Информационные технологии управления в ООО “Сакура”

Входная информация поступает из систем операционного  уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое  базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется  в периодические и специальные  отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

• данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
• планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

4. Внедрение ИТУ в России

Внедрение информационных технологий в управление компанией – важная задача, которая стоит перед менеджерами многих российских организаций и не имеет простого и ясного решения. В настоящее время внедрение таких технологий характеризуется двумя особенностями: с одной стороны, достаточно много предложений по разработке и внедрению решений класса ERP (Enterprise Resource Planning), с другой - практически отсутствует положительный опыт их успешной реализации.

1. Описание потенциальных потребителей ИТ

С точки зрения использования информационных технологий, практически всю совокупность представленных на рынке компаний можно разделить  на четыре категории, в которых:

• в процессе развития внедрены различные, не связанные между собой системы для учета и управления предприятием по отдельным направлениям деятельности, таким, как продажи, закупки, склад, бухгалтерия, персонал и т.д.;
• внедрена интегрированная информационная система, разработанная «под заказ» и включающая в себя компоненты из перечисленного списка возможных модулей, но не соответствующая современному уровню и требованиям постоянно появляющихся новых стандартов;
• практически не используются информационные технологии (за исключением бухгалтерии) в управлении процессами и ресурсами;
• была предпринята попытка внедрить промышленную систему, характеристики которой соответствуют требованиям одного из принятых стандартов (MRP, MRPII, ERP и т.д.), но результат внедрения - неудовлетворительный.

Существуют еще две категории, но представляющие их компании в большинстве случаев уже не являются потенциальными потребителями новых решений. Одни из них - это те, которые уже сделали свой выбор и находятся в процессе его реализации, другие - в которых успешно внедрена какая либо из известных ERP-систем (следует отметить, что таких компаний в России практически нет).

Несмотря на достаточно высокий  уровень предложения и потенциально высокий уровень спроса, лишь немногие менеджеры решаются на проведение такого рода изменений:

• менеджеры, уже работающие с определенными информационными технологиями, стоят перед выбором: потратить немалую сумму на инновационные технологии, эффект от которых не очевиден, и при этом прекратить использование старых программ, которые, не соответствуют современному уровню реализации, но проверены временем; либо оставить все как есть, и забыть про современные концепции ERP, e-business и прочие достижения в области менеджмента и, соответственно, потерять определенные конкурентные преимущества;
• менеджеры компаний, в которых до сих пор автоматизирована лишь работа бухгалтерии плохо представляют технологию внедрения IT-решений и объемы требуемых ресурсов;
• менеджеры, которые уже приобрели опыт неудачного внедрения одной из известных систем, отказываются повторно применять ИТ управления, опасаясь новых неудач.

2. Проблемы внедрения ИТ управления в компании

К сожалению, теоретически организованные в компаниях процессы никогда не совпадают с практическим решением задач организации. В российских компаниях это не редкость: зачастую менеджер, не выясняя характеристики ситуации изменения, сразу же формулирует проблему, и приступает к ее решению, применяя методы, предназначенные для жестких систем. Но эти методы работаеют далеко не во всех системах.

По опыту российских аналитиков, в большинстве случаев выявляются следующие основные проблемы при внедрении систем управления:

• отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
• необходимость в частичной или полной реорганизации структуры;
• необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
• сопротивление сотрудников;
• временное увеличение нагрузки во время внедрения системы;
• отсутствие лидера и квалифицированной команды для ее внедрения.

Предлагаемая различными ИТ управления методика проведения изменений как раз направлена на то, чтобы выявить эти проблемы не на этапе внедрения самого решения, а до того, и, соответственно, заранее провести комплекс изменений и развивающих мероприятий. В этом случае, процесс внедрения информационных технологий уже можно рассматривать как достаточно жесткую и вполне ограниченную задачу, решаемую в рамках более общего процесса организационного развития, направленного на трансформацию всей организации.

Наряду с  отмеченными затруднениями, методология организационного развития позволяет выявить симптомы других проблем различных уровней, которые чаще всего не учитываются при традиционном подходе.

Рассмотрев  некоторые проблемы, возникающие  при внедрении ИТ управления на российском рынке, необходимо перейти к изучению схемы определенной последовательности действий, необходимых при внедрении ИТУ.

3. Последовательность действий при внедрении ИТУ в организации

Любая ERP-система предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т.д. Проведение изменений в мягкой системе следует начинать с первого этапа методики организационного развития и только на этапе постановки целей рассматривать процесс внедрения новых информационных технологий, как один из многочисленных компонентов развивающих мероприятий.

Наиболее распространенным является следующий  перечень этапов, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно:

1. Определение будущего состояния компании;
2. Формулировка миссии;
3. Разработка модели бизнес ситемы компании;
4. Разработка бизнес-процессов;
5. Разработка механизмов принятия управленческих решений;
6. Разработка системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования;
7. Диагностика и анализ текущего состояния;
8. Управление переходом (т.е. постановка целей и осуществление изменений)

Имея модель, представленную в виде описания процессов, структуры, систем и регламентов, которую  следует реализовать при внедрении информационной системы, можно расставить приоритеты последовательности действий, а также определить, какие из модулей необходимо внедрить в первую очередь: склад, снабжение, производство или финансы. При соблюдении такой последовательности на практике можно наиболее безболезненным образом внедрить в организацию информационные технологии управления, сохранив при этом социально-психологичекую целостноть коллектива и улучшив эффективность деятельности организации.

5. Использование ИТУ на примере ООО «Сакура»

1. Общие сведения об организации

       ООО «Сакура» - это небольшая фирма, основанная в 2005 г. Давыдовой О. В. и изначально являвшаяся магазином розничной торговли продуктов азиатской кухни. Со временем ассортимент магазина расширился, сейчас покупателям представлены сувениры, наборы посуды, товары для ароматерапии, литература, косметика и многое другое из Японии, КНР, Кореи и Вьетнама. Вскоре после основания магазин розничной торговли стал и инетрнет-магазином, занимающимся доставкой товаров в Мосвке и ближайшем Подмосковье, а также отправкой заказов с помощью Почты России по всей территории страны.

ООО «Сакура» - это не просто интернет-магазин, это организация, приобщающая людей к восточной культуре, которая с каждым годом становится все популярнее не только в России, но и во всем мире. ООО «Сакура» является одной из немногих компаний, развивающих восточную культуру в нашей стране.

ООО «Сакура» - это молодая развивающая компания, обладающая рядом важных конкурентных преимуществ, ставящая во главу своей деятельности индивидуальный подход к каждому покупателю, внимательный отбор партнеров и поставщиков, а также тщательный контроль качества товаров.

Некоторая нормативно-справочная информация о компании:

1. Полное наименование организации в соответствии с учредительными документами – общество с ограниченной ответственностью «Сакура»;
2. Сокращенное наименование – ООО «Сакура»;
3. Организационно-правовая форма – обющество с ограниченной ответственностью;
4. Форма собственности – частная;
5. Юридический адрес: 123160,  г.Москва, 1-ый  Волоколамский проезд, д.6, кор.1;
6. Фактический адрес: 123160,  г.Москва, 1-ый  Волоколамский проезд, д.6, кор.1;
7. Номер телефона: 8-(499)-194-03-01;
8. Идентификационный номер плательщика (ИНН/КПП): 
   773500376466, 
   7744000302.

2. Организационная структура ООО «Сакура»

В компании ООО  «Сакура» используется линейно-функциональная организационная структура²(рис. 1).  Подобные структуры базируются с одной стороны на линейных полномочиях. Линейные полномочия — это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным (иерархия уровней управления). Важная особенность такой структуры заключается в единоначалии и Цепи команд. Кроме того, в основе подобных структур управления лежит принцип функциональной департаментализации  (процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности). Конкретные характеристики и черты деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всей организации.  Совокупность линейности полномочий и функциональной департаментализации в линейно-функциональной структуре обеспечивает преимущества и недостатки такого типа структур.

Рис. 1. Линейно-функциональная организационная структура

3. Миссия, цели и задачи ООО «Сакура»

Миссией магазина «Сакура» является быстрая и относительно дешевая доставка товаров восточной культуры в любую точку России и, соответственно, удовлетворение потребностей покупателя. Другими словами, миссия этой организации – помочь развитию и распространению культуры стран Азии, приобщить к ней как можно больше человек.

К целям ООО «Сакура» можно отнести:

• Выход на мировой рынок;
• Освоение нового сегмента рынка;
• Расширение деятельности компании (открытие филиалов в различных городах России);
• Подготовка квалифицированных в данной специализации кадров;
• Применение аутстаффинга между ООО «Сакура» и рядом азиатских компаний.

Чтобы эти цели были достигнуты, организации также  необходимо решить ряд задач:

1. К 2013 г. увеличить число потребителей до 50000 человек (сейчас оно составляет около 10000 человек);
2. Использовать новые виды рекламы для развития магазина, например, Интернет, ТВ, радио (в данный момент используется рассылка рекламных писем по электронной почте всей клиентской базе магазина, визитные карточки);
3. Делегировать полномочия руководства и, соответственно, увеличить количество персонала;
4. Провести мероприятия для сплачивания коллектива (корпоративный отдых);
5. Обучить новый персонал информационным технологиям, используемым в организации;
6. Увеличить ежедневную выручку компании за счет эффективного использования этих технологий;
7. К 2014 году открыть еще один магазин в Москве (сейчас их два)

и др.

4. ИТУ в ООО «Сакура»

В ООО «Сакура» используется информационная технология управления компанией, индивидуально разработанная специалистами для магазина. Программа имеет название «Sakura-Admin», она напрямую связана с сайтом интернет-магазина и позволяет полностью редактировать его, вносить различные изменения, кроме того эта программа выполняет ряд важнейших функций: