Анализ деловых переговоров

Введение

Переговоры представляют собой важную форму человеческого  общения и охватывают все сферы  общества, от семьи до государственной  политики. Умение вести переговоры - необходимая часть культуры. От этого в немалой мере зависит  как личная, так и деловая жизнь человека. Главная проблема, которая решается в ходе переговоров, заключается в постепенном преодолении различий, в сближении позиций их участников относительно выбора варианта и конкретных условий решения той или иной проблемы. Переговоры выступают как вид делового общения и являются обсуждением с целью заключения соглашения по какому-либо вопросу.

Начну с того, что переговоры - это не только свидетельство наличия  конфликтной ситуации, но и самое  эффективное средство разрешить  её миром. Ежедневно большое количество людей во всём мире оказывается в ситуациях, когда переговоры неизбежны. Перед ними встают задачи, для решения которых требуется выяснение отношений с другими людьми или поиск возможностей, сулящих лучшие шансы. Для решения этих задач человеку не обойтись без переговоров. Хотелось бы рассмотреть переговоры на фоне конфликта.

Так как речь пойдёт о  деловых переговорах между сотрудниками торговой организации, то необходимо с  самого начала обратить внимание на основную цель - убедить конфликтного сотрудника в изменении его методов работы. Такая необходимость возникла из-за некорректного и неэтичного отношения работника к коллективу и своим обязанностям. Переговоры дают возможность совместно обсудить свои претензии и пожелания и найти выход из сложившейся ситуации.

Кратко о причинах возникновения данных переговоров: Юля, работая продавцом-консультантом  в бутике дорогой одежды, получая  заработную плату от личных продаж, постоянно «перехватывала» покупателей  у остальных коллег, вела себя надменно, любила указывать на недостатки в работе продавцов, опаздывала и надолго отлучалась с рабочего места. Коллектив был очень недоволен таким поведением Юли, и когда накопилось множество претензий, они решили собраться и переговорить с ней. Важно было представить себе, что переговоры - это не состязание, в ходе которого одна сторона стремится выиграть у другой. Из этого не следует, что между партнёрами по переговорам не может возникнуть трений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Подготовка к переговорам.

Надлежащая и обстоятельная  подготовка к переговорам - это краеугольный камень их успеха. Предварительная подготовка способствует лучшему пониманию общей ситуации на переговорах. В процессе информационной подготовки больше всего следует опасаться впечатления, что мы целиком подготовлены к любым сюрпризам со стороны партнёра. Сбор и организация информации длились несколько недель. Сначала несколько сотрудников стали делиться друг с другом своими наблюдениями и недовольством. Со временем, агрессивные настроения в коллективе росли как снежный ком и тогда продавцы, в очередной раз, обсуждая Юлю во время перерыва, решили собраться всем отделом и обсудить с ней причины такого поведения и возможные последствия. Сотрудники не хотели жаловаться начальству, а пытались исправить сложившуюся ситуацию сами. Информационная подготовка коллег сыграла решающую роль в понимании необходимости предстоящих переговоров. Продавцы стали чётко понимать узловые моменты обсуждения. Важно, чтобы последствия были прогнозируемыми, а желаемые результаты не ограничивались общими словами. Весь коллектив захотел быть участниками переговоров. Вопрос об организации времени и пространства переговорного процесса также заслуживает внимания, поскольку важно удобство, наличие свободного времени и ничем не отвлекающая обстановка. Было решено организовать переговорный процесс утром, на рабочем месте, за 20 минут до открытия магазина. Это время стало самым удобным, т.к. продавцы приходили за полчаса до начала работы. Психологическая подготовка подразумевала соблюдение в переговорах определённого этикета, отказ от ненормативной лексики, проявление такта и предупредительности. Всё это может иметь существенное значение для укрепления взаимного доверия между участвующими сторонами. Также необходимо было каждому собраться с силами и мыслями, набраться смелости и решительности. Важно было помнить, что успешное ведение деловых переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.

2.Переговорный стиль определяется, в первую очередь, характером стратегии. Вместе с тем вся стратегия строится с учётом избранного стиля. Выбор стиля зависит от характера предстоящих переговоров и особенно от стиля, используемого другой стороной. Стиль редко применяется в чистом виде. Обычно используются элементы каких-либо стилей в том или ином соотношении. Тем не менее, определение доминирующего стиля необходимо.

2.1. Сотрудничество. Эта линия поведения включает в себя одновременно и конфронтацию, и стремление к сотрудничеству. Такую линию избирают, когда работают над достижением принципиально важного решения, где должны быть в равной мере соблюдены и учтены интересы всех сторон. Подобная поведенческая модель рассчитана на длительный переговорный процесс, а потому вряд ли стоит пользоваться ею для решения несущественных и мелких конфликтов.

2.2. Противодействие. Стиль, где преобладает конфронтация и отказ от сотрудничества, приемлем в ситуациях, требующих быстрого и точного решения. Это директивная форма управления по принципу: «Я так сказал, и так будет», при которой в расчёт не берутся иные точки зрения.

2.3. Сдача позиций. Это стиль, демонстрирующий отказ от конфронтации и намерение сотрудничать. Уместнее всего использовать его в тех ситуациях, когда вы полностью осознали, что неправы и признаёте свою вину или, когда вы хотите завоевать доверие на будущее и готовы пойти на существенные уступки во имя достижения компромисса.

2.4. Уклонение. Такой стиль предполагает одновременный отказ и от компромиссов и от конфронтации. Обычно подобную линию поведения избирают, когда причина конфликта мелка и несущественна и усилия на конфронтацию и борьбу просто несоизмеримы с теми мизерными результатами, которые принесёт победа.

2.5. Компромисс. Это центральный момент любой поведенческой модели, т.к. является основой решения конфликта. Он наиболее эффективен в тех случаях, когда цели умеренно важны, но не жизненно необходимы. Чаще всего это именно сиюминутный обмен взаимными уступками, не предполагающий окончательного решения проблемы, а необходимый лишь для того, чтобы снять напряжение и оттянуть время.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Ход переговоров определяется соотношением факторов силы и отношениями зависимости между вовлеченными в переговоры сторонами. Определенный баланс сил и осознание того, что стороны нуждаются друг в друге, -- необходимое условие для конструктивных переговоров. В данной ситуации различия в силе слишком очевидны, поэтому и поведение сторон отличается: манипуляции и эксплуатация с одной стороны, и покорность и недовольство с другой. Стратегические и тактические цели направлены на сотрудничество: конфликт рассматривался как общая проблема, поощрялась любая инициатива со стороны участников, люди пытались понять друг друга, поставить себя на место другого. Учитывая баланс сил, стратегические и тактические цели, был выбран стиль «сотрудничество».

Убеждающее воздействие  на партнеров по деловому общению  достигается с помощью аргументации. С помощью аргументов можно полностью  или частично изменить позицию и мнение своего собеседника. Аргументация это логико-коммуникативный процесс, направленный на обоснование позиции одного человека с целью последующего ее понимания и принятия другим человеком. Требования к аргументам: для достижения успеха в деловой беседе необходимо оперировать простыми, ясными, точными и убедительными терминами; говорить правду; если вы не уверены, что информация правдива, не использовать ее, пока не проверите; темп и способы аргументирования следует выбирать с учетом особенностей характера и привычек собеседника; аргументация должна быть корректной по отношению к собеседнику. Необходимо воздерживаться от личных нападок на тех, кто не согласен с вами; следует избегать неделовых выражений и формулировок, затрудняющих восприятие сказанного, однако речь должна быть образной, а доводы наглядными; если приводится негативная информация, то обязательно называйте источник, из которого она взята.

В аргументации обеих  сторон была сформулирована их позиция: их мнение («Мы считаем, что ты ведешь себя высокомерно»), доводы («Ты «перехватываешь» клиентов у продавцов»), доказательства («Вчера ты опоздала на работу на 20 мин»), приводимые для обоснования своей точки зрения, предложения, и убеждения («Мы одна команда, которая должна работать совместно и не подводить друг друга»). Приёмы были применены обеими сторонами на различных этапах переговоров. Для воздействия на другую сторону, продавцы пользовались приёмами: неожиданное начало; сообщение фактов, на которые ссылались для подтверждения своей позиции; «убийственные вопросы» - короткие, решительные и требующие немедленного ответа; давление; демонстрация взаимозависимости; содействие неформальным обсуждениям. Приёмы Юли: проявление эмоций; юмор; стремление не потерять лицо; маленькие уступки; защита своих интересов; внесение предложения; постепенные дополнения, которые предлагались после достижения общего соглашения.

Помимо существования  вопросов для обсуждения, процессу переговоров присущ также аспект личных взаимоотношений между участниками. Переговорщики вели себя по отношению друг к другу по-разному: они были более или менее искренни, дружелюбны, злобны, высокомерны, спокойны. Таким образом они оказывали влияние на атмосферу. В процессе переговоров участники делали всякого рода замечания и комментарии, иногда спонтанно и ненамеренно. Иногда они делали их специально с тем, чтобы пробудить определенные чувства, вызвать ответную реакцию у оппонента, т.е. применялись эмоциональные манипуляции. Существовало несколько моментов, в силу которых проведение переговоров осложнялось: ограниченностью времени, рабочей обстановкой, атмосферой с признаками возможной борьбы, многочисленная команда, порождающая дополнительные проблемы, как внутреннего характера, так и во взаимодействии с другой стороной, психологическим давлением на Юлю (численностью противоположной стороны, неожиданностью, превосходством сплоченного коллектива над новичком), занятие Юлей оборонительной позиции. Давление сначала побудило её противодействовать, что усложнило и затянуло переговоры. Но позднее атмосфера смягчилась, главным стало сотрудничество и компромисс.

4. Анализ  результатов переговоров и выполнение  достигнутых договоренностей

Период прямого взаимодействия сторон завершился, но говорить об окончании  переговоров было бы преждевременно. Оппоненты покидают стол переговоров, а сам переговорный процесс вступает в заключительную стадию анализа результатов переговоров и выполнения достигнутых договоренностей.

Прежде всего, каждой из сторон необходимо проанализировать прошедшие переговоры вне зависимости от того, были они удачными или нет, и решить:

насколько хорошо была проведена  подготовка к переговорам;

была ли соблюдена  запланированная программа переговоров;

каков был характер взаимоотношений  с оппонентами;

какие аргументы были убедительны для оппонентов, а какие они отклонили и почему;

пришлось ли идти на уступки  и каковы будут их последствия;

какие возникали трудности  в процессе переговоров;

каковы перспективы  дальнейших взаимоотношений;

какой опыт переговоров  можно использовать в будущем;

* каковы основные причины  достигнутых результатов.

Зримым критерием результативности переговоров является достигнутое  соглашение, но его наличие не следует  трактовать как безусловный успех. Для оценки успешности переговоров можно использовать ряд критериев.

1) Степень решения  проблемы. Достигнутое в ходе переговорного процесса соглашение есть свидетельство того или иного решения проблемы. Однако в зависимости от характера договоренностей итог взаимодействия сторон различен:

достижение взаимовыгодного  результата снимает проблему с повестки дня и создает прочный фундамент для дальнейших взаимоотношений сторон;

поражение в той или  иной мере одной из сторон ставит под  угрозу соблюдение соглашения.

Субъективные оценки переговоров и их результатов. Переговоры увенчались успехом, если обе стороны удовлетворены их итогами и расценивают достигнутое соглашение как справедливое решение проблемы. Впрочем, не исключено, что впоследствии эти оценки изменятся.

Выполнение условий  соглашения. Необходимо помнить, что даже самый блестящий результат переговоров заметно потускнеет, если возникнут проблемы с выполнением взятых на себя сторонами обязательств.

 

 

 

 

 

5.Выполнение достигнутых договоренностей.

Готовность сторон к  выполнению условий достигнутых  соглашения позволяет не только оценить степень успешности переговоров. Этот аспект является также важной содержательной характеристикой последней стадии переговорного процесса. Результат переговоров становится сомнительным, если его участники не торопятся с выполнением условий договора.

Наилучший способ обеспечить долговременный эффект переговоров -- включение в соглашение плана  по его реализации. Важно, чтобы в  нем четко оговаривалось, что  необходимо сделать, к какому сроку, чьими силами.

Должна быть предусмотрена  также и система контроля за выполнением соглашения.

Кроме того, в итоговом документе можно оговорить и  процедуру возможного пересмотра соглашения или его частей.

Подводя итог, необходимо отметить, что участникам переговоров  следует приступать к выполнению взятых на себя обязательств как можно скорее. Поскольку отсрочка выполнения может вызвать сомнения и недоверие сторон друг к другу.

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Заключает деловую часть  переговоров преобразование интересов  партнера в окончательное решение, (решение принимается на основе компромисса). Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Рассмотренные переговоры завершились неожиданным предложением Юли, которое устраивало всех сотрудников. Она попросила перейти из торгового зала на склад, где как раз требовался работник. Таким образом, продавцы меньше пересекались и не конкурировали с Юлей, а опоздания решено было искоренять системой штрафов. Как позже оказалось, она стала очень хорошим кладовщиком: ответственным, аккуратным, предприимчивым. Этика делового общения относится к науке «этика» - наука о нравственности и морали, об отношениях между людьми и обязанностях, вытекающих из этих отношений. Все люди различны между собой и поэтому они по разному воспринимают ситуацию, в которой оказываются. Различия в восприятии часто приводят к тому, что люди не соглашаются друг с другом по определенному поводу. Это несогласие возникает тогда, когда ситуация несет конфликтных характер. Конфликт определяется тем, что сознательное поведение одной из сторон (личность, группа, организация) вызывает расстройство интересов другой стороны. Разрешение конфликтов чаще всего производится методом переговоров, деловой беседы. В разработанную методику проведения деловых переговоров включены различные факторы: восприятие, эмоции, учет разности интересов, выработка взаимовыгодных вариантов и т.п.

Список используемой литературы:

 
1.      Коэн С. Искусство переговоров для менеджеров.- М.: Фаир-пресс, 2003.

2.      Лукашук И.И. Искусство деловых переговоров.- М.: БЕК, 2002.

3.      Ходжсон Д. Переговоры на равных.- Минск: Амалфея, 1998.

4.      Деловое общение: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности экономики и управления/ Л.Г. Титова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 271 с.