Автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда

Единственным путем  решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и  документооборота компании путем внедрения  полноценной информационной системы  документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

- несанкционированный  доступ к конфиденциальной информации;

- вероятность утраты  больших массивов ценной информации  из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

- как одна из технических  проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

- не установлен порядок  признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

- отсутствует официально  признаваемая методика (стандарт) работы  с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;

- отсутствуют методики  экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как  бумажные, так и электронные документы  имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации. В таблице 1, составленной Е.Н. Филенко, приведены основные из них [Филенко 2006: 64].

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

Таблица 1 - Сравнительная характеристика бумажного и электронного документов

 

Критерии сравнения		Бумажный документ	Электронный документ
1		2	3
1. Время транспортировки документа		Зависит от используемых способов доставки: почта, телекс, доставка самолетом, пневмопочта и так  далее	Время передачи по электронным  каналам связи исчисляется секундами  и минутами
2. Справочно-информационная  работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и содержанию)		Достаточно трудоемка  м зависит от организации эффективной  системы классификации информации и документов	Занимает минимальное  количество времени, а использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам
3. Требования к оформлению документов		Определены стандартами  и унифицированными формами	Требования не стандартизированы, регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП. Но требования к оформлению реквизитов должны быть более жесткими, так как для передачи по каналам связи и обмена информацией между разными системами необходимо обеспечить совместимость программно-технических средств, иначе передача информации может не состояться или она будет недоступной для восприятия
4. Придание документу юридической  силы	Решены практически  все вопросы придания юридической силы		ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет в качестве условий: срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП, подтверждение подлинности ЭЦП в документе, использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение. При соблюдении данных условий ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе
5. Удобство восприятия информации	Максимально оптимален для восприятия информации		Поданным американских  исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги [Джулер 2002: 135]
6. Возможность работать с несколькими документами одновременно	Возможна и позволяет получить целостный взгляд на документ		Возможна «многооконная» работа с файлами, но на мониторе в каждый момент обозрима лишь часть информации
7. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент	На бумаге остаются следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и  тому подобное		Требуемый фрагмент можно  выделить (например, цветным шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется
8. Возможность сделать копию документа	Трудоемкость процесса зависит от используемых технических средств: средства репрографии и полиграфии, микрофильмирования, сканирования		Трудоемкость и затраты  времени получения копии уменьшаются: копирование файла, вывод информации на микрофотоносители, распечатка документа. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте или размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников
9. Утомляемость при работе с документами (без учета характера содержания информации)	Возможна работа в течение нескольких часов без перерыва		Большая утомляемость при  работе с компьютером из-за нагрузки на зрение
10. Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации		Специальных условий не требуется, только приемлемое освещение	Необходим компьютер, а при необходимости передачи документов адресату – телекоммуникационные каналы
11.Информационная безопасность  и защита информации		Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа (хранение в сейфе и тому подобное), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах и другими организационными мерами	Используются средства регламентации  доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты, протоколирование действий пользователей. Также необходимо обеспечить техническую защиту информации от компьютерных вирусов и хакеров [Домарев 1999: 38]
12. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком		Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах и тому подобное) [Привалов 2000: 122] . При восприятии информации не требуются специальные устройства для ее преобразования	Важно учитывать, что жизненный  цикл программных средств и носителей записи может быть меньше, чем требуемый срок хранения. Необходима перезапись информации на другой носитель и обеспечение средств ее аутентификации (в противном случае документ утратит юридическую силу). Возможность распечатывать документы на бумаге и заверять сделанные копии. Отдельная проблема - обеспечение сохранности ЭЦП и срок действия сертификата подписи. Для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации
13. Сфера применения документов		Применяются повсеместно	Используются теми участниками  коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения
			электронных документов постоянно  расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы [Бобылева 2004: 49].

 

4 Основные преимущества и недостатки внедрения системы документооборота

 

Поскольку ООО «ОренМит» имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документа возможно на базе уже существующих систем. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему. Мы выбрали внедрение сервисами в качестве способа внедрения СЭУД. Данный способ подразумевает собой деление всего процесса внедрения на сжатые промежутки времени этапы, в течение которых решается определенная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией.  В данном случае под сервисами следует понимать выделенный набор  функций ПО, позволяющий полностью решить некую частную задачу. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность [Куциняк 2003: 20].

В ходе внедрения сервисами архитектура всего решения приобрела следующую структуру:

• на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникам информационной системы;
• над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;
• интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.

Выбираем именно такой способ, потому что подобная архитектура информационной системы позволяет нам наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы без опасения проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.

Преимущества, безусловно, очевидны:

1. при добавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;
2. поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому,  в случае если у нас возникала необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;
3. в ходе внедрения и в последующем нами был использован веб-интерфейс, который позволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производя работ по настройке клиентских мест.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1. Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.
2. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.
3. Руководство по установления сроков хранения.
4. Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны  номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией  был создан перечень сведений, относящихся  к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются. 

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.    

Отдельно были внесены  добавления и корректировки в  должностные инструкции сотрудников.

 

5 Описание новой системы электронного документооборота

 

В организации ООО «ОренМит» офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.  А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля,  организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

  Схема 1 – Модель предлагаемого внешнего документооборота предприятия ООО «ОренМит»

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Обмен документацией 

 

В настоящий момент считается практически  невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. 

Для работы с полученной или исходящей документацией  в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов.  Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее)  одним из  таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.

Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения и  использующейся в нашей организации, является программа Fine Reader.

  После ввода электронного  образа документа в корпоративную  систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.  

При поступлении корреспонденции  в виде факсимильных сообщений и  электронных почтовых сообщений  ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза).

Таким образом, в нашей  модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется с электронными образами документов.

После получения документа  офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки.  При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование.  Поскольку в нашей организации  находятся 2 разных по своим функциям отдела, то для каждого из отделов настроены собственные правила нумерации для разных типов документов. Также при необходимости можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники.