Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Сентября 2014 в 07:22, контрольная работа
Тема контрольной работы является актуальной, потому что собрание и совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.
Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.
Ведение…………………………………………………………………………....3
Глава I. Особенности проведения собраний и совещаний…………………….5
1.1.Проведение собраний ………………………………………………………..5
1.2. Проведение совещаний ……………………………………………………10
Глава II. Деловая полемика, правила её проведения……………………….…15
2.1. Деловая полемика ……………………………………………………….…15
2.2. Правила её проведения …………………………………………………….19
Список литературы………………………………………………………………23
При решении конфликтных вопросов
организаторами общих собраний большое
внимание должно уделяться составлению протокола,
который представляет собой важный организационно-
В современных условиях протокол часто составляется не по ходу собрания, а на основе видео- или аудиозаписи. В плане оперативности и удобства обработки и документального оформления предпочтительной является цифровая запись собрания. Но даже в случае использования цифровой техники для того, чтобы не упустить значимые моменты собрания, все, же рекомендуется сопровождать аудио- или видеозапись происходящего составлением чернового рукописного протокола с указанием времени ключевых событий. Такой протокол помогает в дальнейшем расшифровать записанное на пленке и качественно отразить его в содержании основного протокола.
Большое значение для протокола как для официального документа имеет соблюдение правил его оформления. Протокол датируется днем проведения собрания, а не моментом его подписания. Если собрание проходило несколько дней, то протокол датируется днем начала и днем окончания, которые указываются через дефис. Кроме того, в протоколе указывается его порядковый номер, который соответствует порядковому номеру собрания. Также указывается название населенного пункта, в котором собрание проводилось.
При составлении протокола следует учитывать, что по полноте освещения обсуждаемых вопросов такие документы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих лиц. Содержательная сторона выступлений в кратком протоколе не отражается. Если собрание посвящено разрешению конфликта, то подобные протоколы могут составляться только при наличии средств фиксации содержания докладов и выступлений (стенограмм, заверенных текстов докладов и выступлений, добротных аудио- или видеозаписей). В этом случае в протоколе делается запись о том, что соответствующие развернутые записи выступлений к нему прилагаются. Если это невозможно, то должен быть подготовлен развернутый протокол, полностью отражающий ход обсуждения, предлагаемые и принимаемые решения.
В ходе собрания окончательный вариант полного протокола составить практически невозможно. Поэтому составляется черновой протокол. При решении острых вопросов подобного рода протоколы могут составляться не одним, а несколькими участниками собрания, которые затем в пятидневный срок составляют и оформляют чистовой вариант протокола.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Окончательные решения собрания доводятся до его участников в виде самостоятельных документов - постановлений и решений, которые создаются на основе содержащегося в протоколах материала.
Соблюдение указанных процедур, хотя и не гарантирует полного решения возникших противоречий, все же создает предпосылки для конструктивной и эффективной работы собрания. Из-за большого числа участников, нестандартности ситуации во время собраний у людей снижается способность к самоконтролю, ухудшается эффективность прогнозирования. Описанные процедуры выполняют роль вынесенных на бумагу схем ориентировки в нестандартной ситуации. Высвобождая от таких схем сознание людей, организаторы собрания облегчают его участникам интенсивную работу над сутью проблемы, а не над задачей по ведению самого собрания.
В целом работа по подготовке к собранию должна быть направлена на максимальное облегчение концентрации внимания его участников на сути разрешаемых противоречий. Для этого должно быть организовано решение всех возможных процедурных вопросов, а также предусмотрен контроль за подготовкой всей необходимой информации, по существу вынесенной на обсуждение проблемы.
Как на этапе подготовки к собранию, так и в ходе его проведения необходимо учитывать индивидуальные особенности участников собрания. Организаторы обязаны обеспечить понимание участниками того, что именно от их воли и намерений во многом зависит эффективность деятельности всей организации в целом.
1.2. Проведение совещаний
Совещание – это сбор только руководящего состава для решения вопросов управления.
К сожалению, пока редко обучают будущих руководителей даже азам искусства проведения совещаний. А ведь это действительно искусство, потому что, например, лишь очень искусный руководитель способен обеспечивать во время совещания конструктивное критическое рассмотрение выдвигаемых предложений, избежав при этом перехода критики на личности, личных обид и конфликтных ситуаций.
По основной задаче совещания могут подразделяться на: проблемные, инструктивные, оперативные, или диспетчерские. Проблемное совещание дает возможность руководителю не вырабатывать свое мнение предварительно, а сделать это на основе коллективного обсуждения проблемы. Инструктивное совещание служит для доведения руководителем до своих подчиненных решений вышестоящих органов и организации обсуждения путей наилучшей их реализации. Оперативное совещание ставит перед собой задачу получить информацию о текущем состоянии дел в организации.
Как же эффективнее и быстрее проводить совещания? Рассмотрим некоторые особенности этого вида делового общения.
Прежде всего необходимо четко определить характер того совещания.
Существуют следующие типы совещаний:
Для обеспечения высокой эффективности совещаний руководящие работники должны придерживаться следующих правил.
Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат это даст:
Тщательнейшим образом разрабатывается повестка дня. Совещание лучше всего начать с вопроса, который легче всего решить. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделить вопросы, которые могут вызвать оживленную дискуссию, и продумать, как придать этой дискуссии нужное направление. Особо сложные проблемы постараться проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Заранее обдумать, какие черты характера тех или иных участников совещания могут проявиться в его ходе и как надо на них реагировать. Продумать заранее, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих. Мнение этой категории специалистов может оказаться весьма ценным, и нельзя им давать отмалчиваться.
Ознакомить участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.
Прислать как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может затем получить протокол и ознакомиться с результатами.
Выбрать место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки. Помещение должно иметь нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и не слишком роскошную обстановку. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.
Совещание нужно начать точно вовремя. Во вступительном слове необходимо ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, подчеркнуть практическую значимость обсуждаемых вопросов, а еще лучше - сразу поставить перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постараться, чтобы отчетливо была видна связь между темой совещания и интересами тех его участников, кому оно может показаться бесполезным.
Согласовать с участниками совещания правила совместной работы. Поручить одному из участников ведение протокола. Вступительное слово должно быть не более 10 минут. Рекомендуется записать главную тему и очередность тем на доске таким образом, чтобы они все время были перед глазами слушателей и выступающих.
Организовать дискуссию можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Сохранять спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Расположить выступления в таком порядке, чтобы дискуссия развивалась постепенно.
Если извлечь пользу из совещания, необходимо ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том числе и с теми, которые противоположны вашей темы. А это означает, что нужно очень осторожно выбирать слова. Острая реплика типа «это абсолютно неверно» или «вы в корне заблуждаетесь» убивает мысль и задевает чувство собственного достоинства у выступающего, а значит, преграждает дорогу истинной дискуссии каждого.
Иногда бывает полезно давать немедленную оценку каждому вносимому предложению. Однако если есть опасение, что критические оценки могут остудить творческий пыл участников, то лучше использовать метод так называемой «мозговой атаки». Здесь разрешается высказывать любые, самые невероятные на первый взгляд предложения, а критика их запрещена до окончания «атаки».
Развития дискуссии в нужном направлении можно добиться только в том случае, если все время следить, чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы. Но действовать при этом необходимо весьма дипломатично.
Как же следует полемизировать, чтобы не обидеть и не унизить оппонента?
Лучше придерживаться следующих правил.
Умелая постановка вопросов - самое верное средство управления дискуссией. Благодаря этому методу можно переключать внимание присутствующих с одной темы на другую; нацеливать внимание на проблемы, которые еще остались в тени. Это дает возможность выяснить новые важные данные или заставить участников совещания занять более четкую позицию по тому или другому вопросу.
Одно из важнейших требований к руководителю совещания: не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Помнить, что должность руководителя придает вашим словам особый вес и те из присутствующих, которые придерживаются противоположных взглядов на рассматриваемую проблему, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству. Кроме того, нейтральная позиция вовсе не исключает возможности высказать свое мнение. Только надо излагать его от третьего лица: «Недавно читал, что...» или сформулировать в виде вопроса: «А может быть, стоит задуматься над вопросом...».
Заканчивая совещание, кратко суммировать проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить согласно принятому решению.
Совещание завершается на позитивной ноте. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем шла речь на совещании, у них складывается убеждение, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс.
Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них информированы.
Эффективность совещания целиком зависит от общего стиля руководства. Принцип «в этом доме хозяин я» неминуемо скажется на атмосфере совещания. Открытой и непринужденной дискуссии в этом случае не получится. Такая дискуссия возможна лишь при действительно коллегиальном стиле руководства.