Технологии работы электронного офиса

 

 

Содержание

 

Введение 1

Понятие электронного офиса 2-3

Этапы развития концепции  электронного офиса 3-5

Задачи и технический  состав электронного офиса 5-8

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов 8-9

Обработка  информации на основе табличных процессоров 9-12

Электронные презентации 12

Оптическое распознавание  текста 12

Графические редакторы 12-13

Правовые системы 13

Заключение 14-15

Список используемых источников 16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

  Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа- «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Изобретение микропроцессора в такой степени снизило стоимость электронных вычислений, что он стал применяться в самых широких сферах.

 В последние годы за рубежом и у нас в стране появилось понятие «электронный офис», которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин «электронный офис» более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно-вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.

Цель данной работы- рассмотреть  понятие «электронного офиса», изучить, что он в себя включает, и оценить насколько эффективно используется «электронный офис» в наши дни.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

1.Понятие электронного  офиса

 

 Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

 

 В состав электронного  офиса входят следующие аппаратные  средства:

·        персональные компьютеры, объединенные в сеть;

·        печатающие устройства;

·        средства копирования документов;

·        сканер;

·        проекционное оборудование для проведения презентаций.

 

 В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские  расчеты, решаются задачи анализа финансового  состояния фирм.

 

 Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной  чертой программ, составляющих интегрированный  пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение  пользователей. Кроме того, цена комплекта из трёх и более приложений, поддерживаемых одним и тем же

производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.

 Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (таких как обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса,

 

2

некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и  т. д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений  офиса, охраны труда персонала.

 Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось возможно прежде всего благодаря повсеместному распространению персональных компьютеров с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

 

2. Этапы развития концепции электронного офиса

 Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.

На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные  устройства объединялись с помощью  внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций: автоматизировать связь между различными рабочими местами, сделать совместной работу над документами, автоматизировать контроль исполнения документов и др.

Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением  персональных компьютеров и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест. Автоматизированные рабочие места объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

3

 

 Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят се из устной формы в письменную, электрическую и передают ее от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.

 Компьютер меняет содержание поступающей в него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа может быть представлена в следующем виде:

 Прежде всего, следует остановиться на основных требованиях, предъявляемых к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

-высокая производительность  и средства работы с разнообразными  подключаемыми устройствами - рабочими  станциями, бизнес-компьютерами, файловыми  серверами, периферийными оборудованием,  телефонными станциями, факсами и т. д.;

-высокая надежность  основных информационных каналов,  достигаемая устойчивостью к  повреждениям кабельной системы,  отказам технических средств  и сбоям программного обеспечения,  а также к внешнему электромагнитному  излучению;

-высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;

-применение только  стандартных протоколов дл обмена  информацией с целью обеспечения  дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;

-возможность централизованного  управления всеми сетевыми и  коммуникационными устройствами;

4

-возможность подключения  коммуникационного оборудования  к глобальным каналам связи.

 

Основными компонентами таких систем являются:

-внешние коммуникационные  каналы,

-кабельная система  здания,

-сетевое и коммуникационное  оборудование и ПО,

-различные системы  автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).

 

 

3. Задачи и технический состав электронного офиса

Задачи ЭО

 Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота.

 К задачам ЭО относятся: делопроизводство; создание отчетов; поиск, ввод и обновление информации; составление расписаний; обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д. 

 Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.

Технический состав

 Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:

 Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия.  Печатающие устройства. Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами. Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО.

5

 Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.

 Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Мicrosoft Office,  который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

 

·        Word — текстовый процессор;

·        Ехсеl — табличный процессор;

·        Ассеss — система управления базами данных;

·        РоwerPoint — система подготовки презентаций;

·        Outlook — менеджер персональной информации;

·        FrontPage — редактор, предназначенный  для создания веб-страниц;

·        РhotoDraw — графический редактор для создания деловой графики;

·        Риblisher — настольная издательская система;

·  Small Business Tools — специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;

·        Internet Explorer — броузер (обозреватель веб-страниц).

 

 Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:

 

·        КОfficе;

·       Lotus SmartSuite (компания IВМ);

·        WordPerfectOffice (корпорация Согel);

·        StarOffice (компания Sun Microsystems);

·        EasyOffice;

·        OpenOffice.org;

·        Русский офис (фирма «Арсеналъ»).

 

 

 

В настоящее время  на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта:

 

·   Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);

·  Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM);

·      Microsoft Office фирмы Microsoft.

 

6

Microsoft Office5

 В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

 Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePoint Designer – приложение для создания Web-страниц и ряд других.