Отчет о прохождении практики в "Губернских аптеках"

Содержание

Введение……………………………………………………………………….……..3

1. Организационная структура предприятия………………………………………....5
2. Анализ информационных потоков филиала ГПКК «Губернские аптеки» ЦРА №183 Аптека № 121………………………………………………………….…….6

2.1 Понятие документооборота, назначение систем электронного документооборота…………………………………………………………..……6

2. Графическая схема маршрута движения основных документов………….7
3. Современные системы электронного документооборота………………….8
3. Применение информационных технологий на предприятии……………………11

З.1 Основные понятия…………………………………………………….…….11

3.2 Основные информационные системы и технологии, применяемые на предприятии……………………………………………………………………..12

3.3 Технические средства, обеспечивающие сбор, хранение, обработку, вывод, распространение,защиту информации…………………………...……13

3.4 Программные средства реализации  информационных технологий…….14

4. Рекомендации по внедрению новых информационных технологий……………15

Заключение………………………………………………………………………….16

Список литературы…………………………………………………………………17

 

 

Введение

 

В современном мире роль информатики, средств обработки, передачи, накопления информации значительно выросла. Сегодня в мире нет ни одной отрасли науки и техники, которая развилась бы столь же стремительно, как информатика. Такого развития одной отрасли история науки и техники еще не знала.

В настоящее время  компьютеры затронули все сферы  социальной, культурной, научной и  производственной деятельности. Наверное, сегодня нет такой отрасли, которая  развивалась такими же темпами, как  информационные технологии. Вместе с тем, в количественном отношении темп численного роста вычислительных систем заметно превышает темп подготовки специалистов, способных эффективно работать с ними.

Бурное развитие информационных технологий обусловило необходимость  выработки новых подходов к решению проблем автоматизации деятельности различных организаций, служб, предприятий. Работа таких организаций связана с накоплением большого количества информации. В недавнем прошлом, информацию такого рода хранили в картотеках, используя «бумажные» технологии. И, разумеется, они занимали довольно большие объёмы. Вся информация заносилась вручную на бумажные карточки, что создавало большие неудобства, затрачивалось большое количество времени и, естественно, работа такого вида сама по себе была очень кропотливой. Сейчас же, в век компьютерных технологий и больших прогрессов в этой сфере, на смену неудобного прошлого пришли очень удобные, надёжные, быстродействующие компьютерные системы.

Результатом внедрения  информационных технологий в деятельность человека является облегчение выполнения повседневной работы, ускорение получения требуемых результатов, а также снижение ошибок в работе, связанных с человеческим фактором.

Данный документ является отчетом по проделанной работе во время прохождения производственной практики в Губернской аптеке № 121.

 

1. Организационная структура предприятия

 

Государственное предприятие  Красноярского края «Губернские  аптеки» (ГПКК «Губернские аптеки») было основано 5 августа 2004 года.

В настоящее время  сеть «Губернских аптек», работающая под торговой маркой «СалюсФарм», является крупнейшей государственной аптечной сетью России. Она включает в себя 410 точек обслуживания по Красноярскому краю: 5 аптечных супермаркетов в Красноярске, 149 аптек, 177 аптечных пунктов и 79 аптечных киосков.

Общая численность сотрудников  компании составляет 2123 человек.

ГПКК «Губернские аптеки»  на сегодняшний день является интенсивно развивающимся молодым предприятием Красноярского края, в полной мере исполняющим все социальные функции  государственного предприятия.

Организационная структура филиала ГПКК «Губернские аптеки» ЦРА №183 Аптека № 121 представлена на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Организационная  структура предприятия

2. Анализ информационных потоков предприятия филиала ГПКК «Губернские аптеки» ЦРА №183 Аптека № 121

 

1. Понятие документооборота, назначение систем электронного документооборота.

 

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная система электронного документооборота должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. Системы электронного документооборота должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В системах электронного документооборота должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, система электронного документооборота должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

К таким преимуществам использования систем электронного документооборота можно отнести:

• Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• Повышение безопасности информации за счет того, что работа в системе электронного документооборота с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю назначаются свои полномочия доступа к информации;
• Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• Улучшение контроля за исполнением документов.

 

 

 

2. Графическая схема маршрута движения основных документов.

 

Графическая схема маршрута движения основных документов представлена на рисунке 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Схема документооборота предприятия

 

Основными элементами документооборота в филиале ГПКК «Губернские аптеки» ЦРА №183 Аптеке № 121 являются «Акт приема», «Запрос на поставку», «Заявка на прием препарата». Заведующая аптекой оформляет «Запрос на поставку препарата» в аптеку, в соответствии с остатками препаратов в аптеке. Далее эти препараты доставляются со склада, с оформлением документа «Акт приема» аптекой препарата со склада. Если препарата на складе не оказалось, то оформляется «Заявка на прием препарата» на склад и далее в аптеку.

 

3. Современные системы электронного документооборота.

 

Ниже перечислены наиболее популярные системы электронного документооборота:

• DocsVision (компания "DocsVision") http://www.docsvision.com/  DocsVision «Делопроизводство» - обеспечивает автоматизацию традиционных процессов обработки документов. Обеспечивает:

- Быстрый поиск документов 

- Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла

- Эффективный контроль и отчетность  по исполнению резолюций 

- Сокращение сроков подготовки  и согласования документов 

- Получение сводных отчетов  и журналов

 

• Система МОТИВ (Институт высоких технологий при Белгородском Гос. Университете) http://www.motiw.ru Система оперативного управления компанией, позволяющая организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет. Возможности, которые дает МОТИВ:  
• Создание иерархической структуры взаимодействия руководящего персонала с подчиненными
• Коллективная работа над проектами и документами
• Получение регулярных отчетов о ходе выполнения задач по проектам
• Эффективный контроль за процессом исполнения задач
• Контроль сроков исполнения
• Мониторинг занятости персонала.
• Corporate Business (BB Software) http://www.bbsoftware.ru/   Достаточно компактная система. Все функции и задачи в одном окне. Наличие функций учета клиентов и расходов по бюджету. Однако:
• трудно разобраться в технологии работы, 
• нет автоматической регистрации документов из электронной почты,
• невозможно создания новых словарей
• нет функций контроля (рассмотрения, исполнения и т.д.) в территориально-распределенной системе обработки,
• нет возможности развития и доработки системы.
• ДЕЛО (Электронные офисные системы) http://www.eos.ru/  Обеспечивает автоматизацию классического документооборота компании, в том числе для территориально распределенных структур. 
  В зависимости от потребностей заказчика можно реализовать:
• Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;
• Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);
• Смешанный бумажно-электронный документооборот 
  
• Управление делами — СЭД на основе 1С (ООО «Корпоративные информационные технологии») http://www.kint.ru/   Управление бизнес-процессами (BPM) .Внутренний документооборот. Управление отношениями с контрагентами (CRM). Прочие возможности:
• Электронная цифровая подпись.
• Печатные формы документов.
• Сканирование документов.
• Рассылка электронных писем.
• Построение отчетов.
• Планирование и проведение совещаний, ведение протоколов.

 

Систем электронного документооборота на предприятии не установлено.

 

3. Применение информационных технологий на предприятии

 

1. Основные понятия.

 

Информация — это сведения, сообщения, содержащие элементы новизны для получателя и используемые в процессе принятия решений.

Информационная  технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоёмкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надёжности и оперативности.

Обеспечивающие  информационные технологии — технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач. Информационные технологии обеспечивающего типа могут быть классифицированы относительно классов задач, на которые они ориентированы. Обеспечивающие технологии базируются на совершенно разных платформах.

Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для организации (предприятия) и выступающих в качестве материальных ресурсов. К ним относятся файлы данных, документы, тексты, графики, аудио и видео-информация и др.

Информационная  система – это система предназначенная для хранения, поиска и выдачи информации по запросам пользователей.

Экономическая информационная система (ЭИС) – система для обработки экономической информации. Предметной областью ЭИС является бухучёт, статистика, банковская, кредитно-финансовая, страховая и другие виды экономической деятельности.

Технические средства включают в себя компьютер, устройства ввода-вывода, оргтехнику, линии связи, оборудование сетей.

Программные средства  обеспечивают обработку данных в ЭИС и состоят из общего и прикладного программного обеспечения.

 

2. Информационные системы и технологии, применяемые на предприятии.

 

«1С:Предприятие 8». Данный продукт имеет гибкую настройку  и полностью отвечает всем требованиям современных аптечных точек, специализирующихся на продаже товаров медицинского назначения.

Схема работы информационной системы представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Схема работы программного продукта

 

Основные функции программы для автоматизации аптеки:

• Возможность учитывать приход/расход товара по серии;
• Автоматический контроль сроков годности всех лекарственных препаратов из базы данных;
• Возможность программирования скидок (дисконтные карты, льготы для пенсионеров, «счастливый час» и тд.);
• Индивидуальный заказ препаратов для клиентов аптеки;
• Удаление и добавление «кассы».

 

3. Технические средства, обеспечивающие сбор, хранение, обработку, вывод, распространение, защиту информации.

 

В филиале ГПКК «Губернские аптеки» ЦРА №183 Аптека № 121 4 ПК следующей конфигурации:

Состав технических  средств:

• CPU:

• Pentium4 2,4 GHz;

• Pentium3 2 GHz;
• Pentium3 1,3 GHz.

• Ram

• 512 Mb DDR;

• 256 Mb DDR;

• HDD:

• 40 Gb Maxtor; 40 Gb IBM;

• Монитор:
• 17 Samsung Samtron 56E;
• 17 Samsung 757 NF;

• Клавиатура:

• Клавиатура 127 клавиш PS/2;

• Клавиатура 104 клавиши PS/2;

Состав телекоммуникационных систем:

• МФУ:
• Лазерный Canon PIXMA MG4140;
• Маршрутизаторы:
• D-Link <DIR-100>;
• Сетевые карты:
• PCI карта D-Link DFE-520TX;
• PCI карта D-Link DGE-528T;