Способы обмена данными между программами MS Office, 1С

Федеральное агентство по образованию РФ

Уральский институт экономики управления и права

Кафедра прикладной информатики

 

 

 

 

 

 

 

«Способы обмена данными между программами MS Office, 1С»

курсовая работа

 

 

 

 

Испольнитель: студентка группы

БИ 101 группы

Романова Анастасия

Руководитель: Скрипов А. В.

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2014

Содержание

Оглавление

Введение……………………………………………………………………...….3

I. Теоретическая часть……………………………………………................5

1. Обзор программ Microsoft Office………………………….…............7

1. 1. Обзор программы 1С бухгалтерия: основные особенности.....9

1. 2. Основные методы переноса документов.

1. 2. 1. Перенос при помощи 1С: Конвертация данных.

1. 2. 2. Перенос данных при помощи OLE……………………...…..10

1. 2. 3. Перенос данных при помощи файла…………………..........12

1. 2. 4. Перенос данных из одной конфигурации 1С в другую.......13

2. Рассмотрит  некоторые способы переноса информации более конкретно.

2. 1. Конвертация  данных………………………………….................16

2. 2. Использование буфера обмена………………………………….23

2. 3. Связь Excel c Access……………………………………........…..25

2. 4. Импорт и связывание данных в Access…………………..........27

2. 5. Экспорт документов в HTML-формат……………………........30

2. 6. Обмен XML-данными……………………………………............31

2. 7. Использование MS Exsel в качествеOLE Automation сервера. 33

2. 8. Использование системы "1С:Предприятие"в качестве OLE Automation сервера (версия 8. 2.)………………………………………....……..…36

II. Практическая часть.

1. Обобщение данных внутри программы Exsel.

1. 1.Общая характеристика задачи…………………………....….…............39

1. 2. Описание алгоритма решения задачи………………….……...............42

2. Перенос данных их Exsel в 1С………………………………….…...........46

3. Перенос  данных их 1С в Exsel.................................................................48

Заключение……………………………………………………………….........49

Список использованной литературы……………………………………..…51

Введение

В государственных требованиях к содержанию и уровню подготовки дипломированного специалиста—бухгалтера с высшим образованием подчеркивается тесная связь его профессиональной деятельности с формированием и использованием информации об активах, обязательствах, доходах и расходах предприятий, организаций, учреждений и т. д. В профессиональной деятельности бухгалтера существенна роль отведена информационно–аналитической функции. Знания в области экономической информатики и компьютерных систем, организации и ведения бухгалтерского учета и экономического анализа в компьютерной среде являются необходимыми.

Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации. Комплект Microsoft Office рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или средство доступа и обмена данными.

Последнее время все большее распространение получает программа учета документации, счетов, бухгалтерского учета программное обеспечение 1С. Все больше компаний внедряют программу 1С. Но при этом свою актуальность не теряет программный комплект Microsoft Office. В свое работе я бы хотела рассмотреть проблему взаимосвязного обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access и программой 1С, а также операции экспорта/импорта в формат HTML.

Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.

При работе пользователей с системой 1С:Предприятие значение приобретают два вопроса – интеграция и разделение доступа.

Каждый пользователь системы должен иметь свободный доступ к общей информации, такой, как справочники, константы или перечисления.

Цель моей работы – изучение современных технологий обмена данными в корпоративных информационных системах на примере возможностей между основными приложениями Microsoft Office и технологической платформы "1С:Предприятие".

Задачами, которые я перед собой ставила:

• знакомство с языком XML и изучение технологий обмена данными на его основе: базовыми инструментами, средствами сериализации, XDTO, возможностями использования web-сервисов;
• приобретение умений и навыков работы с файлами – загрузкой/выгрузкой данных в различных форматах (текстовом, dbf и др.);
• знакомство с правилами использования технологий OLE и COM;
• изучение специализированных технологий обмена данными между основными приложениями Microsoft Office и платформы «1С:Предприятие» - механизма «Планы обмена» и Конфигурации «Конвертация данных»;

 

 

 

I. Теоретическая часть

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственно – хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта.

В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Этим и объясняется сложность документооборота. Обычно здесь преобладают ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачастую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.

Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапность прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

Существует множество программ, предназначеных для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программы позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов и т. д.

В моей работе мне бы хотелось рассмотреть способы обмена данных между основными приложениями Microsoft Office и программой 1С «Предприятие» не используя специализированные программы. На данный момент видов конфигураций 1С Предприятий огромное количество, а универсальный перенос данных 1С работает только между подобными конфигурациями. Поэтому проще написать перенос данных между различными конфигурациями 1С для конкретной задачи для конкретного клиента не полагаясь на программы по переносу баз данных, а проявить самостоятельность в решении данной проблемы и показать как сам пользователь может связать данные программы, наладить документооборот, обмен базами данных, и организовать цикличность данного процесса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Обзор программ Microsoft Office

При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office:

Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.

Microsoft Excel 2007 – табличный процессор для представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющий универсальные возможности решения задач и встроенные средства деловой графики. Microsoft Excel 2007 имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации статистического моделирования и т. п. Создаваемые файлы имеют расширение XLS.

Microsoft Access 2007 – система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access 2007 не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и обеспечивает глубокую интеграцию с Вебом, упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Создаваемые файлы имеют расширение MDB.

Все офисные приложения имеют несколько почти одинаковых меню и функций. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню – все эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу презентацию или рисунок.

В работе рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML и обмен XML-данными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 1. Обзор программы 1С бухгалтерия: основные особенности

1С бухгалтерия  – это индивидуальный помощник бухгалтера, способный взять на себя любую, даже самую сложную работу, связанную с ведением бухгалтерской отчетности. При помощи этой уникальной программы можно с легкостью обрабатывать любую отчетность – от элементарной первички до начисления заработной платы – в автоматическом режиме. Программа способна сохранять и импортировать всю необходимую информацию по контрагентам и счетам из одного меню в другое.

Значительная часть информации заполняется в автоматическом режиме, то есть при формировании того или иного документа (отчета, счета, накладной и т.д.) большая часть информации будет вводиться в автоматическом режиме, поскольку сохранена в базе данных.

Программа создавалась с учетом российского законодательства и налогового кодекса и включает в себя, действующие формы для заполнения бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций, статистических и иных необходимых для ведения правомерной деятельности форм.

Программа 1С подходит для ведения бухгалтерской отчетности на территории РФ и стран СНГ и полностью соответствует установленным в этих государствах правовым нормам в отношении ведения бухгалтерской отчетности.

1С бухгалтерия 8 создана на платформе 1С Предприятие 8, что позволяет дополнять ее  совместным использованием с  другими продуктами системы, это:

1С Управление  торговлей;

1С Зарплата  и Управление персоналом.

Данная версия является оптимальным сочетание всех лучших качеств продуктов 1С, что позволяет 8-й версии с легкостью справляться с ведением бухгалтерской отчетности как небольшим предприятиям, так и крупным организациям,

 

 

1. 2. Основные методы переноса документов

1. 2. 1. Перенос при помощи 1С: Конвертация данных

К примеру, существует традиционный механизм переноса данных, предлагаемой фирмой 1С. Он использует форму «1С: Конвертация данных». Данная конфигурация использует формат XML. При помощи такой программы создается файл последовательных правил, по которым будет осуществляться перенос данных. В данном случае перенос 1с 8 возможен, как между одинаковыми, так и между различными конфигурациями.

Для одинаковых баз данный файл как правило настраивается достаточно быстро и легко. Для всего требуется максимум час времени. Если имеются различные конфигурации, либо переносятся не просто все файлы, а выборочно выполняется перенос 1с 8.2, тогда в «Конвертации данных» это уже осуществляется немного дольше.

В практике имеются еще несколько других механизмов, которые применяются для обмена данных.

 

1. 2. 2. Перенос данных при помощи OLE

Использование OLE Automation

OLE — это  аббревиатура названия технологии Object Linking and Embedding (связывание и внедрение  объектов). Она указывает на способность  работать с составными объектами, созданными в других приложениях (например, рисунками, документами и  т. п.). Основные термины, с которыми  оперирует данная технология, —  это OLE-объект, сервер приложения  и контейнер приложения.

OLE-объектом  называют объект, созданный в  другом приложении и сохранивший  связь с этим приложением. Точечный  рисунок, созданный в редакторе Paint, электронные таблицы в формате Excel или диаграмма из MSGraph — все  они могут быть OLE-объектами, если  будут вставлены в документ  соответствующим образом. Если не  вставлять их как OLE-объект, то  связь с оригинальным приложением  отсутствует.