Средства и технология обработки текстовой информации

Оглавление

 

 

Введение

Данная курсовая работа рассматривает основные средства и технологии обработки текстовой информации. В работе приводятся три группы текстовых редакторов, которые широко используются в наше время, а также их возможности.

В основной части работы подробно рассматриваются наиболее значимые операции и функции распространенного текстового редактора Microsoft Word из пакета офисных программ Microsoft Office. Особое место отведено изучению таких вопросов как: область применения, интерфейс, форматирование и редактирование в нем текста, а также перечисляются дополнительные функции и возможности. В заключении приводится сравнительная таблица и диаграмма самых известных текстовых редакторов.

Практическая часть предусматривает решение задачи, в которой ООО «Сигмаком» предоставляет услуги доступа к сети Интернет. Необходимо произвести расчет начисленной суммы, баланса на конец месяца в у.е. и рублях за услуги предоставления доступа к Интернету для абонентов квартирного сектора. Для определения начисленной суммы используется функция ВПР(). Учитывается предоплаченный трафик, входящий в сумму абонентской платы и оплачивается тот трафик, который получен сверх предоплаченного.

Для данной задачи построена гистограмма, отображающая баланс на начало и конец месяца в у.е., а также сформирована и заполнена ведомость начисления за услуги предоставления доступа к Интернету за месяц.

Для выполнения и оформления курсовой работы использовался персональный компьютер со следующими характеристиками: процессор Pentium IV с тактовой частотой 2,66 ГГц, 1 ГБ оперативной памяти, операционная система Windows XP, прикладная программа Microsoft Office и ее приложения MS Word и MS Excel.

 

Группы текстовых редакторов

Автоматизации делопроизводства в офисе стала реально возможна в связи с созданием и широким распространением персональных компьютеров. Они в первую очередь вытеснили из обращения печатающие машинки, составляющие основу технических средств подготовки печатных документов. Их оснащенность специальными текстовыми процессорами (редакторами) обеспечивали значительное повышение производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов.¹

Текстовые процессоры (редакторы) – это программы для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов.

Текстовые редакторы, в зависимости от их функциональных возможностей, разделяют на три основные группы:

1. редакторы общего назначения (сюда относятся, например, редакторы «Лексикон», Блокнот, MS Word из пакета офисных программ Microsoft Office, WordPerfect, Writer из пакета программ Open Office и др.);
2. редакторы научных текстов (ChiWriter, ТеХ и др.);
3. редакторы исходных текстов программ (например, Multi-Edit или встроенные редакторы систем программирования для языков Бейсик, Фортран, Си, HTML и др.).

На сегодняшний день современный документ может содержать, кроме текста, и другие объекты (таблицы, диаграммы, рисунки и т. д.).

Простые текстовые редакторы (например, Блокнот) позволяют редактировать текст и осуществлять простейшее форматирование шрифта, что приводит к изменению всего текста.

Более совершенные текстовые редакторы, имеющие целый спектр возможностей по созданию документов (например, поиск  и замена символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц, формул, создание гиперссылок и др.), называют иногда текстовыми процессорами. Примерами такой программы является MS Word из офисного пакета Microsoft Office и Writer из пакета Open Office.

Также имеются более мощные программы обработки текста – настольные издательские системы предназначеные для подготовки документов к публикации. Пример подобной системы – Adobe PageMaker.

Для подготовки к публикации в Интернете web-страниц используются специализированные программы такие как Oral Office, Sun Office, Borland Office или приложения (например, Microsoft FrontPage или Macromedia Dreamweaver).² 

Возможности текстовых редакторов

Из всего числа выше перечисленных средств особое место занимают текстовые процессоры. Это связано с тем, что они нашли широкое применение в делопроизводстве и секретарском деле.

Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие  возможности по подготовке документов. Это функции редактирования (возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска); функции форматирования (изменение внешнего вида документа и его отдельных частей с целью повышения их удобочитаемости) символов, абзацев, страниц, разделов документа; создание ссылок; проверки грамматики и орфографии; использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.³

Значительное сокращение времени  подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.

Наличие внешней памяти компьютера обеспечивает удобное и длительное хранение подготовленных ранее документов, быстрый доступ к ним в любое время.

Существенно упрощают процедуру ввода  данных сканеры и голосовые устройства. Существующие системы распознавания текстов, принимаемых со сканера, включают функцию экспорта документа в текстовые редакторы.

Широкий спектр печатающих устройств  в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

Современные тенденции совершенствования  этих систем направлены на улучшение коммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и глобальных компьютерных сетях пользователь имеет возможность обмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственно из текстового редактора, готовить данные в формате Web-страниц.

При выборе текстового редактора для  работы нужно учитывать многие факторы: сложность документов, масштаб (объемы) текстов, требования к качеству документа на бумаге и характер материалов (например, простая «беллетристика» или таблицы, формулы, уравнения и т.п.). С данными требованиями вполне может справиться такой текстовый редактор как MS Word из офисного пакета Microsoft Office, которому отводится следующая часть работы.⁴

 

Текстовый редактор Microsoft Word

Текстовый редактор –  этот термин, прочно закрепившийся  за Word, уже давно устарел. Word –  это не просто текстовый редактор (т.е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а нечто большее.⁵

Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включив в него таблицы и графики, картинки, звуки и даже видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.

При работе с Microsoft Word соблюдается  принцип WYSIWYG⁶. Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

По своим функциям Word приближается к издательским системам и программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Интернет. Но все же полноценной издательской системой Word назвать трудно; для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например, Adobe PageMaker или QuarkXPress.

Интерфейс Microsoft Word

Интерфейс текстового редактора  имеет те же функции меню что и  большинство других текстовых редакторов. В главном меню восемь пунктов (не считая пункта «Справка»). При щелчке по любому пункту он раскроется в обширное спускающееся меню. Его пункты включают все возможные операции, какие только можно проделать с текстом и настройками самого редактора.

Меню Файл дает возможность создания нового документа, открытие или закрытие уже существующего, предварительного просмотра документа перед печатью, пункт печать отправляет созданный документ на принтер. Главной особенностью меню Файл является наличие таких операций как сохранение документа в виде веб-страницы, отправка по электронной почте или по факсу. Здесь же можно установить необходимые параметры страницы Microsoft Word, заполнить «карточку свойств» готового документа.

В меню Правка можно отменить или повторить последние выполненные операции, выполнить функции копирования, вставки и выреза фрагмента текста. Наличие специальной области задач БУФЕР ОБМЕНА позволяет копировать 24 фрагмента и, выбирая между ними вставлять в текст. С помощью команд Найти и Заменить, можно быстро переместиться в конкретное место в документе и заменить текст с использованием или без использования форматирования. Word позволяет проводить поиск либо во всем документе, включая примечания, сноски, верхние и нижние колонтитулы, либо ограничивать сферу поиска частью документа до и после точки вставки, а также применять специальные символы, называемые операторами, с целью уточнения условий поиска.

С помощью меню Вид можно изменить практически любой параметр внешнего вида документа и всего окна Microsoft Word в целом. Можно добавить или убрать элементы интерфейса Microsoft Word, изменить масштаб отображения окна и так далее.

Меню Вставка добавит в документ новые элементы: примечания, сноски, оглавление, включить автоматическую нумерацию страниц, добавит в документ любой объект нетекстового формата (картинку, таблицу и т.д.)

В меню Формат можно изменить шрифтовое оформление, параметры абзаца, отступа (табуляции). Здесь же находятся инструменты работы со стилями оформления документа, управление фоном и рамками.

Меню Сервис. Едва ли не самый важный элемент этого меню – пункт Параметры, с помощью которого мы получаем доступ к важнейшим настройкам Word. Здесь можно найти команды проверки орфографии, меню Автозамены. Пункт Язык поможет установить признак языка в выделенном фрагменте или во всем документе Word.

В меню Таблица сосредоточены все операции, отвечающие за вставку таблиц в документ Word. Можно вставить уже готовую таблицу, созданную, к примеру, в Microsoft Excel, а можно просто нарисовать в документе новую, пользуясь стандартными средствами Word.

Меню Окно. Как уже было сказано выше, с Word можно работать в многооконном режиме. В частности, этот режим используется при открытии в Word несколько документов подряд. Данное меню пригодится для переключения между открытыми окнами-документами.

На кнопки Кнопочной Панели Операций (Панели Инструментов) вынесены все основные операции, которые можно проделать с уже готовым текстом. Функции этих кнопок дублируют функции, заключенные в описанных выше меню. Они вынесены на отдельную панель для экономии времени при работе с документом. Рассмотрим некоторые из них.

Сохранение документа.

Особое внимание хочется  уделить функции сохранения текста. Для сохранения созданного файла  следует нажать кнопку Сохранить на Панели инструментов Word. После этого, если сохранение производится впервые, программа предложит выбрать папку, в которой будет сохранен документ, его формат и имя. Здесь хочется заметить, что сохраненный документ может иметь такие форматы как: Веб-страница, Шаблон документа, XML-документ, RTF и т.д. В дальнейшем, если нужно уточнить некоторые параметры сохранения документа, можно воспользоваться пунктом Сохранить как меню Файл.

Панель форматирования

Панель инструментов Форматирование (см. рис. 1) содержит элементы управления, которые влияют на вид символов и абзацев вашего документа. При перемещении курсора по тексту документа панель отображает форматирование, примененное к этому тексту. Стили – одно из самых удобных средств по-разному выделить различные участки текста. Изменив стиль, мы сразу изменяем несколько важных параметров строки или целого абзаца – шрифт, его размер и начертание – а также делаем выделенный фрагмент текста элементом логической структуры всего документа.

В Word можно использовать не только выпадающий список стилей на панели форматирования, но и отдельную Панель стилей, которая открывается при нажатии одноименной кнопки.

Меню Размер шрифта – устанавливает размер шрифта для всего текста или его выделенного участка.

Три следующих значка определяют начертание шрифта, соответственно полужирное, курсивное и подчеркнутое. При определении начертания шрифта можно оперировать разными комбинациями этих параметров.

Значки быстрого форматирования выделенного  участка текста – выравнивание по левому краю, центру, правому краю и  обоим краям одновременно.

Кнопкой нумерации абзацев удобно пользоваться при подготовке списков.

Кнопка маркеров позволяет  вставить перед каждым новым абзацем  значок в виде жирной точки.

Остальные кнопки на панели форматирования – кнопка междустрочного интервала, кнопки оперативного уменьшения и увеличения отступов, кнопка установки «внешних границ», а также кнопки цвета фона и цвета самого шрифта.

Работа со шрифтами

Замена шрифта в выделенном участке  текста производится через Меню шрифтов (см. рис. 2) в Панели форматирования. Полный список установленных в системе шрифтов вызывается щелчком мышки по стрелке в правой части Меню. Шрифты в выпадающем списке расположены в алфавитном порядке, но в самом верху помещены те шрифты, с которыми уже велась работа в текущем сеансе.