Способы обмена данными между программами MS Office, 1С

В обработке на вкладке «Загрузка данных» выберем имя файла данных (мы его сохраняли здесь: C:\Bases\ВыгрузкаДанных.xml).

Нажмём кнопку «Загрузить данные» (Находится на панели вверху).

Данные загружены.

Те же действия применимы для версии 1С: Предприятие 8. 1. и 1С: Предприятие 8. 0. В составе дистрибутива конфигурации Конвертация данных идут файлы оработок для этих версий MD81Exp.epf и V8Exchan81.epf, MD80Exp.epf и V8Exchan.epf.

Кроме того, с помощью конфигурации Конвертация данных можно выгружать данные из версии 1С: Предприятие 7. 7. Прилагаются файлы V77Exp.ert (выгрузка данных), V77Imp.ert (загрузка данных), MD77Exp.ert (выгрузка описания структуры метаданных конфигурации).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 2. Использование буфера обмена

Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую – воспользоваться буфером обмена.

Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в меню команду Правка ® Копировать (или Правка ® Вырезать). Все приложения Microsoft Office работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид ® Панели инструментов ® Буфер обмена).

Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент. Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то можно использовать привычную команду меню Правка ® Вставить или кнопку Вставить панели инструментов «Стандартная».

При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате, позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам (рис. 1. 1.).

Рисунок 1. 1. Вставка текста MS Word в MS Excel

Записи из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк, с отображением каждого поля в отдельном столбце.

Однако если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом ведет себя диаграмма, созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Наконец, если данные не могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE, то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка.

Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды меню Правка ® Вставить использовать команду Правка ® Специальная вставка… В этом случае в открывшемся окне «Специальная вставка» можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки. (Рис. 1. 2.)

Рисунок 1. 2. Окно «Специальная вставка»

Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка.

 

 

2. 3. Связь Excel c Access

В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий: экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений.

Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню Сервис а Надстройки нужно включить надстройку AccessLinks (рис. 1. 4. )

Рисунок 1. 4. Надстройка AccessLinks

(возможно, для  ее установки потребуется дистрибутив MS Office). Надстройка AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными MS Excel. В меню Данные в Excel будут добавлены три команды:

Форма MS Access…;

Отчет MS Access…;

Перенести в MS Access… .

При выборе команды Данные ® Форма MS Access произойдет следующее:

1. по выбору будет создана новая или открыта существующая БД;
2. в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
3. выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel.

Аналогично работает команда Данные ® Отчет MS Access, только в результате будет создан стандартный отчет Access.

Команда Данные ® Перенести в MS Access… запустит Access и выполнит экспорт данных из Excel в таблицу новой или существующей БД Access.

На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании (рис. 1. 5.).

Рисунок 1. 5. Вид надписи об успешном переносе данных

С помощью этих кнопок можно повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися на рабочем листе данными.

Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных таблиц Excel.

2. 4. Импорт и связывание данных в Access

Среди всех офисных приложений фирмы Microsoft система управления базами данных Access специально предназначена для работы с табличными данными.

В Access имеются возможности:

1. сохранять большие объемы данных во взаимосвязанных таблицах;
2. создавать сложные запросы для отбора записей (табличных строк) и выполнения вычислений по данным из нескольких таблиц;
3. автоматически изменять множество записей с помощью запросов действия;
4. создавать собственные формы и отчеты для удобного ввода, редактирования и анализа данных.

Чтобы использовать все эти преимущества, необходимо будет перенести в Access данные из других офисных приложений.

Передать информацию в Access можно с помощью импорта или путем установки связи с источником данных.

Операция Импорт подразумевает получение извне и сохранение копии данных «приемлемого» формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет (то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем местонахождении).

Для переноса данных из рабочей книги Excel в Access в меню Файл выберем команду Внешние данные ® Импорт.

В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel», укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего листа или именованного диапазона ячеек (рис. 1. 6.)

Рисунок 1. 6. Мастер импортирования

Импорт именованного диапазона может потребоваться в случае, если на одном рабочем листе размещено несколько таблиц или наряду с табличными данными есть и другие объекты (надписи, рисунки или диаграммы). Каждому из таких диапазонов можно присвоить имя. Для это необходимо выделить диапазон ячеек, в котором размещены данные табличного вида, а затем в окошке «Имя» (в самом начале строки формул) ввести название диапазона и нажать Enter (рис. 1. 7.).

Рисунок 1. 7. Присвоение имени диапазону ячеек

Из книги Excel можно импортировать в таблицу Access отобранные столбцы из указанного диапазона или рабочего листа. Тип данных, хранящихся в полях (столбцах) значений, распознается по содержимому нескольких первых записей (строк), поэтому после импорта часто требуется его корректировка.

Иногда бывает удобно работать с одними и теми же данными одновременно то из Excel, то из Access (то есть редактировать и добавлять данные в таблицу как при работе в Excel, так и при обработке информации в базе данных MS Access). В этом случае нужно в базе данных Access создать Связи с таблицами Excel.

Для установки связи базы данных с внешней таблицей необходимо выполнить команду меню Файл ® Внешние данные ® Связь с таблицами. Запустится мастер установки связи, шаги которого аналогичны действиям мастера импорта. В результате будет установлена динамическая связь с данными из Excel, а в списке таблиц в окне базы данных Access появится новая таблица, помеченная специальной пиктограммой в виде стрелочки, которая обозначает, что данная таблица является связанной (рис. 1. 8.).

Рисунок 1. 8. Внешний вид связанной таблицы

После установки связи данные, хранящиеся в связанной таблице, можно обрабатывать как в Excel, так и в базе данных Access.

Если в дальнейшем файл – источник данных будет переименован или перемещен в другую папку, то связь будет нарушена. Для восстановления связи нужно будет указать новое местоположение исходного файла с помощью команды меню Сервис ® Служебные программы ® Диспетчер связанных таблиц.

 

2. 5. Экспорт документов в HTML-формат

Сегодня для многих стало необходимым размещать данные в сети Internet.

Чтобы быстро подготовить информацию из офисных программ для публикации в Web, не нужно знать тэги языка HTML – достаточно просто сохранить ее в формате гипертекстового документа. Для этой цели в Word и Excel добавлена специальная команда меню Файл ® Сохранить как Web-страницу.

После выполнения этой команды откроется окно «Сохранение документа», в котором можно изменить заголовок документа (кнопка «Изменить»), а также параметры HTML-документа (кнопка «Сервис» а Параметры Web-документа) (рис. 1. 10.).

Рисунок 1. 10. Сохранение в формате WEB

Затем нажмите кнопку «Сохранить», и вы получите готовую Web-страничку.

При сохранении документа в формате HTML неизбежно утрачиваются некоторые элементы форматирования, поэтому, прежде чем выполнять экспорт, воспользуйтесь командой Файл ® Предварительный просмотр Web-документа для оценки результата.

Полученный в результате Web-документ можно будет разместить в сети Internet и просматривать с помощью программ-браузеров. Результат, конечно, далек от совершенства (особенно громоздкий HTML-код), однако простота и скорость создания такой Web-странички налицо.

2. 6. Обмен XML-данными

Одной из новых возможностей MS Office является поддержке языка XML, вошедшего в последние годы в число самых популярных индустриальных стандартов и широко применяемого для обмена данными между приложениями.

При всей популярности XML на сегодняшний день известно не так уж и много средств подготовки XML-данных. В настоящее время XML в том или ином виде поддерживается подавляющим большинством СУБД и средств разработки, однако утилиты манипуляции XML-данными из их комплектов поставки – далеко не самый подходящий инструмент для конечных пользователей. Поэтому включение в Office XP (а именно – в Excel и Access) возможности сохранения документов в формате XML, равно как и чтения XML-данных, представляется весьма своевременным.

Где и как можно применять поддержку XML в Excel? Один из типичных примеров – анализ с помощью Excel (или с помощью приложений – контроллеров автоматизации Excel) данных, полученных из нескольких разнородных источников, например из BizTalk Server или из приложений для других операционных систем, либо отправка данных из рабочей книги Excel в такие приложения. Преимущество такого подхода по сравнению с применением XML-редакторов очевидно: Excel в отличие от XML-редакторов хорошо знаком многим пользователям и разработчикам.

Access 2007 также позволяет импортировать XML-данные в свои базы данных, а также в базы данных SQL Server и MSDE. При работе с XML-данными нередко используются XML-схемы, содержащие описание структуры данных, представленных в XML-документе, то есть правил, по которым XML-документ должен быть преобразован при импорте. Существует несколько стандартов XML-схем. В частности, до недавнего времени для этой цели широко применялся стандарт DTD (Document Type Definition), обладавший рядом недостатков, например поддержкой лишь ограниченного списка типов данных. Сейчас все большее распространение приобретает стандарт XSD (XML Schema standard), свободный от указанных недостатков. Именно он и поддерживается в Access 2007.

Возможности экспорта Access в XML довольно разнообразны. Выбрав пункт меню File ® Export и указав XML document в качестве типа данных, можно экспортировать таблицу Access в XML-документы как с описанием в виде XSD-схемы, так и без него; можно внедрить его в XML-документ или сохранить отдельно; можно также экспортировать несколько связанных таблиц и сгенерировать HTML- или ASP-файл для отображения данных в браузере. (рис. 1. 11.)

Рисунок 1. 11. экспорт Access в XML

Помимо таблиц в формат XML (с возможным одновременным созданием XSD-схемы) можно экспортировать результаты запросов, отчеты, формы. При необходимости можно сохранить структуру таблицы, запроса, формы или отчета в файле, содержащем сведения не только о типах полей, но и о том, как осуществляется соединение с источником данных и каким образом эти данные должны быть представлены. Для форм и отчетов такой файл сохраняется в виде кода на языке ReportML, специально разработанном Microsoft для XML-описания объектов баз данных Access. ReportML содержит набор тэгов для описания элементов форм, отчетов и страниц доступа к данным и применяется для преобразования сохраненных отчетов и форм в страницы доступа к данным.

 

 

 

 

2. 7. Использование MS Exsel в качестве OLE Automation сервера

Практически каждый, кто работает в программах 1С, хотя бы раз сталкивался с необходимостью внесения в систему большого объема данных. Кому-то нужно было с нуля заполнить справочник «Номенклатура» или добавить в него сотню-другую новых товарных позиций, кому-то – загрузить в 1С прайс-листы поставщиков, а кому-то – сформировать приходные накладные. Ситуаций подобных масса.