Особенности проведения собраний и совещаний. Деловая полемика, правила её проведения

МИНИСТЕРСТВО ОБРОЗОВАНИЯ И НАУКИ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО  «Уральский государственный экономический  университет»

 

Центр дистанционного образования  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине: Деловые коммуникации

по теме: Особенности проведения собраний и совещаний.

Деловая полемика, правила её проведения

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                     Исполнитель: студент

                                                                                   Специальность: ГМУ

                                                                                  Группа: ГМУу-12Юг

                                                                                          Ф.И.О.    Каримов  Р.Ф.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2013

 

1. Содержание:

 

Ведение…………………………………………………………………………....3

 

Глава I. Особенности проведения собраний и совещаний…………………….5

 

1.1.Проведение собраний ………………………………………………………..5

 

1.2. Проведение совещаний ……………………………………………………10

 

Глава II. Деловая полемика, правила её проведения……………………….…15

 

2.1. Деловая полемика ……………………………………………………….…15

 

2.2. Правила её проведения …………………………………………………….19

 

Список литературы………………………………………………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение:

 

Тема  контрольной работы является актуальной, потому что собрание и совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.

 

Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

 

Обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров. И это – жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

 

В деловом общении нередко возникают ситуации, когда при обсуждении какой-либо проблемы приходится отстаивать свое мнение, то есть спорить. В существовании разных взглядов на одну и ту же проблему нет ничего удивительного: любое явление многогранно, множеством связей соединено с другими, и одному человеку трудно учесть все его стороны.

 

Полемика или споры чаще всего возникают, что партнеры обращают внимание на взаимоисключающие стороны одного явления, и каждый из них по-своему прав. Иногда спор ведут партнеры, каждый из которых заботится только о своих интересах. Рассчитывать на достижение истины в таком случае не приходится.

 

Деловому человеку или руководителю чрезвычайно важно в настоящее время постичь искусство общения. Во многом зависит от таких факторов, как собственное поведение, мотивация, организаторские способности и умение выражать свои мысли, зависит не только личная карьера человека, но и как руководителя организации, от которого во многом зависит не только успех дела, но и отношение с коллективом на предприятии или организации.

 

Самый благородный вид спора - тот, который ведется для выяснения и сопоставления различных точек зрения, поиска истины. Свою позицию собеседники логически обосновывают, с уважением и вниманием относятся к аргументам противоположной стороны. В дискуссии победителей нет. В процессе поиска истины выигрывают все.

      

К победе в полемике можно прийти путем убеждения оппонента. Но нередко к ней стремятся любой ценой, буквально заставляя противника признать свою неправоту. В этом случае идут в ход уловки, запрещенные приемы. Такой спор, рассчитанный на победу любой ценой, часто называют эристикой (искусство спора, диспут и полемики).

 

       Искусство  спора известно с глубокой древности. Оно было широко развито в Древнем Китае и Древней Греции. Греческий философ Зенон называл спор с целью убеждения оппонента тактикой раскрытой ладони, а спор ради победы - тактикой сжатого кулака.

 

«Два человека, стремящиеся по-настоящему понять друг друга, должны сначала противоречить друг другу. Истина - дочь дискуссии, а не дочь симпатии».                 Г. Батляр (французский философ XX в.)

 

Целью написания контрольной работы является, это изучение по правильному проведению собраний, совещаний и деловой полемики в организации, предприятии. Основной целью проведения любого совещания или собрания, это принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т.е. достижение определённого результата.

 

Выяснить основные задачи проведения совещаний, собраний. Что такое проблемное совещание? Для чего проводится инструктивное совещание и оперативное совещание. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Особенности проведения собраний и совещаний

 

1.1.Проведение  собраний

 

Собрание – это совместное присутствие группы (коллектива) граждан в определённом месте для обсуждения разных тем или решений определённых проблем.

Есть ещё другое понятие собрания – это сбор всего трудового коллектива предприятия или организации, для решения насущных любых вопросов и доведения сведений масс решений руководства.

 

Одним из наиболее сложных вариантов делового взаимодействия являются собрания – особенно если они проводятся в ситуации конфликта или кризиса в организации. Для ряда организаций собрания являются высшим органом управления. Поэтому создаваемые по итогам их работы документы всегда затрагивают стратегические планы организации и влияют на психологический климат в коллективе.

 

Основными ориентирами при подготовке собраний служат нормативно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность самой организации в целом и собрания как органа коллегиального управления. К числу таких документов относятся: учредительный договор, устав организации, законодательные акты, играющие роль типовых положений подобного рода учреждений. В таких документах нередко содержатся указания о том круге вопросов, которые могут быть вынесены на коллегиальное обсуждение, включены в повестку дня собрания. Кроме того, в организационно-распорядительных документах часто приводятся описание процедуры подготовки к собранию, регламент этой работы, определяющие степень уместности тех или иных технологий делового взаимодействия.

 

Практика показывает, что в конфликтных ситуациях большое значение приобретает то, как именно составлена повестка дня собрания. Вероятность конструктивного разрешения конфликта повышается, если в повестку войдут только вопросы, непосредственно затрагивающие суть конфликта, предмет возникших противоречий. Если помимо самого конфликта предпринимается попытка в ходе собрания решить и какие-то дополнительные вопросы, то такой повесткой создается предпосылка развития конфликта как лавинообразного. Это связано с привлечением к непосредственному взаимодействию одновременно большого числа людей. Их разнонаправленные интересы в сочетании с задаваемыми конфликтной ситуацией установками на соперничество могут спровоцировать дальнейшее расширение конфликтной области, разрастание и усложнение возникших противоречий.

 

Многие деловые собрания и совещания проводятся в виде дискуссий. При массовой дискуссии все участники, за исключением председателя, находятся в равном положении. Специально подготовленные докладчики не назначаются, в то же время все присутствуют не только в качестве слушателей. Специальный вопрос обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгим регламентом и под председательством должностного лица.

 

Для формирования собрания и готовности к содержательному общению за несколько дней до его проведения, им может быть представлена справка по существу обсуждаемой проблемы. Для ее составления целесообразно создать группу экспертов, ориентированных на проведение всестороннего анализа положения дел в организации.

 

Как правило, материалы к собранию (повестка, тезисы или тексты докладов, проекты решений и т. п.) предоставляются будущим участникам собрания не позднее, чем за три-четыре дня до его начала. Это позволяет им вносить изменения в уже разработанные документы, а затем оперативно представлять свои предложения в ходе собрания.

 

В психологическом плане работа с документами уже в ходе самого собрания позволяет снизить вероятность обострения личных антипатий между конфликтующими сторонами. Обращение к документу, минуя прямое взаимодействие с оппонентом, введение документа как опосредствующего звена снижают вероятность вспышки аффективных реакций, протекания конфликта по сценарию взрыва.

 

Работа с конфликтом во время собрания по игровому сценарию зачастую приобретает более управляемый характер, если удаётся принять общий регламент. Для облегчения работы над проектом регламента можно использовать в качестве исходной заготовки следующую распространенную схему проведения собраний:

• вступительное слово общей продолжительностью от 3 до 5 минут, в котором сообщаются общие правила работы собрания, режим его проведения, примерное время окончания;
• основной доклад продолжительностью от 25 до 30 минут (если на собрании вынесены диаметрально противоположные позиции конфликтующих сторон, то на изложение своих взглядов каждому должно быть предоставлено равное время, но желательно, чтобы в сумме оно не превышало 30 минут, - иначе в результате естественного утомления, собравшиеся просто становятся невнимательными);
• вопросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос и ответ - не более 2х минут);
• выступления содокладчиков, дополнительные сообщения (не более 10-15 минут на всех выступающих с дополнительными сообщениями в силу причин, отмеченных в пункте 2);
• вопросы содокладчикам (не более 1 минуты на каждый вопрос и ответ на него);
• выступления участников собрания (5-7 минут);
• ответы докладчиков (не более 5 минут каждому);
• ответы содокладчиков (не более 3 минут каждому);
• справки по ходу собрания (их должно быть не более трех-пяти, чтобы не отвлекать внимание от основной темы и не порождать ощущения слабой предварительной подготовки к собранию; на одну справку следует отводить не более 3 минут);
• чтение проекта решения собрания (не более 5 минут);
• предложения по проекту решения (не более 1-3 минут на каждое);
• подведение итогов собрания (не более 10 минут).

 

При наличии 50-75 участников считается оптимальным проведение перерывов по 10 минут через каждый час. При большем числе участников перерыв целесообразно проводить через 1,5-2 часа работы и делать его длительностью 15-20 минут.

 

Приведенная схема структурирования собрания по содержанию и времени носит примерный характер. Но каким бы неопределенным, ни казалось то, что будет происходить во время собрания, организаторы должны предварительно продумать и разработать свой проект регламента. Если в условиях конфликта по ходу собрания начинается обсуждение совершенно неподготовленного регламента, то сам этот рабочий вопрос может стать лишним поводом для активизации конфликтных установок, бесполезного «выяснения отношений».

 

Повышенное эмоциональное возбуждение, характерное для любого публичного выступления, а тем более для выступления на собрании в связи с конфликтной ситуацией, требует от каждого выступающего серьезной проработки, как структуры, так и содержания своего сообщения. Любое выступление обязательно должно содержать конструктивные предложения по решению обсуждаемой на собрании проблемы. В ситуации конфликта на собрании особенно опасны эмоциональные реплики, задевающие присутствующих. Поэтому из публичных выступлений эмоциональные выпады следует исключать.

 

Если выступление носит характер доклада, оно должно содержать в себе:

• краткое определение цели сообщения;
• изложение основных фактов;
• лаконичное четкое изложение предлагаемых путей решения проблемы;
• краткое содержательное заключение.

 

Намеченным согласно регламенту докладчикам следует заранее подготовить текст, своего выступления. Материалом для выступления могут служить данные, полученные в результате проведенного анализа дел в организации. Кроме того, доклад следует выверить с учетом повестки дня и существующих данных по отчетности организации. Не следует перегружать доклад цифровым материалом: должны быть использованы только ключевые показатели, помогающие собравшимся оценить сложившуюся ситуацию и понять смысл предлагаемых решений.

 

При подготовке докладчика к выступлению можно рекомендовать прочесть текст доклада вслух в том ритме и манере, в которой он собирается делать это на собрании. Это, во-первых, позволяет определить и скорректировать временные рамки выступления. Во-вторых, это способствует более быстрому ориентированию в тексте. Такое ориентирование оказывается очень полезным в эмоционально-насыщенной атмосфере собрания, когда докладчика могут прервать, он сам может сбиться или если ему вновь нужно будет вернуться к какому-то фрагменту выступления. Так как собрание - это дорогостоящий коллегиальный орган стратегического управления, то время, потраченное докладчиком на предварительную работу над своим выступлением является вполне оправданным.