SELECT вычисляется сводное значение.
Для создания запроса с помощью
языка SQL нужно выбрать вкладку «Создание»
и нажать на кнопку «Конструктор запросов».
В появившемся диалоговом окне «Добавление
таблицы» добавить все таблицы. Далее
необходимо перейти в «Режим SQL». Окно
режима представляет собой чистый лист,
на котором вручную нужно набрать запрос
на языке SQL (рис.6)
Рисунок 6 – Создание запроса
2.5 Создание отчета
Одной из основных задач создания и использования
баз данных является предоставление пользователям
необходимой информации на основе существующих
данных. В Access 2002 для этих целей предназначены
формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать
из базы данных требуемую пользователем
информацию и оформить ее в виде документов,
которые можно просмотреть и напечатать.
Источником данных для отчета может быть
таблица или запрос. Кроме данных, полученных
из таблиц, в отчете могут отображаться
вычисленные по исходным данным значения,
например итоговые стоимости.[7]
Отчеты и формы Access имеют много общего.
Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены
для ввода и правки данных в таблицах.
Они позволяют лишь просматривать и печатать
данные. В отчете невозможно изменить
исходные данные с помощью элементов управления,
как это можно сделать с помощью форм.
Хотя в отчетах можно использовать такие
же элементы управления для указания состояния
переключателей, флажков и списков.
Отчет, как и форма, может быть создан
с помощью мастера. Разделы отчета подобны
разделам формы и включают заголовок и
примечание отчета, область данных, а также
верхний и нижний колонтитулы. В примечание
отчета часто помещают поля с итоговыми
значениями. Элементы управления могут
быть добавлены в отчет с помощью панели
инструментов, идентичной той, что используется
в режиме Конструктора форм. Форматирование
и группировка элементов управления в
отчете выполняются аналогично форматированию
и группировке элементов управления в
форме. Формы могут содержать подчиненные
формы, а отчеты могут содержать подчиненные
отчеты.
В данной работе отчет должен
представлять график товаров (рис. 7). [8
стр.57]
Рисунок 7 – Создание отчета
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Преимущества использования
БД
Рассмотрим, какие преимущества
получает пользователь при использовании
БД как безбумажной технологии:
· Компактность
Информация хранится в БД, нет
необходимости хранить многотомные бумажные
картотеки
· Скорость
Скорость обработки информации
(поиск, внесение изменений) компьютером
намного выше ручной обработки
· низкие трудозатраты
Нет необходимости в утомительной
ручной работе над данными
· применимость
Всегда доступна свежая информация
Дополнительные преимущества
появляются при использовании БД в многопользовательской
среде, поскольку становится возможным
осуществлять централизованное управление
данными.
Современные системы управления
базами данных обеспечивают как физическую
(независимость от способа хранения и
метода доступа), так и логическую независимость
данных (возможность изменения одного
приложения без изменения остальных приложений,
работающих с этими же данными).
Современные СУБД дают возможность
включать в них не только текстовую и графическую
информацию, но и звуковые фрагменты и
даже видеоклипы.
Простота использования СУБД
позволяет создавать новые базы данных,
не прибегая к программированию, а пользуясь
только встроенными функциями. СУБД обеспечивают
правильность, полноту и непротиворечивость
данных, а также удобный доступ к ним.
Популярные СУБД - FoxPro, Access for
Windows, Paradox. Для менее сложных применений
вместо СУБД используются информационно-поисковые
системы (ИПС), которые выполняют следующие
функции:
· хранение большого объема
информации;
· быстрый поиск требуемой
информации;
· добавление, удаление и
изменение хранимой информации;
· вывод ее в удобном для
человека виде.
Список используемых источников