Автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда

Содержание

 

 

Введение

 

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации,  носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачу документов. По  данным   ISO   (International Standards Organization), управление и работа с  документами становится одним из  главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

 

1 Цели и задачи курсового проекта

 

Цель данного курсового проекта  заключается в создании модели эффективного электронного документооборота и его внедрение  на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследование понятия  информационных технологий, видов,  специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;

- разработка основных критериев  выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

- решение проблемы предприятия,  нуждающейся в централизованной  работе с документами в территориально-распределенных филиалах посредством внедрения корпоративного электронного документооборота.

 

2 Характеристика предприятия ООО «ОренМит»

 

ООО «ОренМит», находящаяся по адресу г.Оренбург, ул.Потехина 27а, уже более 5 лет на рынке Оренбургской области представляет интересы компании "Керри Ингредиенте", которая является мировым лидером по производству пищевых ингредиентов для пищевой промышленности. 
На данный момент в России представлены: протеины, вкусовые и функциональные добавки для мясной промышленности (ароматы, специи, функциональные смеси, маринады), панировочные системы для полуфабрикатов, вкусоароматообразующие добавки для енэков, фруктовые джемы для молочной и кондитерской промышленности.

Изначально компания представляла себя как официального дилера и занималась продажей и внедрением на мясоперерабатывающие предприятия пищевых ингредиентов «Kerry». Уже через пол года появляется отдел технологов, после чего ООО «ОренМит» начинает вести технологическую поддержку своих клиентов. В течении последующих 2-х лет компания занимается поиском новых клиентов и наращивает обороты продаж, выходя в лидеры рынка и открывает направление по продаже искусственной маркированной оболочки для упаковки продукции. Ещё через год список услуг и товаров увеличивается: начинаются поставки оборудования и моющих средств для нужд колбасных цехов.

На данном этапе развития ООО  «ОренМит» одна из лидирующий компаний на рынке Оренбургской области и предоставляет комплексное снабжение мясоперерабатывающей промышленной от поставок функциональных добавок до колбасных цехов под ключ.

2.1 Структурная схема предприятия ООО «ОренМит»

 

Деятельностью компании «ОренМит» является предоставление комплексное снабжение мясоперерабатывающей промышленности, включая:

- консультационные услуги;

- помощь в выборе  и продажу оборудования;

- технологическую поддержку;

- продажа и доставка  функциональных добавок и прочих ингредиентов для производства мясных изделий;

- дизайн и изготовление  искусственных оболочек для колбас;

- продажу моющих и  дезинфицирующих средств;

- ремонт и гарантийное  обслуживание оборудования;

- разработку новых видов колбас;

- с 2011 года открыто собственное производство колбасных изделий.

Структурная схема компании ООО «ОренМит» представлена на рисунке 1.

 

Рисунок 1 – Структурная схема компании ООО «ОренМит»

 

Оренбургский филиал компании «ОренМит» состоит из следующих  подразделений:

- бухгалтерия;

- отдел обслуживания;

- технологический отдел;

- отдел продаж;

- склад готовой продукции.

Отдел бухгалтерии занимается ведением бухгалтерского и налогового учета, обеспечением контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, осуществлением приема и контроля первичной документации по соответствующему участку учета, составлением соответствующих форм отчетности для вышестоящей организации, расчетом заработной платы сотрудникам, формированием и сдачей отчетов в налоговую инспекцию, составлением платежного баланса.

Отдел обслуживания занимается ремонтом, гарантийным и пост гарантийным ремонтом оборудования, а так же настройкой, смазкой и  проведением технического обслуживания последнего, а так же осуществляет сервисное обслуживание компьютеров и сети компании ООО «ОренМит».

Технологический отдел  отвечает за поддержку и консультацию клиентов по технологиям производства колбасных изделий, отслеживает процесс собственного производства изготовления колбасных изделий, ведет непрерывную раз-

 

работку новых видов, улучшения рецептур и снижения себестоимости  готовой продукции.

Отдел продаж продвигает на мясоперерабатывающие предприятия новые позиции товара, занимается реализацией колбасных изделий собственного производства и организовывает отгрузку и доставку товара со склада.

Склад занимается хранением  продаваемой продукции, отслеживает  сроки годности, чтобы не допустить в продажу просроченной или более того испорченной продукции, производит погрузочно-разгрузочные работы.

2.2 Структура информационных потоков предприятия ООО «ОренМит»

 

Анализ информационных потоков  и документов предприятия представлен на рисунке 2:

Рисунок 2 - Информационные потоки предприятия ООО  “ОренМит”.

  

По рисунку 2  можно  рассмотреть анализ информационных потоков на предприятии. В отделе заявок расчетно – коммерческого центра поступают заявки от заказчиков (торговых точек, оптовых складов, магазинов, сельхозпредприятий и пр.), где они подробно указывают, какой вид продукции, в каком количестве, к какому времени и каким видам доставки, заказчики должны получить товар. Под видом доставки подразумевается: доставляет продукцию предприятие или заказчик вывозит сам. В расчетно-коммерческом центре, в отделе приема заявок вся поступившая информация от заказчика обрабатывается, т.е. производится расчет производственных затрат: рассчитывают какоё количество мяса, специй, нитритов, оболочки для колбасы (кишечной или полиэтиленовой) может израсходоваться на производство заказанной продукции. И затем вся информация, о полученных заказах, разработанная расчетно-коммерческим центром поступает по назначению: заведующему холодильной камерой – о количестве нужного охлажденного мяса, которое должно поступить в обвалочный цех (отделение мяса от костей), а на склад сырья – о количестве необходимого сырья, информация о

 

количестве готовой  продукции, сроки выполнения заказа, адреса заказчиков, виды доставки  - на склад готовой продукции. Между убойным цехом и складом сырья ведется обмен информацией о поступившем скота на убой: вид животных, количество, вес и ветераносанитарная  экспертиза. Склад сырья доводит информацию о количестве нужного сырья для производства заказа.

Сотрудники мясокомбината  ООО «ОренМит» более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоёмких учётно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учётом поступления, продажи и запасов товаров. Основной информационной единицей или основой учета мясной продукции, поступившей в цеха, является excel таблицы. После убоя животных мясо учитывается только в весовом выражение, вес мяса измеряется на электронных весах, после чего оператор вводит данные в таблицу и так на каждой стадии производства.

В расчётно-коммерческом центре для автоматизированного  ведения бухгалтерского учёта используется 1С «Бухгалтерия» версии 7.7

 

 

3 Проблемы традиционных  и электронных технологий документооборота

 

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое  количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих  территориально-отдаленные филиалы, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется   лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит  работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые  существуют в данное время.  В  документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов  и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества  документов, назначение и источник  появления которых неясны;

- большие затраты времени  на подготовку и согласование  документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная  реакция  на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на  обработку входящей и исходящей  корреспонденции, внутренних документов  и на ознакомление с документами;

- противоречивость принимаемых  решений, невозможность обеспечить  быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие  сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления  истории работы с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа,  формирование тематической подборки  документов;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа [Гайдукова 2006: 18].

Как результат, документооборот  включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко  дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Л.В.  Гайдуковой как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения [Гайдукова 2006: 19]. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.