Технологии электронного офиса

• обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы;
• сбор и последующий анализ некоторых данных (например, отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм;
• хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми базами данных.

Работа должна быть хорошо скоординирована  между выполняющими ее людьми; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие  обмениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс движения документов должен быть по возможности оптимизирован.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.

1. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т. д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных.

2.  Более сложные задачи —  задачи принятия решений в  условиях риска, т. е. в том  случае, когда имеются случайные  факторы, для которых известны  законы их распределения. Постановка  и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

3. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не  измеряемые компоненты (количественно  не оцениваемые). Для таких задач  характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

4.  Задачи принятия решений  в условиях противодействия или  конфликта (например, необходимо  учитывать наличие активно действующих  конкурентов, преследующих собственные  интересы). В задачах этого класса  могут иметься случайные факторы,  для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.                             

5.  Наиболее сложные задачи  принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т. п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

7. Системы электронного документооборота

 

При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадий обследования экономического объекта. Любая задачи обрабатывается на оснований определенного количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки.

Движению документа до обработки  придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.

Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования  различных форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% — это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.

Критериями выбора системы автоматизации  документооборота являются:

• масштабы предприятия;
• степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации;
• структура управления;
• наличие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия  с небольшим объемом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:

• интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;
• легкость освоения;
• удобство работы;
• обеспечение работы в сетях;
• надежность системы;
• защита от несанкционированного доступа.

Предприятия с очень большим  объемом документации, где наиболее рациональным является создание собственной  системы документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом («1C: Электронный документооборот», « 1C: Электронная почта», «Галактика» — модуль «Управление документооборотом» и др.).

8.  Интегрированные пакеты программных продуктов

 

Электронный офис предусматривает  наличие интегрированных пакетов  прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную  реализацию задач любой предметной области. В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

• программа анализа и составления расписаний;
• программа презентации;
• графический редактор;
• программа обслуживания факс-модема;
• сетевое программное обеспечение;
• программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:

• текстовый редактор;
• электронная таблица;
• система управления базой данных;
• средства телекоммуникаций;
• графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

Кроме них в интегрированный  пакет могут входить и другие офисные продукты.

, Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время на рынке офисных  продуктов доминируют три комплекта:

• Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);
• Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM);
• Microsoft Office фирмы Microsoft.

Назначение офисных программных  пакетов - обеспечить сотрудников офиса  и предприятия широким набором  средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

Самым популярным набором офисных  приложений является интегрированный  пакет Microsoft Office. До последнего времени ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения были три известные компании — Microsoft, Novell и Lotus Development. Созданные ими программные пакеты предлагают много схожих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка (для «простого» пользователя).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной  за счет повышения ее управляемости  и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация  позволяет:

Повысить эффективность  управления компанией за счет обеспечения  руководителей и специалистов максимально  полной, оперативной и достоверной  информацией на основе единого банка  данных.

Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

Снизить расходы на ведение  дел за счет автоматизации процессов  обработки информации, регламентации  и упрощения доступа сотрудников  компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и  расходования денежных средств на всех уровнях управления.

Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

Повысить эффективность  обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным  аппаратом.

Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

Важно отметить, что автоматизация  — не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

Список литературы

 

1. Офисная документация: Подготовка и оформление /Сост. И.Н. Кузнецов. – Мн.: Книжный Дом, 2004. – 832 с.
2. Молочков В.П. Компьютер для секретаря и офис-менеджера. Самоучитель. – СПб.: Питер, 2006. – 304 с.
3. Филатова В.О. Компьютер для отдыха и работы. – СПб.: Питер, 2005. – 240 с.
4. Андреева В.И.Делопроизводство: Практическое пособие. - 7-е, перераб. и доп. изд.-М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000.-188с.
5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере.-2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999.-224с

6. Кантарь И. Л. “Автоматизированные  рабочие места управленческого  аппарата”, 1990.

7. Салтыкина И.В. Энциклопедия  офиса: Практическое руководство  делового секретаря. – М., 1995.