АИС Видиотека

 

Содержание

1 Описание предметной  области

2 Модели функционирования  видеотеки

3 Описание существующей  ИС

4 Формирование требований  к ИС

5 Проектирование ИС

6 Описание требований  к интерфейсу пользователя

7 Описание системы  защиты информации

8 Приложения

Техническое задание

Описание ПО

Руководство пользователя

Расчет экономической  эффективности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Описание предметной области

Предметная область  разработки представляет собой сервисный  центр «Далее - СЦ». Основная цель: предоставление услуг организациям по ремонту и сервисному обслуживанию офисной техники (на основе лазерных технологий). Сюда входит копировальная техника, лазерные принтеры, факсы  и в редких случаях матричные принтеры. СЦ является авторизованным дилером таких производителей, как Toshiba и Kyosera Mita. Так же СЦ осуществляет продажу новых аппаратов и расходных материалов для нее. СЦ является авторизованным реселлером по малой офисной технике Xerox.

СЦ состоит из нескольких уровней:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Генеральный директор занимается организационными вопросами, участвует в деловых переговорах, заключает сделки, контролирует и подписывает необходимые документы.

Технический директор управляет  технической службой. Он осуществляет контроль над инженерами, контролирует качество выполнения ремонтов аппаратов, взаимодействует с маркетинговой службой по вопросам заказов запчастей, взаимодействует с бухгалтерией по вопросам оплаты за ремонт аппаратов, регулирует время инженеров, которые осуществляют выезд к клиенту, распределяет работу между инженерами и др. организационной работой. Технический директор подчиняется генеральному директору.

Инженеры занимаются непосредственно диагностикой и  ремонтом аппаратов, по мере необходимости  осуществляют выезд к клиенту  с целью «ремонта на месте» или  доставить аппарат в СЦ. Инженеры подчиняются техническому директору и генеральному директору.

Финансовый директор осуществляет контроль над бухгалтерией, службой маркетинга и отделом  кадров. Так же он взаимодействует  с директором по вопросам распределения  финансов, и всего что их касается, размеров заработной платы и по организационным вопросам. Финансовый директор подчиняется генеральному директору.

Бухгалтерия занимается ведением документооборота предприятия, формированием и сдачей налоговой  отчетности, взаимодействует с техническим директором по вопросам оплаты за ремонт аппаратов, занимается работой с банком и контролирует склад. Бухгалтерия подчиняется финансовому и генеральному директорам.

Склад занимается выдачей  запчастей со склада, принятием запчастей  на склад, контролем над запчастями. Склад подчиняется бухгалтерии, финансовому и генеральному директорам.

Служба маркетинга занимается работой с клиентами, а именно: продажей аппаратов, расходных материалов для них, согласованием объемов  и сумм ремонтных работ. Взаимодействия происходят как лично, так и по телефону. Служба маркетинга взаимодействует с техническим директором по вопросам заказов запчастей. Так же взаимодействует с поставщиками по вопросам поставок, с финансовым директором по вопросам оплаты поставщикам за товар. Служба маркетинга подчиняется финансовому и генеральному директорам.

Отдел кадров занимается подбором персонала,  увольнениями, принятиями на работу, формированием  списков на поощрения и премии, составлением графиков отпусков, формированием  штатного расписания и т.д. Отдел кадров починяется финансовому и генеральному директорам.

СЦ состоит из нескольких кабинетов. Основным является офис, где  происходят взаимодействия с клиентами. В соседнем кабинете находится бухгалтерия. Помещение для ремонта аппаратов немного удалено от головного офиса в связи с проведением на его территории «грязных» работ. Но, тем не менее, для сотрудников не составляет труда попасть из одного кабинета в другой.

Внешние функции:

1. Предоставление высококвалифицированного сервиса

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Продажа расходных материалов на офисную технику и продажа самой техники
3. Предоставление бесплатных консультационных услуг

Внутренние функции:

1. Взаимодействия служб
2. Взаимодействие финансовых подразделений
3. Взаимодействия с другими организациями

 

Аппараты на ремонт или обслуживание поступают непосредственно от клиентов и доставляются в СЦ двумя способами:

1) Клиент сам доставляет  аппарат в СЦ.

2) Если аппарат больших  размеров и его тяжесть составляет  не менее 10 кг СЦ осуществляет  выезд к клиенту на своем транспорте, в целях доставки аппарата в СЦ на ремонт. Так же это применяется при отсутствии возможности у клиента доставить аппарат в СЦ.

При использовании второго  способа доставки аппарата в СЦ, оформляется заявка, в которой  указывается: наименование клиента, точный адрес, этаж, кабинет, контактный телефон, контактное лицо, модель аппарата, неисправность и исполнитель. В отдельных случаях инженеры СЦ осуществляют выезд к клиенту в целях ремонта «на месте». Это применяется в случаях, если у клиента нет возможности отдать аппарат и ремонт небольшой сложности. Заявки оформляется в системе 1С «Торговля+Склад».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

При поступлении аппарата в СЦ оформляется  квитанция приемки аппарата в  ремонт, которая выдается клиенту  и сопроводительный талон, который клеится на аппарат и не снимается до выдачи аппарата клиенту. В квитанции и сопроводительном талоне указывается: наименование клиента, модель аппарата, заводской номер, показание счетчика, неисправность, комплектность и примечания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Клиент при получении аппарата после ремонта обязан вернуть квитанцию в СЦ. При утере квитанции, клиентом заполняется заявление на имя директора СЦ, с просьбой выдать аппарат. Квитанции и сопроводительные талоны выписываются при помощи базы данных, написанной в MS Access.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приемкой и оформлением  заявок и аппаратов занимается оператор.

После оформления  аппарата в ремонт, инженер проводит диагностику. После чего информация сообщается в  службу маркетинга. Менеджер составляет счет и сообщает сумму ремонта клиенту. После урегулирования объемов работ, сумм и сроков ремонта счет отправляется клиенту по факсу или электронной почте. В отдельных случаях клиенты приезжают за счетом сами (в случаях необходимости для оплаты счет-фактуры, договора, накладной, акта выполненных работ, акта технической экспертизы и др.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Клиент осуществляет оплату счета по безналичному или  наличному расчету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

После поступления факта  оплаты (информация от бухгалтера) менеджер выписывает складскую накладную  и передает её инженеру. Инженер получает со склада запчасти и приступает к ремонту. Когда ремонт закончен, инженер сообщает информацию менеджеру, который в свою очередь сообщает клиенту о готовности аппарата.

Для постоянных клиентов существует кредитная система выполнения ремонтов, т.е. клиент может оплатить в течение нескольких дней после выдачи аппарата по безналичному расчету.  

 

 

 

 

 

 

 

СЦ активно участвует  в семинарах и конференциях устраиваемых производителями техники, в целях  повышения квалификации. Это является необходимым условием для предоставления высококачественных услуг, так как техника постоянно совершенствуется и соответственно пополняется модельный ряд, тем самым, требуя дополнительных знаний и навыков по ремонту и обслуживанию. Активно совершенствуя качество сервиса, организация повышает свою популярность. Для постоянных клиентов действует система скидок. Так же для удобства клиентов организована бесплатная доставка аппаратов в СЦ и обратно.

Ведется партнерство  с другими сервисными организациями.

 

 

 

 

 

Обеспечение единства и  целостности обеспечивается благодаря  различным уставам (устав, памятка  бухучету), поставленным ограничениям (сроки по оплате поставщикам, ремонту  и доставке аппаратов, номера бухгалтерских  счетов, дни заработной платы и  др.). Если сервисный центр – это система услуг, то главное место занимает формирование кадровой политики, политики управления кадрами, создание материально-технической базы, функционирование сервисного центра как динамично развивающейся системы. Огромное значение уделяется планированию рабочего времени специалистов, функционированию всех служб административно – хозяйственной деятельности.

Модели функционирования СЦ в области  оформления и учета заявок и аппаратов  в ремонте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Описание существующей  ИС

Для оформления заявок используется система 1С «Торговля+Склад». В системе 1С создан документ «Вызов», которых  хранит в себе: наименование клиента, точный адрес, этаж, кабинет, контактный телефон, контактное лицо, модель аппарата, неисправность и исполнителя.

Для   оформления аппаратов используется созданная в MS Access база данных. Она хранит в себе всю информацию об аппарате, включая наименование клиента, модель аппарата, заводской номер, показание счетчика, неисправность, комплектность и примечания. При помощи этой базы данных можно быстро просмотреть историю аппарата, т.е. когда, сколько раз, с какой неисправностью он поступал в СЦ, кто исполнитель ремонта, какие детали установлены, что ремонтировалось и т.д. Так же можно произвести поиск по необходимым параметрам: по дате, по номеру аппарата, по модели аппарата и др. Можно посмотреть историю клиента, т.е. какие он имеет аппараты. Можно посмотреть текущее состояние аппарата.

Недостатки ИС для оформления заявок: нет разделения выполненных и  невыполненных заявок, нет возможности  быстро посмотреть историю заявок по определенному клиенту и причины  невыполнения заявок, нет возможности  просмотреть отчеты по заявкам, пользователь может забыть внести какие-то изменения в заявках, в итоге получится недостоверная информация.

Недостатки ИС для оформления аппаратов: при появлении новых аппаратов  и клиентов есть сложности  занесения  их в базу данных, не отлажена система индексации записей базы данных, система не защищена от неопытных пользователей, т.е. её с легкостью можно «испортить», нет исполняемого файла, система не ошибкоустойчива, нет возможности просмотреть отчеты по аппаратам и ремонтам, нет меню.

Основным недостатком является раздельное оформление заявок и аппаратов.

4 Формирование требований к  созданию ИС:

В ИС должны быть реализованы следующие  функции:

- ИС должна иметь возможность  для оформления, как заявок, так  и аппаратов

- ИС может  использоваться для получения статистической информации по учетным данным

-  ИС должна позволять выводить  на печать бланк заявки, квитанцию  приема оборудования в ремонт, сопроводительный талон

- Должна выполнять функции хранения  и обработки вводимой пользователем  информации

- ИС должна иметь возможность  легкого занесения новых клиентов  и аппаратов

- ИС должна иметь возможность  корректировки ошибочно введенных  данных

- ИС должна иметь исполняемый  файл

- ИС должна быть защищена  от неопытных пользователей

- ИС должна быть ошибкоустойчивой

- ИС должна иметь возможность  автозаполнения некоторых полей  входных форм для минимизации времени внесения входных данных

- ИС должна проверять корректность  ввода информации во входные  формы (соответствие типов полей)

- ИС должна предоставить возможность изменять данные о поступивших заявках и аппаратах за предшествующие периоды на случай обнаружения оператором ошибки

- ИС должна иметь удобный и многофункциональный интерфейс для быстрого, простого и эффективного процесса учета заявок и аппаратов в СЦ

- Информационные структуры ИС на входе и выходе должны полностью соответствовать предметной области

- ИС должна  быть простой в понимании и эксплуатации