Технологии работы электронного офиса

 В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета – повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».

 На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ.Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.

 

4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

 

 Системы подготовки текстовых документов можно разбить по функциональному наполнению на следующие классы:

* текстовые редакторы;

* текстовые процессоры;

*Текстовая рабочая  среда                                                                                        7

Текстовый редактор —  компьютерная программа, предназначенная  для создания и изменения текстовых  файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста и т. п.

 Типы текстовых редакторов: Условно выделяют два типа редакторов, а также отдельно рабочие среды, содержащие редактор.

Текстовый редактор

 Первый тип ориентирован на работу с последовательностью символов в текстовых файлах. Такие редакторы обеспечивают расширенную функциональность — подсветку синтаксиса, сортировку строк, шаблоны, конвертацию кодировок, показ кодов символов и т. п. Иногда их называют редакторы кода, так как основное их предназначение — написание исходных кодов компьютерных программ.

Текстовый процессор

 Второй тип текстовых редакторов имеет расширенные функции форматирования текста, внедрения в него графики и формул, таблиц и объектов. Такие редакторы часто называют текстовыми процессорами и предназначены они для создания различного рода документов, от личных писем до официальных бумаг. Классический пример — Microsoft Word.

Текстовые рабочие  среды

 Также выделяют более общий класс программ — текстовые рабочие среды. По сути, такие среды представляют собой полноценную рабочую среду, в которой можно решать самые разнообразные задачи: с помощью надстроек они позволяют писать и читать письма, веб-каналы, работать в вики и Вебе, вести дневник, управлять списками адресов и задач. Представители этого класса — Emacs, Archy, Vim и Acme из операционной системы Plan 9. Такие программы могут служить средами разработки программного обеспечения. В любом случае, последние всегда содержат текстовый редактор как необходимый инструмент программирования.

 

5. Обработка  информации на основе табличных процессоров

 

 При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности часто приходится обрабатывать информацию в табличной форме.

8

В связи с этим диапазон возможных применений табличных  процессоров весьма широк: от сложного финансово-экономического анализа  до бухгалтерского учета.                                                                                                      

 Табличный процессор (электронные таблицы) является обязательной составляющей любого интегрированного пакета или офисной системы. Перечислим основные функции табличных процессоров:

1. Создание совокупности  электронных таблиц, расположенных на независимых рабочих листах. Такая совокупность называется рабочей книгой (Workbook). Электронные таблицы в книге могут быть независимы, а могут быть и связаны между собой. Такой способ группировки электронных таблиц удобен для пользователя.

2.Оформление таблиц. Обрисовка ячеек электронной таблицы линиями позволяет изобразить таблицу любой сложности. Предоставляются также широкие возможности по выбору шрифта, стиля, выравниванию данных внутри ячейки, выбора цвета фона ячейки, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, возможность задания  формата данных внутри ячейки (например, числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.).

3.  Оформление печатаемой  таблицы.

4. Создание шаблонов. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем, факсов, расчетных таблиц. Имеются возможности защиты ячеек шаблона от редактирования.

5.  Связывание таблиц.

6. Ввод формул. В электронных таблицах при изменении данных, с которыми связаны формулы, последние автоматически пересчитываются. В формулах может использоваться широкий спектр встроенных функций — математических, статистических, финансовых, функций даты и времени, логических и др.

7.  Создание деловой  графики — построение диаграмм  различного типа: двумерных, трехмерных, смешанных.

8.  Функции системы  управления базами данных (СУБД). Обеспечивается заполнение таблиц  аналогично заполнению базы данных, т. е. через экранную форму,  защита данных, сортировка по  ключу, обработка запросов к  базе данных, создание сводных таблиц.

9

9. Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих адач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями.

10. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макро­ функции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд.

 При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив таким образом набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить.

 Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существующих в системе.

 Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office. Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы); Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области.

10

Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.

 Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

 

6. Электронные презентации

 

 Презентация представляет сочетание компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда, которые организованы в единую среду. Как правило, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации.

 Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя современными компьютерными средствами возможность взаимодействия с изображением.

 Презентация — это обычно рекламный или информационный инструмент, позволяющий пользователю активно взаимодействовать с ним через меню управления.Презентация обычно содержит в себе текст, иллюстрации к нему и выдержана в едином графическом стиле.

 Сегодня информационные технологии позволяют создавать презентации с использованием аудио- и видеовставок, делать презентации динамичными и интерактивными, использовать в них гипертекстовые ссылки.

 

7. Оптическое распознавание текста

 

 Оптическое распознавание текста (англ. optical character recognition, OCR) — перевод последовательности изображений символа в последовательность кодов, использующихся для представления в текстовом редакторе. Перевод осуществляется с помощью различных алгоритмов, после преобразования изображения в набор элементарных точек.

11

8. Графические редакторы

 

 Графический редактор — программа (или пакет программ), позволяющая создавать и редактировать двумерные изображения с помощью компьютера.

 Типы графических редакторов:

 Растровые графические редакторы – специализированные программы, предназначенные для создания и обработки изображений. Подобные программные продукты нашли широкое применение в работе художников-иллюстраторов, при подготовке изображений к печати типографским способом или на фотобумаге, публикации в интернете. В противоположность векторным редакторам, растровые используют для представления изображений матрицу точек (bitmap). Однако, большинство современных растровых редакторов содержат векторны инструменты редактирования в качестве вспомогательных. Наиболее популярны: Adobe Photoshop для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X;

 Векторные графические редакторы – позволяют пользователю создавать и редактировать векторные изображения непосредственно на экране компьютера, а также сохранять их в различных векторных форматах, например, CDR, AI, EPS, WMF или SVG. Наиболее популярны: Adobe Illustrator, Corel Draw, Macromedia Free Hand — для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X, свободно распространяемый редактор Inkscape — для всех ОС.

 Гибридные графические редакторы. Наиболее популярны: RasterDesk для AutoCAD, Spotlight для операционных систем Microsoft Windows

 

9. Правовые системы

 

 Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) — особый класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.

12

 На сегодняшний день в России и СНГ существует множество справочно-правовых систем, основные среди них:

-Коммерческие системы;

-Государственные системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13

Заключение

 

 Создание электронного офиса позволяет заменять сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа сотрудников становится все более активной и творческой.Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью.

 В их число входит:

-использование текстового  редактора;

-работа с Электронными  Таблицами (ЭТ);

-применение Систем  Управления Базами Данных (СУБД);

-использование программ  подготовки презентаций.

 

 В наши дни электронный офис способен значительно упростить большую часть повседневных задач – как работы с базами данных и текстовыми документами, так и даже планирование распорядка дня.

 Когда понятие электронного офиса лишь зарождалось, компьютеры были редкостью и далеко не каждая организация и, тем более, человек, могли позволить себе приобрести их. В XXI веке наличием компьютера дома или в организации уже никого не удивишь.

 На смену электронному приходит виртуальный офис.

 Виртуальный офис – электронный офис, оборудование и сотрудники которого располагаются в различных местах. Необходимость работать с документами, прикладными процессами и Базами Данных (БД) учреждения дома, в гостиницах, на транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Указанные офисы, являясь дальнейшим развитием идей электронного офиса, опираются на локальные сети, соединенные с территориальными сетями. Благодаря чему, абонентские системы сотрудников учреждения, не зависимо от того, где они находятся, могут быть включены в общую для них сеть. Эти системы, в основном, строятся на базе Персональных Компьютеров (ПК).В наибольшей степени появлению виртуальных офисов способствовали два фактора. Прежде всего, это - электронная почта и речевая почта. Во вторых, широкое использование портативных персональных компьютеров и радиосетей.