Формирование информационных потоков на предприятии

По финансам и учету: оценка кредитоспособности покупателя; ведение счетов; смета издержек материально-технического обеспечения; планируемые инвестиции капитала; определение финансового положения предприятия, оценка его деятельности; осуществление кредитных операций; определение размеров наличия капитала; установление статуса потребностей в капитале ведение операций по контролю за счетами, по транспортировке грузов; система обработки заказов (для обеспечения согласованности между счетами на закупленную продукцию и кредитом).

 

2.2  Внешние информационные потоки

Потоки внешней информации и материально-техническом обеспечении включают в себя заказы покупателей на продукцию фирмы, данные о конкурентах, инструкции предприятиям оптовой торговли, информацию о технологических новинках, изменениях в законодательстве, а также об условиях рынка труда и продукции.

Структура внешних информационных потоков на предприятии:

По финансам и учету: эксплуатационные характеристики продукции, приобретаемой предприятием; требования покупателей по замене некачественных компонентов; руководство по закупкам.

По производству: информация о характеристиках продукта предприятия; информация о характеристиках продукта конкурентов; рекомендации по совершенствованию продукта или его упаковки; объяснение не удовлетворительных характеристик продукта (ответ на жалобы и претензии покупателей); руководство по производству (когда требуется осуществление дополнительной сборки продукта);

По материально техническому обеспечению: данные о продажах; система контроля за уровнем запасов; место нахождения и мощность склада; система оформления повторных заказов; система обращения с материалами; разбивка продукции на конкурентоспособную и неконкурентоспособную; предпочитаемые транспортные агенты; показатели деятельности транспортных агентств;

По маркетингу: данные о продажах; последствия мер по повышению уровня продаж; приспособление к рыночным требованиям; финансовые возможности покупателей, рыночная деятельности конкурентов; требования к обслуживанию покупателей; рыночные цели компаний; внедрение новой продукции; планы стимулирования продаж и рекламной деятельности; цены и ценовые скидки; программа сбыта и ее цели; планы по пополнению уровня конкурентоспособности продукции.

По финансам и учету: данные о продажах; финансовое положение предприятия, оценка кредитоспособности; ведение счетов; определение кредитного состояния фирмы.

 

3. Анализ информационных потоков на предприятии

3.1 Проектирование информационной  системы

При создании и совершенствовании информационной системы должны быть обеспечены как более рациональная организация информационных потоков, так и существенное повышение их интенсивности, то есть ускорение передачи и обработки информации, поступающей от ее источника к потребителю. Для решения этих задач при проектировании информационных систем, прежде всего, проводиться анализ информационных потоков, который позволяет:

Рассмотреть все цепочки в системе обработки данных, начиная с получения исходных сведений, постепенное преобразование и формирование конечных данных, которые направляются управляемой системе в качестве команд и внешним организациям в качестве отчетной и прочей информации. При этом определяемся роль каждого подразделения в комплексе работ, выполняемых системой управления предприятием и зафиксированных в схеме обработки данных, уточняется их структура и функции.

Построить схему информационных связей подразделений предприятия между собой и с внешней средой. В схеме могут содержаться сведения о конкретных формах информационных связей и указываются их количественные и временные характеристики.

Выявить первичные (исходные) для предприятия данные.

Первичными данными считаются такие, которые поступают в систему управления из внешнего мира, возникают в управляемой среде или хранятся в памяти системы управления предприятием. Все эти сведения объединяются тем свойством, что они используются в работе системы управления предприятием, поступая в нее в готовом виде.

Выявить результаты работы системы управления предприятием (как информационной), а именно, перечень всех производных данных, возникающих в результате обработки первичных (исходных) документов и показателей. 

Таким образом, анализ информационных потоков позволяет изучить существующую систему организации внесистемного информационного обеспечения, создает основу для последующего совершенствования информационных связей, оптимизации информационных потоков. Анализ информационных потоков осуществляется в два этапа: первый - обследование, второй - построение и анализ информационной структуры рассматриваемой организационной или производственной системы.

Основу для проектирования информационной системы составляют результаты обследований информационных потоков и документооборота данного предприятия.

Программа обследования должна включать в себя следующие основные разделы:

- определение функций и содержания работ, для выполнения которых предназначена данная информационная система.

- анализ форм производственной документации, организации ее подготовки, хранения и предоставления пользователям.

- изучение используемых номенклатур ресурсов всех видов (трудовых, материальных, вычислительных, информационных и т.д.), применяемых классификаторов и кодификаторов, локальных и глобальных шифров.

- анализ достигнутого уровня автоматизации на отдельных стадиях, определение ,,узких мест’’ в организации внесистемного информационного обеспечения.

- маршрутизацию движения информационных потоков внутри данной системы и ее внешние информационные связи. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель автоматизации разнообразных потоков информации — совершенствование существующего документооборота, форм документов,сокращение их числа и копий, оптимизация маршрутов движения документов и алгоритма их формирования. Одна из основных задач состоит в разработке и внедрении средств и методов использования вычислительной техники для перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Современные сетевые информационные технологии позволяют решить эту задачу. Все банки мира уже связаны сетевыми электронными сетями, и финансовые документы циркулируют в основном в электронном виде. Постепенно выходят из обращения бумажные акции предприятий и другие ценные бумаги. Их заменяют электронные депозитарии, т. е. базы данных (БД), в которых сведения об акционерах хранятся в виде записей. Сравнительно недавно появились электронные деньги — это тоже записи БД. Движение электронных денег происходит по безбумажной технологии путем переноса данных из одних записей в другие. В качестве электронных денег служат пластиковые карты, содержащие сведения о владельце электронного счета на магнитной полосе, или смарт-карты, которые записывают на микросхему, встроенную в эту карту. По безбумажной технологии сегодня работает большинство средств массовой информации. Все этапы подготовки газет, рекламы, книг проводятся на компьютере с помощью автоматизированных издательских систем.

Многозадачные операционные системы (ОС) типа Windows позволяют одновременно создавать и редактировать тексты, а компьютерные сети объединяют в автономные рабочие группы. Такая рабочая группа может обходиться без бумажных документов до полного завершения работы над системой (проектом). Только когда работа закончена, можно составить итоговый бумажный документ. Основным препятствием на пути создания безбумажной технологии стоит проблема ввода исходных данных в электронном виде. Эта проблема решается путем создания и внедрения специальных аппаратов и специальных средств перевода информации разного вида в электронную форму. Автоматизация ввода информации в компьютер, т. е. перевод бумажных документов в электронный вид, осуществляется путем сканирования.

Существуют разные виды сканеров, но в основе их действия лежит один и тот же принцип: документ освещается светом от специального источника, а отраженный свет воспринимается светочувствительным элементом. Минимальный элемент интерпретируется сканером как цветная или серая точка. В результате сканирования документа создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа (состоит из пикселей). Количество точек определяется как размером изображения, так и разрешающей способностью сканера.

Проблема автоматического распознавания текста созданного точечного графического изображения является сложной. Эта задача решается с помощью специальных программных средств, называемых средствами распознавания образов. Появились специальные программы, которые распознают разные шрифты и даже рукописный текст. В нашей стране наиболее распространены программы распознавания текста на русском языке Fine Reader и CuneiForm.

Например, программа Fine Reader 7.0 компании АВВYY Software предназначена для распознавания текстов на русском и многих других языках, а также и для распознавания смешанных двуязычных текстов. Программа позволяет сканировать, распознавать, редактировать распознанный текст, проверять его орфографию и сохранять документы. Fine Reader работает с разными моделями сканеров в среде Windows и поддерживает стандарт TWAIN.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Демидова Д.Г. Информационно-управленческие системы в прогнозировании и планировании экономики: Текст лекций. - СПб: Изд-во СПбУЭФ, 1994.
2. Зиньковская Н.В., Бурова Н.Ф. Информационные технологии и системы в управлении предприятием. ГАУ, 1998.
3. Короткевич Л. Будущее информационных и документационных служб на предприятиях // Информатика. 1999 № 12.
4. Засурский Я.Н., Алексеева М.И., Болотова Л.Д. и др. Система средств массовой информации России. - М., 2003.
5. Учебник / Под общ. ред. В.Д. Попова. - М.: Изд-во РАГС, 2003.
6. Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник, М. - 2000.

7. Экономика предприятия /под ред. Кантора Е.Л./Спб.: Питер,2002.

8. Бадьина А.В. Электронный документооборот  фирмы, Делопроизводство. - 2007.