Создание базы данных «Спектакли»

Макросы и модули.

Эти категории объектов предназначены  как для автоматизации повторяющихся  операций при работе с СУБД, так  и для создания новых функций  путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации  работы с базой. Модули создаются  средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью  которых разработчик базы может  заложить в нее нестандартные  функциональные возможности, удовлетворить  специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

Таблицы баз данных, как  правило, допускают работу с гораздо  большим количеством разных типов  данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного  размера (до 255 символов).

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо – специальный  тип данных для хранения больших  объемов текста (до 65 535 символов). Физически  текст не хранится в поле. Он храниться  в другом месте базы данных, а  в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое  разделение заметно не всегда.

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат  и текущего времени.

Денежный - тип данных для  хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для  денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами  округления), которые делают более  удобным использование специального типа данных, а не настройку числового  типа.

Счетчик – специальный  тип данных для уникальных (не повторяющихся  в поле) натуральных чисел с  автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать  только два значения, например Да или  Нет).

Гиперссылка – специальное  поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически  происходит запуск броузера и воспроизведение  объекта в его окне.

Мастер подстановок –  это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно  автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося  списка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Разработка  базы данных «Спектакли»

 

 

По моему варианту мне  нужно было создать базу данных «Спектакли». В ней созданы 4 таблицы: 1 основная и 3 вспомогательные с помощью Конструктора, определив необходимые поля и типы данных, связать таблицы с помощью Схемы данных, создать параметрически универсальные запросы, форму по главной таблице и отчеты на основе созданных запросов.

Основная таблица: 

Спектакли [Код_спект, Название, Код_жанра, Код_театра, Код_режис,        Актер, Актриса, Дата выпуска, Продолжительность, Мин_цена, Макс_цена]

Вспомогательные таблицы:

Жанры [Код_жанра, Жанр]

Театры [Код_театра, Театр, Город, Адрес, Нач_спектаклей, Телефоны]

Режиссеры [Код_режис, Фамилия, Имя_Отч, Лучшие_спектакли]

1.Создание базы данных

Сначала следует создать  пустую базу данных “Спектакли”. Для  этого откроем приложение Access, выберем пункт меню Файл/Создать, в открывшемся диалоговом окне подтвердаем желание создать новую БД нажатием кнопки Ok. После этого откроется стандартное диалоговое окно Сохранить как. В нем выбираем каталог для размещения новой базы данных и даем имя файлу Спектакли.mdb. Этот файл будет содержать описание структуры таблиц, сами таблицы, формы, запросы и отчеты, которые будут созданы в рамках базы данных “Спектакли”.

2.Создание таблиц базы данных, ввод данных во вспомогательные таблицы

Теперь, когда пустая база данных существует, создаем пустые таблицы, т.е. пока только определим их структуру – опишем каждое поле записи. Начинаем со вспомогательных таблиц Жанры, Театры и Режиссеры.

3.Создание основной таблицы

Создание таблицы  Спектакли  (см. рисунок 1) требует дополнительных пояснений по поводу определения полей  Код жанра,  Код театра, Код режис. Каждое из этих полей необходимо определить как поле со списком.

Работа начинается с составления  генерального списка полей – он может насчитывать десятки и  даже сотни позиций.

В соответствии с типом  данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип  для каждого поля.

Описание полей приведено в следующем (см. рисунок 1)

Рисунок 1- Создание таблиц спектакли, театры, жанры и режиссеры

Заполнение данных в таблицы(см. рисунок 2, 3)

Рисунок 2 - Рабочее окно СУБД Access с открытой таблицей БД «Спектакли»

 

Рисунок 3 - Рабочее окно СУБД Access с открытыми таблицами БД «Спектакли»

4. Создание схемы  данных

Для создания схемы данных можно воспользуемся пунктом меню Сервис/Схема данных. В появившемся диалоговом окне надо выбраем таблицы, включаемые в схему. После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей (см. рисунок 5). После этого с помощью мыши соединяем поля Код жанра,  Код театра, Код режис. таблицы Спектакли с ключевыми полями других таблиц.

Рисунок 4 - Схема данных

5. Создание формы

Для создания формы Спектакли  в окне базы данных выберем тип  объекта – Формы и нажмем кнопку Создание формы с помощью Мастера. После этого откроется диалоговое окно, позволяющее выбирать таблицы (или запросы), а из них  – поля, включаемые в форму. Далее форма создается автоматически (см. рисунок 5).

6. Создание запросов

Чтобы создать запрос, в  окне базы данных выберем тип объекта  – Запросы и нажмем кнопку Создание запроса с помощью конструктора. В следующем диалоговом окне выберем таблицы, из которых собираемся отбирать данные,  и получим окно,  изображенное на (см. рисунок 5), внизу.

Результаты  запроса удобно использовать в качестве источника информации для составления отчета.

Рисунок 5 – Использование формы для ввода просмотра и корректировки данных.

Формирование или корректировка  запроса в режиме конструктора

7. Формирование  отчетов

Отчет получен с помощью мастера отчетов. В окне базы данных надо выбрать тип объекта – Отчеты и нажать кнопку Создать отчет с помощью мастера . Вид отчета, получаемого с помощью СУБД Access (см. рисунок 6). В этот отчет включены данные из запроса Спектакли за период.

Рисунок 6 – Типичный вид отчета, получаемого с помощью СУБД Access

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Принято считать, что использование концепции  баз данных позволяет:

- повысить надежность, целостность  и сохранность данных;

- сохранить затраты интеллектуального  труда;

- обеспечить простоту  и легкость использования данных;

- обеспечить достоверность  данных;

- обеспечить требуемую  скорость доступа к данным;

- обеспечить защиту от  искажения и уничтожения данных;

- сократить дублирование  информации за счет структурирования данных.

Данные распределены по таблицам, которые связаны между собой  не только "физически" (с помощью  инструментов программирования), но и, что более ценно, логически. Базируясь  на логической связи таблиц между  собой, строится запрос к базе данных, который как по цепочке вытаскивает  нужную нам информацию в единую "выписку".

Базы данных удобно использовать в различных организациях. Для спектаклей характерна высокая степень отчетности. Очень важно наладить быстрый и качественный сбор, обработку и анализ информации, относящийся к коммерческой деятельности. Создание базы данных позволит собрать все данные в одном месте и организовать доступ к ним всем сотрудникам, а также клиентам и поставщикам, позволит вести четкий структурированный учет всей информации, предоставит быстрый доступ к ней, поможет автоматизировать стандартные процессы и в результате всего оптимизирует работу всей организации. Внедрение компьютерных систем в аптеках стало необходимым и в связи со все возрастающим потоком информации, в котором все сотрудники просто обязаны ориентироваться для того, чтобы качественно выполнять свои обязанности. А делать это становится все труднее, учитывая постоянно расширяющийся и обновляющийся музыкальный ассортимент, эффективное взаимодействие с которыми невозможно осуществлять без применения компьютерных технологий.

В данной работе использовались такие объекты, как: таблицы, запросы, формы и отчеты. Но программа Microsoft Office Access 2003 намного обширней, разнообразней и имеет больше возможностей.

В итоге, на основании задачи, поставленной в работе, разработана  база данных «Спектаклей», готовая к использованию. Но, как и всякое другое программное средство, она может быть дополнена и редактирована.

 

 

 

 

Список литературы

 

 

1. Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика. – Иркутск: изд-во ИрГТУ. – 2012. – 200 с.
2. Бояринцева Т.П., Воропаева Е.Ф., Дмитриенко Т.А., Шишкина Л.П. Лабораторный практикум по информатике. Расширенные возможности Excel. - Иркутск: изд-во ИрГТУ. - 2003. – 81 с.
3. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_6.html.