Создание документации по учету товаров с помощью MS Excel

рис. 2 –Гиперссылка на оправдательный документ

Итак, в рассматриваемой  мною ситуации первые бухгалтерские  записи журнала относятся к первоначальному  приобретению автомобиля организацией (см. табл. 3- Журнал учета). Причем в столбце «Первичный документ» идет ссылка на документ Счет-фактура1, а в столбце «сумма» ячейкам присвоено значение соответствующих ячеек из документа Счет-фактура1.

 

табл. 3 — Журнал учета

 

Далее аналогично регистрируются бухгалтерские записи, связанные  с реализацией автомобиля (см. табл. 4 – Журнал учета). В данном случае используется Счет-фактура2 – реализация автомобиля. Заметим, что организация продает автомобиль по цене 270 000 руб., с целью получения прибыли (разница между ценой и себестоимостью товара).

 

табл. 4 – Журнал учета

 

Таким образом, журнал учета  представляет собой своеобразную систематизацию счетов, отображающих количество затраченных  денег на ту или иную хозяйственную  операцию.

А MS Excel позволяет бухгалтеру связывать журнал учета и денежные суммы в нем с первичным документом и его данными, что исключает ошибки, возможные при переносе данных из одного документа в другой.

 

 

Подготовка оборотных  ведомостей

Оборотная ведомость - вспомогательная таблица, предназначенная для контроля над правильностью записей на счетах и составления баланса.

Особенность оборотной ведомости - равенство итогов по дебету и кредиту. 

Шахматную ведомость можно  составить с помощью команды  «Сводная таблица» меню «Вставка».  Сначала создадим макет сводной таблицы (см. рис. 3). Для этого в прямоугольнике «Название столбцов» располагаем информацию из столбца «Дебет», в «Название строк» - информацию из столбца «Кредит», в «Значения» - информация из столбца «Сумма» таблицы «Журнал учета».

рис. 3 – Макет сводной таблицы

 

После подтверждения созданного макета сводной таблицы, получаем требуемую  сводную таблицу (см. табл. 5 – Оборотная ведомость 1).

табл. 5 – Оборотная ведомость 1

 
 
Приведенная выше оборотная ведомость  отражает записи при первоначальном приобретении автомобиля организацией.

Аналогично создается  шахматная оборотная ведомость, отражающая записи при реализации автомобиля (см. табл. 6 – Оборотная ведомость 2).

табл. 6 – Оборотная ведомость 2

 

Также существует оборотно-сальдовая ведомость (один из основных бухгалтерских документов, который содержит остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период для каждого счета, субсчета). Но в связи с недостаточным уровнем знаний в сфере бухгалтерского учета самостоятельное составление такой ведомости не представляется возможным. (По этой же причине в данной работе не рассматривается составление баланса и других финансовых отчетов)

 

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма,      руб.	Первичный        документ
Сумма выданного займа       отражена в составе          финансовых вложений	58-3	51	2 124 000	Договор займа, Выписка  банка по расчетному счету
Сумма процентов за текущий  месяц отражена в составе    прочих доходов              (2 124 000 x 10% / 360 x    30)	76	91-1	17 700	Договор займа,   Бухгалтерская  справка-расчет
Отражена новация            обязательств, возникших из  договора займа, в           обязательство по оказанию   рекламных  услуг             (2 124 000 + 17 700 x 5)	60	58-3,  76	2 212 500	Договор займа,    Соглашение        о  новации
Стоимость рекламных услуг,  оказанных в текущем месяце, учтена в составе            коммерческих расходов       (2 212 500 / 12) <**>	44	60	184 375	Акт приемки-    сдачи оказанных       услуг
Списаны расходы на продажу  (без учета других расходов)	90-2	44	184 375	Бухгалтерская  справка

 

  Выводы

Итак, программа MS Excel заметно облегчает работу бухгалтера, ускоряет расчеты, упрощает ведение журналов учета. 
Благодаря автоматизации учета стало возможным связывать первичные документы с журналами учета, журналы учета – с оборотными ведомостями и т.д., что позволяет при совершении ошибок исправлять записи лишь в одном документа (при этом в остальных изменения произойдут автоматически). 
Компьютерные технологии позволяют бухгалтеру не составлять каждый раз новые ведомости, а использовать готовые макеты.

Более того, использование  компьютерных программ при ведении  учета позволяет увеличить производительность бухгалтера, а также избежать большинства ошибок, связанных с человеческим фактором (например, ошибок в арифметических расчетах).

Безусловно, заменить бухгалтера компьютер не сможет, но зато он заметно облегчает ему работу, повышает его продуктивность; компьютер освобождает от рутины, позволяя сосредоточиться на сути дела, что превращает скучную работу по подсчету чисел в интересное, приносящее удовольствие занятие.

 

Литература

1. Система Гарант, ст. 114 ТК РФ, п.1 ст. 210 НК РФ, п.1 ст.224 НК РФ.
2. Консультант +, «Федеральный закон № 203-ФЗ»

2. Нормативные источники:

«Закон о бухгалтерском  учете»

«Положения по бухгалтерскому учету»

3. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. 
   "Современный экономический словарь" 
   (ИНФРА-М, 2006)

 

4. Приказ Минпромнауки РФ от 04.01.2003 N 2 
   (ред. от 10.07.2003) 
   "Об утверждении Методических положений по планированию, учету затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) и калькулированию себестоимости продукции (работ и услуг) на предприятиях химического комплекса"

 

 

Указатель

Д

Дебет, 4

Ж

Журналы бухгалтерского учета, 4, 6, 11

К

Кредит, 4

Н

НДС, 4

О

Оборотная ведомость, 6, 14

П

Первичные документы, 4, 5

С

Сводная таблица, 14

Себестоимость, 4

Счет-фактура, 4

У

Указатель, 5