Удосконалення комунікацій як засіб підвищення ефективності управління підприємством

      Офісна  автоматизована система має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників завдяки вдосконаленню документообігу і передаючих процесів. Ця система, крім селекторної передачі інформації, може також включати електронний календар, телеконференцію, графіки та інше.

      Управлінська  інформаційна система — це комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів. Вона збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів і забезпечує їх нею. Система орієнтована на поточні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролюванні. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-виконавчих систем для підготовки поточних звітів, що використовуються менеджерами для оперативного керування процесами. Наприклад, працівник служби маркетингу може з цієї системи довідатись про підготовку для клієнта замовлення та дату його відвантаження, операційний менеджер може відстежувати використання матеріальних ресурсів у процесі виготовлення продукції та її кількість тощо.

      Система підтримки рішень (СПР) — комп'ютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не досить добре структуровані. Такі системи загалом не вказують, які рішення є оптимальними. Проте вони роблять спробу спрямувати процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам більш детально аналізувати ситуацію. Зокрема, якщо менеджера цікавить, які наслідки для фірми матиме збільшення ціни на її продукцію, він може це перевірити за допомогою СПР, оскільки у ній уже закладені відповідні тенденції, а також закономірності зміни ринкових цін під впливом дій конкурентів, інфляційних процесів, сезонних коливань тощо. СПР дозволяє підрахувати обсяги продажу і прибутки на кожен рівень можливого підвищення цін, на основі чого менеджер може прийняти рішення. Спеціалізованим типом інформаційної системи підтримки рішень, який знаходить все більше використання, є експертна система. Це комп'ютерна система, яка використовує реальні знання експерта для вирішення спеціальних проблем. Такі системи інколи називають інтенсивно-науковими системами, тому що вони намагаються об'єднати знання великої групи експертів для вирішення проблем в їх сфері досвіду.

      Системи підтримки виконання рішень –  це комп'ютерні інформаційні системи, що підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи, головним чином, розроблені недавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними системами.

Інтернет-мережі – це локальні комунікаційні мережі, які діють у межах однієї фірми. Вони дають змогу кожній структурній одиниці фірми накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а при потребі і обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами. Використання електронних засобів збереження інформації дозволяє, за досвідом Bank of America, скоротити споживання паперу на 25 процентів, а системне застосування цих засобів підвищує ефективність управлінської праці у 3 рази [78].

      Підприємство використовує персональні електронні засоби зв'язку для того, щоб дати змогу своїм працівникам самостійно планувати свій робочий час і використовувати його ефективніше. Виникла нова версія надомної роботи, яку тепер називають telecommuting. Люди працюють вдома і періодично надсилають результати своєї роботи засобами комп’ютерного зв’язку (електронною поштою). У більш широких масштабах ( через мережу Інтернет) це дозволяє розширювати рамки діючих організацій, відкривати нові підрозділи поза межами країни, залучати найбільш кваліфікованих працівників до роботи у компанії. На думку директора підприємства «Сигнал» з використанням даної технології ще привабливішими стають перспективи телекомунікацій у майбутньому, про що свідчить бурхливий розвиток фірм, які працюють у галузі телекомунікацій. Це і відеоконференції, і приєднання до Інтернет-мережі через мобільний телефон і багато інших можливостей, які прискорюють процес обміну інформацією, збагачують його можливості і, в кінцевому результаті, підвищують потенціал фірми.

      Таким чином, в сучасних умовах виключно важливе  значення має перебудова технічної  і технологічної бази управління, що забезпечує процеси інформатизації. Тому на підприємстві «Сигнал» проводиться модернізація усього технічного обладнання і в майбутній час планується повне переведення на новітні технології. Однак важливо не переоцінити роль інформаційно-управлінської техніки. Вона виконує в основному забезпечуючі функції. Головні напрямки робіт по інформатизації менеджменту лежать в області організаційної, соціальної, кадрової перебудови управлінської діяльності. 
 
 

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ 

     Отже, підсумовуючи все вищесказане, можна  зробити такі висновки:

     Комунікація – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої (інших). Комунікаціями (спілкуванням) пронизана  вся система управління організацією. Метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації.

     Комунікаційним   називають процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї. Отже, елементами комунікаційного процесу в першу чергу є особи, що обмінюються інформацією – відправник та отримувач.

     Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу  управління. На підприємстві «Сигнал» вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем – дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку. На думку керівника приватного підприємства організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином (через поширення чуток).

     Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту  існують такі головні типи інформаційних систем: 1) операційно-виконавчі; 2) офісні автоматизовані, 3) управлінські інформаційні системи; 4) системи підтримки рішення; 5) системи підтримки виконання рішень; 6) Інтернет-мережі.

     Операційно-виконавча  система – це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, потрібні для розвитку бізнесу і забезпечує пряму підтримку організації на операційному рівні. Ця система — головне джерело інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій. Прикладом такої системи є автоматичні сканери у торговельних мережах фірми, які дають інформацію про обсяги і асортимент проданої продукції.

     Після проведення опитування працівників  організації власнику приватного підприємства були внесені певні пропозиції, після яких на підприємстві було проведено автоматизацію офісної системи, яка має завдання полегшити зв'язок і підвищити продуктивність офісних працівників завдяки вдосконаленню документообігу і передаючих процесів. Ця система, крім селекторної передачі інформації, може також включати електронний календар, телеконференцію, графіки та інше.

     Наступним етапом було введення управлінської інформаційної системи — це комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів. Вона збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів і забезпечує їх нею. Система орієнтована на поточні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролюванні. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-виконавчих систем для підготовки поточних звітів, що використовуються менеджерами для оперативного керування процесами. Наприклад, працівник служби маркетингу може з цієї системи довідатись про підготовку для клієнта замовлення та дату його відвантаження, операційний менеджер може відстежувати використання матеріальних ресурсів у процесі виготовлення продукції та її кількість тощо. 
 
 
 
 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV // ВВР, 2003, № 36, ст. 275
2. Про Національну програму інформатизації: Закон України від 4 лютого 1998 року № 74/98-ВР // ВВР, 1998, № 27-28, ст. 18
3. Про телекомунікації: Закон України від 18 листопада 2003 року № 1280-IV // ВВР, 2004, № 12, ст. 155
4. Про інформацію: Закон України від 2 жовтня 1992 року № 2657-XII // ВВР, 1992, № 48, ст. 650
5. Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах: Закон України від 31 травня 2005 року № 2594-IV // ВВР, 2005, № 26, ст. 347
6. Агапцов С. А. Мотивация труда как фактор повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности предприятия / Агапцов С.А., Мордвинцев А.И., Фомин П.А., Шаховская Л.С. – М.: Высшая школа, 2009. – 344 с.
7. Альтман Г.Х. Звездные часы лидерства. Лучшие стратегии управления в мировой истории: Пер. с нем. – М.: АО «Интерэксперт», 200. – 272с.
8. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. – Львів, «Світ», 2001. – 296с.
9. Ансофф И. Стратегическое управление: Сокр. пер. с англ. – М.: Экономика, 2000. – 119с.
10. Антонов В. Г. Эволюция организационных структур // Менеджмент в России и за рубежом. – 2000. – №1.
11. Армстронг М. Основы менеджмента. Как стать лучшим руководителем. Серия «Учебники и учебные пособия». Ростов-на-Дону: «Феникс», 2003. – 112с.
12. Афонин А.А. Основы мотивации труда: организационно-экономические аспекты: Учебное пособие. – К.: МЗУУП, 2001. – 304с.
13. Бай С.І. Менеджмент організацій. – К.: КНТЕУ. – 2008. – 174 с.
14. Березин И. Маркетинг сегодня. – М.: Менеджер, 2000. – 128с.
15. Близнюк С. В. Маркетинг в Україні: проблеми становлення та розвитку. – 2-ге вид., випр. і доп. – К.: ІВЦ «Видавництво «Політехніка», 2008. – 400 с.
16. Бовыкин В.И. Новый менеджмент: (управление предприятиями на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления). – М.: ОАО «Издательство «Экономика», 2001. – 268с.
17. Богомолова В. В. Маркетинговий аудит на підприємстві // Матеріали VІІ Міжнародної наукової конференції студентів та молодих учених «Соціально-Економічний розвиток України. Європейській вибір». У 2 ч. / за заг. ред. А. А. Ткача. Мелітополь, 18 травня 2010 р. – Мелітополь: МІДМУ ГУ «ЗІДМУ», 2010. – Ч. 2. – С. 60-62.
18. Богомолова В. В. Організація управління маркетинговою діяльністю підприємства //Матеріали // Матеріали ХV Міжнародної наукової конференції молодих науковці «Наука і вища освіта». У 3 ч. / м. Запоріжжя, 17-18 травня 2010 р. – Запоріжжя: ГУ «ЗІДМУ», 2010. – Ч. 2. – С. 54-55.
19. Большаков А.С., Михайлов В.И. Современный менеджмент: теория и практика – СПб: “Питер”, 2000. – 216с.
20. Бондарь Н.П., Васюхин О.В., Голубев А.А. Подлесных В.И. Эффективное управление фирмой: современная теория и практика – СПб.: Изд. Дом «Бизнесс-пресса», 2001. – 116с.
21. Будько С. Маркетолог у комерційній структурі: проблеми підготовки професійної адаптації // Маркетинг в Україні. №4. – 2009. – С. 66-67.
22. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. – М.: Издательство «Триада, ЛТД»,2003. – 184 с.
23. Гріфін Р., Яцура В. Основи менеджменту: Підручник / Наук. ред. В.Яцура, Д.Олесневич. – Львів: БаК, 2001. – 224 с.
24. Длігач А. Інтеграційні стратегії у системі маркетингу//Маркетинг в Україні. – №3. – 2010. – С. 9-11.
25. Длігач А. Трициклічна модель маркетингової діяльності // Маркетинг в Україні. – №5. – 2009. – С. 46-49.
26. Дослідження кваліфікаційних вимог до маркетологів в Україні // Маркетинг в Україні. – 2010. – №2. – С. 24-29.
27. Друкер П. Практика менеджмента.: Пер. с англ.: Уч.пос. – Издательский дом «Вильямс», 2000. – 198с.
28. Жигалов В.Т., Шимановська Л.М. Основи менеджменту і управлінської діяльності. – К.: Вища шк., 2000. – 223с.
29. Житник О. Плюси і мінуси дослідницького ринку: результати «Marketvіew 2010: Ukraine» // Маркетинг в Україні. – №5. – 2009. – С. 12-16.
30. Завадський Й.С. Менеджмент. Т. 1. К.: УФІМБ, 2004. – 142с.
31. Завгородняя А. В., Ямпольская Д. О. Маркетинговое планирование. – СПб.: Питер, 2001. – 352 с.
32. Знис Б. М., Кокс К. Т., Классика маркетинга. – СПб.: Питер, 2001. – 252 с.
33. Іляшенко А. Х. Необхідність, передумови й умови використання блочно-модульних структур маркетингу // Держава та регіони. Серія: Економіка та підприємництво. – 2008. – № 8. – С. 103-106.
34. Іляшенко А. Х. Організаційні засади управління маркетинговою діяльністю підприємства//Держава та регіони. Серія: Економіка та підприємництво. – 2009. – № 6. – С. 110-113.
35. Іляшенко А. Х. Теоретичні основи маркетингового менеджменту // Держава та регіони. Серія: Економіка та підприємництво. – 2009. – № 5. – С. 106-111.
36. Кеворков В. В., Леонтьев С. В. Политика и практика маркетинга на предприятии. – http://www.eup.ru/Documents/2003-03-03/15BE2.asp.
37. Клімова І. Г. Розробка ефективної маркетингової стратегії підприємства та управління процесом її реалізації // Держава та регіони. Серія: Економіка та підприємництво. – 2009. – № 5. – 115 с.
38. Козелецкий Ю. Психологическая теория решений. – М.: Прогресс, 2003. – 104с.
39. Кузьмін О.Є. , Мельник О.Г. Основи менеджменту: Підручник. – К.: Академвидав, 2003. – 216с.
40. Курочкин А.С. Организация управления предприятием. – К.: МКА, 2001. – 184с.
41. Ладанов И.Д. Практический менеджмент. В 3-х т. – М.: Дело. – 2005.
42. Лозниця В.С. Психологія менеджменту: Навч.посібник.– К.: КНЕУ, 2007. – 248с.

ДОДАТКИ