Создание документации по учету товаров с помощью MS Excel

Федеральное государственное  образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования  «Финансовый университет при правительстве российской федерации"

Реферат на тему: «Создание документации по учету товаров с помощью MS Excel»

 

 

 

 

Выполнила:

Бачурина  Дарья 

Группа:У1-2

Проверил:

К.т.н.; доцент Шадур  А.Л.

 

 

Москва 2012

Оглавление

 

Введение……………………………………………………………………………………. 3

        Экономическая сущность 3

     Основные понятия 4

     Формы хозяйственных документов 5

  Первичные документы 5

  Журналы учета 6

      Оборотная ведомость 6

       Правовое обеспечение 7

       Автоматизация учета товара с помощью MS Excel 8

       Составление первичного документа 9

   Составление журнала учета 11

   Подготовка оборотных ведомостей 14

      Выводы 17

     Литература 18

     Указатель 19

 

Введение

 

Как известно, бухгалтерский  учет - одна из немаловажных составляющих успешного предприятия. В век  развития и совершенствования информационных технологий в ведении бухгалтерского учета происходят существенные изменения, в первую очередь связанные с его автоматизацией и широким использованием различных компьютерных программ.

Одним из вариантов автоматизации  бухгалтерского учета является использование  программы Microsoft Excel.

Цель моей работы – узнать, в каких случаях бухгалтер  может воспользоваться этой программой, и подробнее изучить способы  работы с ней в этих ситуациях  и основные принципы выполнения часто  используемых операций.

Экономическая сущность

Как известно, MS Excel – программа для работы с электронными таблицами. Одна из возможностей, предоставляемых этой программы - возможность экономико-статистических расчетов, что удобно для экономистов.

Что касается работы бухгалтера, то помимо экономических расчетов одной  из его обязанностей является составление  бухгалтерских документов.  Так, например, определенная документация необходима при ведении учета  товаров, приобретенных или реализованных  фирмой.

Рассмотрим способ составления  документации при ведении учета  товаров в MS Excel на примере корреспонденции счетов по учету автомобиля, взятой из СПС Консультант.

Для облегчения понимания  рассматриваемого примера ниже приведены  основные экономические термины, используемые в моей работе.

Основные понятия

1. Первичные бухгалтерские документы- документы, составленные в момент совершения бухгалтерских операций или непосредственно после их завершения, являющиеся первым свидетельством их совершения.
2. Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном настоящей главой.
3. Журнал учета – инвентарная книга, в которой отражаются все производственно-хозяйственные операции предприятия.
4. Дебет - одна из сторон (левая) бухгалтерского счета, имеющего форму двусторонней таблицы. В дебетовой стороне счетов регистрации состояния и движения денежных средств и запасов материальных ценностей предприятия (активов) указывается наличие ценностей на начало месяца и их поступление в течение месяца. В дебетовой стороне счетов регистрации состояния и движения источников средств (пассивов) отражается уменьшение источников, например долгов предприятию со стороны его должников
5. Кредит - правая сторона бухгалтерского счета. На активных счетах по кредиту фиксируется уменьшение объекта учета, а на пассивных- увеличение
6. НДС-Налог на добавленную стоимость - взимаемый с предприятий налог на сумму прироста стоимости на данном предприятии, исчисляемую в виде разности между выручкой от реализации товаров и услуг и суммой затрат на сырье, материалы, полуфабрикаты, полученные от других производителей, со стороны. Ряд товаров, работ, услуг, видов деятельности частично или полностью освобождаются от налога на добавленную стоимость.
7. Себестоимость - величина затрат в денежной форме на подготовку производства, производство и реализацию общего объема продукции или отдельных ее видов, состоящая из стоимости потребленных ресурсов и других затрат, обусловленных процессом производства..."

 

Формы хозяйственных документов

Так как рассматриваемая  мною тема – создание документов учета, то в первую очередь следует рассмотреть, какие существуют формы хозяйственных  документов.

Так, система оперативной документации состоит из 4х уровней:

1. Первичный документ;
2. Журнал учета;
3. Оборотная ведомость;
4. Баланс и другие отчеты.

Каждый из них также  разделяется на виды в зависимости  от способа и целей создания.

Первичные документы

По назначению первичные  документы  можно разделить на 4 группы:

1. распорядительные документы (содержат распоряжения, задания, приказы руководства и т.д.);
2. оправдательные документы (удостоверяют факт совершения хозяйственных операций);
3. Документы бухгалтерского оформления (составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей);
4. Комбинированные документы (содержат признаки всех 3х перечисленных выше типов документов).

Журналы учета

В зависимости от способа  записи счетов в журнале различают  журналы:

1. со счетами в столбце;
2. со счетами в строке.

Оборотная ведомость

Различают оборотную ведомость:

1. обычную;
2. шахматную.

 

Таким образом, в рассматриваемом  мною примере учета товаров предприятие  при осуществлении любых действий с автомобилем должно составлять первичные документы, отражать их в  журнале учета, а также при  необходимости создавать оборотные  ведомости.

Стоит сразу отметить, что  разные формы и виды документов имеют  разные требования к их созданию. Это  следует учитывать бухгалтеру, так  как в связи с этим в разных ситуациях нужно использовать разные возможности компьютерной программы.

 

Правовое обеспечение

Как и любая экономическая  деятельность, бухучет имеет свое правовое обеспечение.

Структура правового обеспечения  бухгалтерского учета товаров имеет 4 уровня:

1. Федеральные законы и кодексы законов:
1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете»
2. Гражданский кодекс
3. Налоговый кодекс
2. Положения по бухгалтерскому учету:
1.   "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н
2.   "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н
3. "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н
4. "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н
3. Методические указания
1. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н
2. Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 
4. Приказы в предприятиях

Автоматизация учета товара с помощью  MS Excel

Как известно, бухгалтерский  учет можно вести с помощью  различных специальных программ. В этом разделе на практике показано, как можно использовать MS Excel для ведения документации по учету товаров.

Формулировка рассматриваемого мной примера звучит так: «Как отразить в учете торговой организации приобретение автомобиля и его последующую продажу физическому лицу».

Как мне кажется, при условии, что учитывается лишь 1 товар (автомобиль), MS Excel является наиболее оптимальной компьютерной программой для решения данной задачи. Ее функций достаточно для небольшого количества записей. К тому же при учете одного товара все записи будут связаны только с ним, следовательно, нет необходимости в создании нескольких взаимосвязанных таблиц (т.е. необязательно использование программы Access).

Ниже приведено описание создания необходимых бухгалтерских  документов, а именно составление  первичного документа, заполнение журнала  учета и создание оборотной ведомости.

 

 

 

Составление первичного документа

Требования  о порядке оформления первичными учетными документами совершаемых  хозяйственных операций установлены  Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (рис. 2).

 

Рис. 2. Требования к  первичным учетным документам

Требования, установленные к первичным  учетным документам, должны раскрывать содержание и особенности совершенной  и оформленной хозяйственной  операции, представлять информацию для  организации достоверного бухгалтерского учета, экономического анализа деятельности, оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами.

    Первичные учетные документы  для регистрации хозяйственных  операций должны составлять по  формам, которые являются межотраслевыми  унифицированными формами, разрабатываемыми  централизованно Росстатом (ранее  - Госкомстатом России).

    Межотраслевыми унифицированными (типовыми) формами называют первичные  учетные документы, используемые  для оформления определенных, установленных  в инструкциях к этим документам, хозяйственных операций, независимо  от организационно-правовых форм  и отраслевой принадлежности  организаций.

    Они содержатся в альбомах  унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденных  постановлениями соответствующего  органа государственной статистики:

 

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88;

— Унифицированные формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет", утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55;

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7;

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и др.

    Первичные учетные документы,  по которым не предусмотрены  унифицированные формы, должны  быть разработаны самими организациями,  предусмотрены в приказе руководителя  об учетной политике и утверждены  им. Они должны содержать обязательные  сведения - реквизиты, под которыми  понимаются показатели, характеризующие  хозяйственную операцию, представленную  в первичном учетном документе,  придающие ему юридическую силу.

    Количество реквизитов  и их содержание являются следствием  целей составления первичного  документа и характера отраженной  хозяйственной операции. Несмотря  на то, что совокупность хозяйственных  операций, различающихся между собой  целями, характером, условиями осуществления,  довольно многочисленна и разнообразна, отдельные реквизиты документов  являются общими. Нормативными документами  по бухгалтерскому учету такие  реквизиты называются обязательными  (рис. 3).

Рис. 3. Обязательные реквизиты первичных учетных документов

 

 

Составление журнала учета

Так как существует по крайней  мере два основных типа журналов учета (со счетами в столбце и со счетами  в строке), то и их составление  будет отличаться.

Журнал бухгалтерского учета со счетами в строке содержит следующие столбцы: «Содержание операции», «Дебет», «Кредит», «Сумма». Также может указываться первичный документ, являющийся основанием данной хозяйственной операции.

Журналы со счетами в столбце  отличаются от журналов со счетами  в строке тем, что в нем счета  прописываются в одном столбце, а в столбцах «Дебет» и «Кредит» записываются суммы по дебету и кредиту (а не номера счетов).

Рассмотрим составление  журнала учета на примере журнала  бухгалтерского учета со счетами  в строке. Стоит отметить, что  ссылку на оправдательный документ в  журнале следует оформлять в  виде гиперссылки, а сумму в журнале стоит связать с суммой, указанной в данном документе. Это позволит изменять какие-либо данные в обоих документах одновременно.

На практике для того, чтобы оформить гиперссылку на оправдательный документ нужно использовать команду  Вставка – Связи – Гиперссылка  и в появившемся окне (см.рис. 2 ) выбрать необходимый документ.